SFC - Pensión. Sistema de información. Supervisión y control Concepto 2006031828-001 del 20 de noviembre de 2006 id2006031828

PENSIÓN – SISTEMA DE INFORMACIÓN – SUPERVISIÓN Y CONTROL Concepto 2006031828-001 del 20 de noviembre de 2006.

Síntesis: Legislación aplica a las AFP’s y al Seguro Social, para que mantengan un sistema de información que soporte los requerimientos de los cotizantes al momento de pensionarse, trasladarse entre regímenes y con respecto a la oportunidad y exactitud en el proceso de expedición de los bonos pensionales. Esquema de control actual de la Superintendencia Financiera con respecto a la disponibilidad y administración de las AFP’s y el ISS sobre información de historias laborales, bonos pensionales y oportunidad de respuesta a requerimiento de información de cotizantes. «(…) solicita la colaboración de esta Superintendencia a fin de resolver algunos interrogantes, los cuales atenderemos en el orden propuesto en su escrito: “1. ¿Qué legislación aplica a las AFP’s y al Seguro Social, para que deban mantener un sistema de información que soporte los requerimientos de los cotizantes al momento de pensionarse, trasladarse entre los regímenes ‘Solidario de prima media con prestación definida y de Ahorro individual con solidaridad o entre diferentes AFP’s?” De manera general encontramos que en el artículo 38 del Decreto 692 de 1994 se señala: “Preservación de la Información. Las administradoras del Sistema General de Pensiones deberán mantener para cada afiliado un archivo en donde se conservará la información relacionada con su historia laboral, así como los demás documentos que señale la

Superintendencia Bancaria (…)”. Ahora bien, lo concerniente al traslado de la información de los afiliados que se trasladan de régimen pensional o de administradora se encuentra contenido en el numeral 3.6 del Capítulo

Primero del Título Cuarto de la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica), en los siguientes términos: “3.6 Traslado de la información y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora “La administradora anterior tendrá como plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslados, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia. “La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede presentarse por medio magnético o electrónico, será como mínimo la siguiente: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ellos hay lugar y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad. “Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, deberá proceder a la transferencia de ésta dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a su recepción. “Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual, además del envío de la información aludida, habrá lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega

del bono pensional. “Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tendrá el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora”. Por último, nos permitimos adjuntar copia de la Carta Circular 78 del 26 de junio de 2003, a través de la cual esta Superintendencia recuerda, en el marco de la Ley 790 de 2002, la necesidad de adoptar medidas para la adecuada protección y conservación de la información con que cuentan las administradoras del Sistema General de Pensiones, en especial la relacionada con las historias laborales. “2. Qué legislación aplica a las AFP’s y al Seguro Social, con respecto a la oportunidad y exactitud en el proceso de expedición de los Bonos Pensionales?”. Sobre el particular se encuentran, entre otros, los Decretos 1299 de 1994, 1726 de 1994, 1748 de 1995, 1513 de 1998, 1517 de 1998 y 3798 de 2003. “3. Cuál es el esquema de control actual de la Superintendencia Financiera con respecto a la disponibilidad y administración de las AFP’s y el ISS de esta información (historias laborales, bonos pensionales, oportunidad de respuesta requerimiento de información de cotizantes …)?”. Sobre este tema, la Superintendencia adelanta todas aquellas actuaciones de supervisión y control que por ley le están permitidas. Es así como ha realizado visitas administrativas, ha recordado el alcance de las normas a través de la Carta Circular No. 78 antes mencionada, ha impartido instrucciones a través de la Circular Externa 007 de 1996, Título Cuarto, la cual

puede consultar a través de nuestra página de Internet, www.superfinanciera.gov.co, entre otros. Es importante señalar que esta entidad ha participado en mesas de trabajo con las distintas entidades administradoras del Sistema General de Pensiones y Asofondos, encaminadas a la determinación de correctivos en el manejo de la historia laboral de los afiliados al Sistema. “4. Qué reportes requiere el ente de control para evidenciar la suficiencia y calidad de la información que mantienen las AFP’s y el Seguro?”. El control sobre la suficiencia y calidad de la información no se realiza a través de reportes sino a través de verificaciones “in-situ”. “5. Cuál es el régimen sancionatorio que enmarca ésta legislación?”. El régimen sancionatorio para las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, al igual que para las demás entidades vigiladas, está señalado en el artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. “6. Cuáles son las perspectivas desde el punto de vista del ente de control para propender por la mejora en la calidad de la información hacia los cotizantes a futuro”. La Superintendencia es consciente de la problemática que existe alrededor de la información necesaria para efectos del otorgamiento de las prestaciones de invalidez, vejez y muerte, sobre todo tratándose de personas que han estado afiliadas o han cotizado en el régimen de prima media en algún momento de su vida laboral. En este sentido, tanto desde el punto de vista de supervisión como en el acompañamiento de distintos procesos que son de competencia de los Ministerios de Hacienda y de Protección social ha desplegado una constante actividad. Lo anterior con el único objetivo de que los futuros pensionados puedan tener el reconocimiento y

pago de sus derechos en la oportunidad y con el alcance que las leyes le reconocen. En todo caso y si usted tiene alguna sugerencia o queja contra alguna de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, estaremos prestos a atenderla. (…).»