SFC - P3 Tit VI Cap III - Constitución de FICS y Familias, circular 033 de 2019

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO VI

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA - FICs

CAPÍTULO III: CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN

COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA

CONTENIDO

1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA 1.1. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución 1.2. Infraestructura administrativa, operativa y humana 1.3. Estructura de control interno 1.4. Códigos de buen gobierno corporativo 1.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos 1.6. Mecanismos de cobertura 1.7. Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora 1.8. Custodia 1.9. Contratación de intermediarios de valores para adquisición de inversiones para los FICs 1.10 Auditoria y seguimiento

2. DOCUMENTOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS 2.1. Contenido mínimo de los reglamentos 2.2. Contenido mínimo de la política de inversión 2.3. Suspensión de redención de participaciones por decisión de la junta directiva de la sociedad administradora o de la asamblea de inversionistas

2.4. Redención de participaciones 2.5. Tipos de Participación 2.6. FICs que inviertan en otros FICs o vehículos de inversión colectiva 2.7. Contenido mínimo de los prospectos 2.8. Contenido mínimo de las constancias de entrega de recursos 2.9. Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs cerrados 2.10. Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs abiertos

3. OBLIGACIONES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN 3.1. Extracto de cuenta 3.2. Ficha técnica 3.3. Publicación de información en Internet

4. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA 4.1. Aspectos generales 4.2. Principios generales de revelación del informe de rendición de cuentas 4.3. Información de desempeño 4.4. Composición del portafolio 4.5. Estados financieros y sus notas 4.6. Evolución del valor de la unidad

4.7. Gastos

5. CÁLCULO DE LOS MONTOS DE SUSCRIPCIONES PARTE III - TÍTULO VI - CAPITULO III CIRCULAR EXTERNA 033 DE 2019 Diciembre de 2019

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6. OPERACIONES DE REPORTO O REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA

TEMPORAL DE VALORES, OPERACIONES DE DERIVADOS, Y OPERACIONES APALANCADAS 6.1. Operaciones autorizadas 6.2. Metodologías para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada

7. REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS 7.1. Régimen de autorización general 7.2. Régimen de autorización individual 7.3. Modificación del reglamento de un FIC o familia en operación 7.4. Fusión de FICs 7.5. Cesión de FICs 7.6. Supervisión de los fondos autorizados de manera general PARTE III - TÍTULO VI - CAPITULO III CIRCULAR EXTERNA 033 DE 2019 Diciembre de 2019

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PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO VI

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA (cid:177) FICs

CAPÍTULO III: CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN

COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA

1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA Para la constitución de FICs el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 3.1.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos: 1.1. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución

1.1.1. Plan informático. En el cual se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia y continuidad operativa y en general el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FIC, o de la respectiva familia de FICs, según sea el caso, estableciendo claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento. 1.1.2. Sistemas de información. Los sistemas deben garantizar que la información procesada y generada por ellos cumple con los principios básicos de seguridad y calidad y que además estén en capacidad de producir los reportes e informes requeridos por la SFC, atendiendo las especificaciones técnicas exigidas para tal fin. Para el funcionamiento de los FICs y las familias de FICs, se requiere contar con un sistema integral de información, que debe como mínimo comprender los siguientes sistemas básicos de información: 1.1.2.1. Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable de cada FIC de manera independiente. 1.1.2.2. Sistema para la valoración periódica de cada FIC, su portafolio de inversiones y las unidades que representan las participaciones de los inversionistas, siempre que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, el cual, entre otros, contemple el registro de la remuneración por administración y demás gastos imputables a los FICs. 1.1.2.3. Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información de los FICs bajo

administración, con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora tales como el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, gestores, distribuidores de FICs, proveedores de precios y cualquier otro agente que participe dentro del proceso. Adicionalmente a lo enunciado en el inciso anterior, para los FICs que invierten directa o indirectamente, a través de operaciones de factoring, en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe contar con sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información con las contrapartes y/o agentes con los que interactúa respecto de la adquisición y/o gestión del portafolio. 1.1.2.4. Sistema para el manejo de inversionistas de los FICs, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.2.4.1. Registro e identificación de los inversionistas o sus beneficiarios, cuando a esto haya lugar. 1.1.2.4.2. Registro de los aportes y/o retiros efectuados por los inversionistas. 1.1.2.4.3. Registro e identificación de los tipos de participación. 1.1.2.4.4. Generación y entrega de extractos de cuenta a los inversionistas.

1.1.2.5. Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los inversionistas. Finalmente, como parte de la infraestructura para la administración de FICs y familias de FICs, la sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información de los FICs y las familias de FICs. La obligación contenida en el presente numeral 1.1.2. se entiende sin perjuicio de la existencia de los demás sistemas requeridos para el funcionamiento de la sociedad administradora de FICs o para el desarrollo adecuado de las demás actividades asociadas a FICs como son la gestión externa o la distribución especializada, cuando resulten aplicables a la respectiva entidad. 1.2. Infraestructura administrativa, operativa y humana Las sociedades administradoras de FICs deben contar con los procesos y los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otras. Sin perjuicio de lo anterior, los FICs deben tener como mínimo los siguientes órganos: 1.2.1. Gerente del fondo de inversión colectiva

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Los FICs deben tener un gerente, con su respectivo suplente, que reúnan las calidades personales

establecidas en el artículo 3.1.5.2.2 del Decreto 2555 de 2010, y desarrollen las funciones señaladas en el artículo 3.1.5.2.3 del mencionado Decreto. En caso que el suplente del gerente definitiva o temporalmente, deba ejercer las funciones del gerente principal, este debe cumplir con la condición de exclusividad antes indicada a partir de ese momento y abstenerse de incurrir en situaciones que representen conflicto de interés, de acuerdo con lo dispuesto por el código de buen gobierno corporativo de la respectiva entidad. 1.2.2. Comité de inversiones Los comités de inversiones de los FICs deben estar conformados por un número impar de miembros y deben considerar dentro de las políticas de inversión las disposiciones existentes sobre gobierno corporativo, en particular aquellas que resulten pertinentes del código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el RNVE. Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesario mantener un comité de inversiones, salvo que la asamblea general de inversionistas disponga lo contrario. De acuerdo con las normas vigentes, los reglamentos que contemplen inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben establecer reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés y de las relaciones con vinculados que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de este tipo de inversiones para el FIC en cumplimiento de las funciones legales de este comité. 1.2.3. Número máximo de fondos de inversión colectiva bajo administración

Un mismo gerente y un mismo comité de inversiones pueden desempeñar sus funciones respecto de varios FICs y familias de FICs hasta el número máximo que fije la junta directiva de la sociedad administradora o del gestor externo, mediante parámetros objetivos, como la capacidad de gestión y el tiempo requerido para el desarrollo apropiado de las funciones. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que la función de gestión se delegue, las partes pueden definir los límites en cuanto a número de FICs y dedicación exclusiva que consideren apropiados, así como la forma en que se administrarán los eventuales conflictos de interés. 1.2.4. Personal encargado de la negociación de operaciones Las sociedades administradoras y las sociedades gestoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FICs, el cual no tendrá que ser de dedicación exclusiva para cada FIC. En este sentido, estos operadores pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora o gestora, siempre que así lo haya aprobado su junta directiva, dicha situación se informe en el reglamento del correspondiente FIC y se hayan adoptado políticas y mecanismos para administrar y controlar los posibles conflictos de interés que dicha circunstancia pudiera generar. En todo caso, estos operadores bajo ninguna circunstancia pueden participar en las decisiones de inversión de los FICs, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora. En los casos en que la gestión de uno o varios FICs haya sido delegada, la sociedad

administradora debe establecer en los contratos con el gestor correspondiente el manejo de eventuales conflictos de interés, especialmente aquellos que pueden asimilarse a las situaciones antes descritas. 1.2.5. Personal encargado de los procedimientos operativos de los fondos de inversión colectiva. Se debe contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FICs. Esta función puede ser desarrollada por personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento. 1.3. Estructura de control interno

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA La sociedad administradora de FICs debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos, la actividad de administración y distribución y, cuando no se haya delegado en un gestor externo o gestor extranjero, la actividad de gestión de los portafolios de los FICs bajo administración. En todo caso, no se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades que esté desarrollando (administración, gestión y/o distribución) respecto de los FICs, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular. 1.4. Códigos de buen gobierno corporativo La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte especial

dedicado a la administración, gestión y/o distribución de los FICs y familias de FICs, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminen a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión. En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs obren exclusivamente en el mejor interés de los inversionistas. Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir: 1.4.1. Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los inversionistas de los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución.

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4.2. Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores y gestores de los FICs, acerca del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones. 1.4.3. Las disposiciones sobre la prevención y la administración de los posibles conflictos de interés que puedan afrontar la entidad y sus funcionarios, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs. 1.4.4. Reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de las operaciones directas o indirectas con títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, cuando se haya

previsto en los reglamentos de los FICs correspondientes.

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuando las sociedades administradoras, las sociedades gestoras o los distribuidores, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución, respectivamente, decidan adoptar un código de buen gobierno específico, éste debe contener como mínimo los criterios y reglas que se mencionan en el presente numeral. 1.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, y pueden emplear el que la sociedad administradora tenga para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los distintos FICs y familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, junto con sus reglamentos y políticas de inversión.

En particular, para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora y/o el gestor externo deben contar con modelos de calificación, metodologías de valoración de (cid:71)(cid:76)(cid:70)(cid:75)(cid:82)(cid:3)(cid:85)(cid:76)(cid:72)(cid:86)(cid:74)(cid:82)(cid:3)(cid:92)(cid:3)(cid:80)(cid:72)(cid:70)(cid:68)(cid:81)(cid:76)(cid:86)(cid:80)(cid:82)(cid:86)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:3)(cid:86)(cid:72)(cid:74)(cid:88)(cid:76)(cid:80)(cid:76)(cid:72)(cid:81)(cid:87)(cid:82)(cid:15)(cid:3)(cid:79)(cid:82)(cid:86)(cid:3)(cid:70)(cid:88)(cid:68)(cid:79)(cid:72)(cid:86)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:69)(cid:72)(cid:81)(cid:3)(cid:72)(cid:86)(cid:87)(cid:68)(cid:85)(cid:3)(cid:76)(cid:81)(cid:70)(cid:82)(cid:85)(cid:83)(cid:82)(cid:85)(cid:68)(cid:71)(cid:82)(cid:86)(cid:3)(cid:72)(cid:81)(cid:3)(cid:88)(cid:81)(cid:3)(cid:179)(cid:48)(cid:68)(cid:81)(cid:88)(cid:68)(cid:79)(cid:3)

(cid:83)(cid:68)(cid:85)(cid:68)(cid:3)(cid:79)(cid:68)(cid:3)(cid:36)(cid:71)(cid:80)(cid:76)(cid:81)(cid:76)(cid:86)(cid:87)(cid:85)(cid:68)(cid:70)(cid:76)(cid:121)(cid:81)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:3)(cid:53)(cid:76)(cid:72)(cid:86)(cid:74)(cid:82)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:3)(cid:38)(cid:85)(cid:112)(cid:71)(cid:76)(cid:87)(cid:82)(cid:180)(cid:15)(cid:3)(cid:84)(cid:88)(cid:72)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:69)(cid:72)(cid:3)(cid:72)(cid:86)(cid:87)(cid:68)(cid:85)(cid:3)(cid:68)(cid:3)(cid:71)(cid:76)(cid:86)(cid:83)(cid:82)(cid:86)(cid:76)(cid:70)(cid:76)(cid:121)(cid:81)(cid:3)(cid:71)(cid:72)(cid:3)(cid:79)(cid:68)(cid:3)(cid:54)(cid:41)(cid:38)(cid:17)(cid:3)(cid:39)(cid:76)(cid:70)(cid:75)(cid:82)(cid:3) documento también debe contener la descripción de los procedimientos que empleará la sociedad administradora o el gestor externo, según sea el caso, para exigir el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los activos o instrumentos en que inviertan, de acuerdo con el numeral 2.1.1.1. del presente Capítulo, así como para ejecutar las garantías a las que se refiere el numeral

2.1.1.5. del presente Capítulo. El documento en comento debe ser aprobado por la junta directiva de la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso. Para efectos de lo dispuesto en este Capítulo se entiende por riesgo de crédito la posibilidad de que un FIC incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones. 1.5.1 Instrucciones en relación con la inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE Para efectos de este capítulo se adoptan las definiciones establecidas en el Artículo 2.2.2.2.2 del Decreto 1074 de 2015. Para los efectos de este Capítulo se entiende que operaciones de factoring incluyen la compraventa a título oneroso de operaciones de libranzas. Las sociedades administradoras de FICs cuya política de inversión contemple operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE deben atender las siguientes reglas y principios en relación con las contrapartes con las cuales celebran dichas operaciones así como en materia de sus políticas y procedimientos para la administración de riesgos en dichas operaciones: 1.5.1.1. Adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico a sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring: En estos casos la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso, deberá implementar los procedimientos y controles que le permitan asegurarse que las sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring

cumplan con las siguientes condiciones mínimas: 1.5.1.1.1. Contar con las autorizaciones y cumplir los requisitos exigidos en la normativa aplicable para el desarrollo de las actividades de comercialización o compraventa de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, de conformidad con su objeto social. 1.5.1.1.2. Contar con políticas, procedimientos, contratos, entre otros, que permitan acreditar que la sociedad tiene implementados los mecanismos para reportar a las centrales de riesgo la información sobre el comportamiento crediticio de sus deudores, conforme a lo señalado en la Ley 1266 de 2008. 1.5.1.1.3. Cumplir con las disposiciones legales que regulan las tasas de interés y sus límites máximos. 1.5.1.1.4. En el caso de pagarés-libranza, cumplir con los límites máximos de descuento salarial, de acuerdo con la legislación laboral vigente. 1.5.1.1.5. Contar con información sobre el análisis del riesgo crediticio de sus clientes o deudores, según corresponda de manera tal que el administrador o gestor del FIC que adquiere el título o

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA derecho de contenido económico, pueda evaluar de manera adecuada y oportuna los riesgos de la inversión. 1.5.1.1.6. Acreditar un patrimonio suficiente y acorde con el monto de la operación u operaciones a

realizar, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la sociedad administradora o gestora del respectivo FIC. Igualmente, la sociedad administradora o gestora del FIC deberá evaluar la pertinencia de solicitar garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de llevar a cabo las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario. 1.5.1.1.7. Contar con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo. En aquellos casos en que esta actividad se realice a través de un tercero éste debe cumplir con lo dispuesto en este subnumeral. 1.5.1.2. Requisitos de las sociedades administradoras y/o gestoras de FICs en relación con las operaciones de factoring en la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con recursos de los FICs: Las sociedades administradoras o gestoras de FICs deberán cumplir con siguientes requisitos o condiciones especiales para el desarrollo de estas operaciones: 1.5.1.2.1. Incorporar en el manual de riesgo respectivo políticas y procedimientos explícitos para la selección de las contrapartes en las operaciones, los cuales deben contemplar como mínimo:

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.5.1.2.1.1. Criterios de selección del enajenante del título o derecho de contenido económico,

dentro de los cuales deberá verificar por lo menos su experiencia en la actividad, conocimiento del nicho de mercado que atiende y capacidad operativa para la realización y recaudo de operaciones, cuando sea el caso. 1.5.1.2.1.2. Lineamientos para el análisis y estudio de la situación patrimonial y capacidad financiera de las contrapartes involucradas en la operación como el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, entre otros, que sean fuente de riesgo de crédito, contraparte u operativo. 1.5.1.2.1.3. Establecer los criterios mínimos de selección de los créditos objeto de compra, en cuanto a perfil de riesgo, capacidad de pago de los deudores o aquellas variables adicionales que la sociedad administradora considere relevantes para el tipo de negocio. 1.5.1.2.1.4. Establecer principios, reglas y mecanismos que garanticen la guarda, custodia, conservación y consulta de la documentación de los títulos valores y otros derechos de contenido económico, incluyendo aquella relacionada con las garantías. Dentro de lo anterior se debe hacer especial referencia a los siguientes aspectos: 1.5.1.2.1.4.1. La infraestructura operativa, de recursos humanos y de control necesario para esta actividad. Así mismo las funciones y responsabilidades de las personas asignadas a estas tareas deben estar documentadas de manera clara. 1.5.1.2.1.4.2. Los mecanismos que permitan la consulta y verificación de la información suministrada por el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, el depósito o guarda de los títulos cuando se establezca, entre otros.

1.5.1.2.1.4.3. Sistemas, procedimientos y términos para verificar la tenencia física y titularidad de los títulos valores y/o de los derechos de contenido económico, en todo momento. 1.5.1.2.1.4.4. Procedimientos para realizar la conciliación de posiciones, flujos de efectivo y transacciones a nivel individual y agregado respecto del portafolio.

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.5.1.2.1.5. Políticas, procedimientos y mecanismos que permitan un control adecuado y suficiente que permitan controlar y evitar incurrir en las prohibiciones señaladas en el artículo 3.1.1.10.1 del Decreto 2555 de 2010. Tales mecanismos deberán prever en forma detallada y para cada una de las conductas allí señaladas, reglas claras y concretas, medidas de control y demás acciones encaminadas a evitar su materialización a través de las operaciones de adquisición de títulos valores o u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE. 1.5.1.3. Para la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico en los cuales no intervenga o participe una sociedad comercial dedicada profesionalmente a la actividad de factoring, se deben cumplir las siguientes instrucciones: 1.5.1.3.1. Las operaciones deberán contar con un estudio integral de los riesgos del negocio, incluidos los asociados a la actividad del deudor principal, que proporcione elementos de decisión

suficientes al comité de inversiones del respectivo FIC para tomar la decisión de invertir o no en dichos títulos valores u derechos de contenido económico. 1.5.1.3.2. Contar con revisión integral y minuciosa de la estructura jurídica, y demás aspectos legales de la operación, que permita dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del artículo 3.1.3.2.4 del Decreto 2555 de 2010. 1.5.1.3.3. Contar con manuales de riesgo de crédito especializados que contengan como mínimo: 1.5.1.3.3.1. Descripción de la metodología de análisis de riesgo de crédito. 1.5.1.3.3.2. Lineamientos para el análisis de las operaciones sobre este tipo de activos. 1.5.1.3.3.3. Políticas para el seguimiento de las operaciones y del perfil de riesgo del deudor principal. 1.5.1.3.3.4. Políticas respecto de los casos en los cuales la sociedad administradora o gestora del FIC solicitará garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de hacer las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario. 1.5.1.3.4. Verificar que las contrapartes involucradas en la operación cuenten con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo, para

lo cual debe quedar soporte. 1.6. Mecanismos de cobertura Teniendo en cuenta que el Capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) es aplicable en su totalidad a las sociedades administradoras de FICs, así como a las sociedades gestoras o distribuidores, debe hacerse referencia expresa en la implementación del sistema de administración de riesgo operativo (cid:177) SARO, a las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs y familias de FICs, según corresponda, en la identificación, medición, control y monitoreo eficaz de los riesgos descritos en el artículo 3.1.1.3.4 del Decreto 2555 de 2010. 1.7. Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora En caso de que la sociedad administradora delegue las actividades de gestión y/o distribución, ésta debe acreditar que los agentes en los que se han delegado estas actividades cumplen con los requerimientos exigidos en los numerales 1.1 al 1.6 del presente Capítulo y los Capítulos IV y V del presente Título, mediante certificación suscrita por el representante legal de la sociedad gestora o del distribuidor especializado, según sea el caso. 1.8. Custodia 1.8.1 De valores Las sociedades administradoras de FICs deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste como mínimo los servicios obligatorios de custodia de valores para los FICs bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC.

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CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2016 Diciembre de 2016

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA El cumplimiento de este requisito debe acreditarse mediante la remisión por parte de la sociedad administradora de la carta de compromiso suscrit