SFC - Pensión. Historia laboral. Envío extractos a afiliados ISS Concepto 2009005400-001 del 9 de marzo de 2009 id2009005400

PENSIÓN, HISTORIA LABORAL, ENVÍO EXTRACTOS A AFILIADOS ISS Concepto 2009005400-001 del 9 de marzo de 2009.

Síntesis: Consideraciones sobre alternativas de suministro de la historia laboral a los afiliados del ISS. En la medida en que continúa en el ordenamiento lo instruido en la Circular Externa 010 de 2005, las entidades destinatarias deben dar cabal cumplimiento a su contenido. Precisiones de la Superintendencia sobre la solicitud de remplazar el envío de los extractos por una publicación del mismo en la página Web. «(…) ese Instituto presentó el procedimiento que considera puede adoptar para el envío de los extractos de historia laboral de afiliados activos e inactivos, combinando medios virtuales e información en papel, basados en la Ley 527 de 1999.

Sobre el particular proceden los siguientes comentarios:

1. Manifiesta en su comunicación que: “Mediante oficio VP-954 del 26 de enero pasado, el Instituto, para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Externa 010 de 2005 sometió a su consideración una alternativa de suministro de la historia laboral a los afiliados del ISS.

(…)

2. Señala además en su comunicación que “La obligatoriedad que surge en el envío de un extracto de la historia laboral de los afiliados se concreta con la expedición de la

Circular 10 de 2005, incorporada en la Circular Básica Jurídica (CE No. 7 de 1996), cuyo fundamento, según se establece en ellas, correspondía a lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 41 de decreto 326 de 1996, hoy derogado expresamente por

el articulo 61 del decreto 1406 de 1999.” Al respecto es importante anotar que con el fin de expedir la Circular Externa 10, en su momento se hizo el análisis de vigencia del parágrafo 1° del artículo 41 de Decreto 326 de 1996, concluyendo su vigencia en la medida en que la derogatoria introducida por el artículo 61 del Decreto 1406 de 1999 recae sobre “(…) todas las disposiciones que sean contrarias al presente Decreto’ y si bien en él se menciona de manera particular el Decreto 326 de 1996, ha de entenderse que de éste subsiste todo lo que no sea contrario al 1406 y no puede ser contrario a éste algo que no quedó regulado. En este sentido recuérdese que la derogatoria excluye expresamente otras disposiciones que modificaron o adicionaron el 326. Ahora bien, es claro, hoy sin lugar a dudas, que desde el punto de vista jurídico en la medida en que continúa en el ordenamiento lo instruido en la Circular Externa 010 de 2005, las entidades destinatarias deben dar cabal cumplimiento a su contenido. (…)

3. En cuanto a su solicitud de que por parte de esta Superintendencia se autorice al ISS remplazar el envío de los extractos por una publicación del mismo en la página Web (activo o inactivo), (…) (…), consideramos conveniente efectuar las siguientes precisiones: Respecto a la conciliación de lo señalado en el artículo 6 de la Ley 527 de 1999 con las obligaciones que en materia de extractos han quedado incorporadas en la Circular Básica Jurídica, circunscritos a la petición del ISS, basta simplemente indicar que la aplicación de dicha Ley implicaría la sustitución del papel por “un

mensaje de datos” que debe enviarse a cada afiliado — independientemente de si en virtud de la misma Ley y para efectos probatorios en este caso se requeriría de la utilización de firmas digitales y la participación de certificadoras-, lo que en principio supone que cada destinatario cuenta con un buzón electrónico en el cual los recibirá y, por lo mismo, que expresamente ha dado su consentimiento para tal envío —como con acertada previsión consagró la Superintendencia-. En otras palabras, aún considerando que en virtud de dicha Ley los escritos pueden ser sustituidos por mensajes de datos, dentro de la noción de estos no queda incluida la información que se inserta, así sea para consulta restringida, en las páginas Web institucionales, lo que conllevaría a que aún si quisiera acogerse a dicha Ley debería remitir mensajes individuales por afiliado, caso en el cual es obvio que el consentimiento del destinatario debe existir pues la remisión de mensajes de datos parte del supuesto que el destinatario tiene un buzón electrónico en el cual los recibirá. Recuérdese que el artículo 2°, literal a) de la citada Ley indica que el mensaje electrónico de dato es “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.” A título de complemento, vale traer a colación lo indicado por la Corte Constitucional en Sentencia C831 del 8 de agosto de 2001, M.P. Alvaro Tafur

Galvis, cuando señaló: “Un mensaje de datos no es, de por sí, el equivalente de un documento de papel, ya que es de naturaleza distinta y no cumple necesariamente todas las funciones imaginables de un documento de papel. Por ello se adoptó en la Ley modelo un criterio flexible que tuviera en cuenta la graduación actual de los requisitos aplicables a la documentación consignada sobre panel: al adoptar el criterio de “equivalente funcional’ se prestó atención a esa Jerarquía actual de los requisitos de forma, que sirven para dotar a los documentos de papel del prado de fiabilidad, inalterabilidad y rastrehabilidad que mejor convenga a la función que les haya sido atribuida. Por ejemplo, el requisito de que los datos se presenten por escrito (que suele constituir un ‘requisito mínimo 7 no debe ser confundido con otros requisitos más estrictos como el de ‘escrito firmado’, ‘original firmado’ o ‘acto jurídico autenticad”’. “La Ley modelo no pretende definir un equivalente informático para todo tipo de documentos de papel, sino que trata de determinar la función básica de cada uno de los requisitos de forma de la documentación sobre papel con miras a determinar los criterios que, de ser cumplidos por un mensaje de datos, permitirían la atribución a ese mensaje de un reconocimiento legal equivalente al de un documento de papel que haya de desempeñar idéntica función. Cabe señalar que en los artículo 6° a 8° de la Le y modelo se ha seguido el criterio del equivalente funcional respecto de las nociones de ‘escrito’, ‘firma’ y ‘original’, pero no respecto a otras nociones jurídicas que en esa Ley se regulan. Por ejemplo, no se ha intentado establecer un equivalente funcional en el artículo 10 de los requisitos actualmente aplicables al archivo de datos”: (…).»