SFC - Posesión. Reserva actas comité de posesiones Concepto 2010003503-000 del 1 de febrero de 2010. id2010003503

POSESIÓN, RESERVA ACTAS COMITÉ DE POSESIONES Concepto 2010003503-000 del 1 de febrero de 2010.

Síntesis: Las actas del Comité de Posesiones de esta Superintendencia contienen datos que atañen a aspectos íntimos de las personas postuladas y, por ende, son reservados, correspondiendo a este Organismo de Control proteger dicha reserva, impidiendo el acceso de terceros a la misma, salvo los casos expresamente exceptuados en la ley. «(…) solicita autorización para revisar las actas expedidas por el Comité de Posesiones de esta Entidad, ya que es su interés establecer las causas de inhabilidades e incompatibilidades más frecuentes en las cuales se ampara el mencionado comité para negar una posesión, así como también conocer los trámites que se han adelantado para poner fin al ejercicio de los cargos que requerían posesión por remoción u otra circunstancia.

Antes de dar respuesta al punto objeto de petición, se hace necesario efectuar algunas consideraciones en torno al tema del acceso a los documentos públicos, así: El artículo 74 de la Constitución Política consagra el derecho que tienen las personas para acceder a los documentos públicos, el cual excepcionalmente puede ser restringido en los casos que establezca la ley. En concordancia con lo anterior, el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo, subrogado por el artículo 12 de la Ley 87 de 1985, expresa que toda persona tiene derecho a “…consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley”. Ahora bien, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 251 del Código de Procedimiento

Civil, documento público “... es el otorgado por funcionario público en el ejercicio de su cargo o con su intervención”. Sobre el acceso a dichos documentos importa destacar lo expuesto por la Corte Constitucional en el siguiente sentido: “Puesto que en los términos del artículo 74 de la Carta la noción de documento público no se circunscribe, como se ve, al concepto restringido que consagre cualquiera de las ramas del ordenamiento y, de consiguiente, no cuenta tanto el carácter del sujeto o entidad que lo produce o la forma misma de su producción sino el hecho objetivo de que no contenga datos que por expresa disposición de la ley deban ser mantenidos en reserva, la noción cobija, por ejemplo, expedientes, informes, estudios, cuentas, estadísticas, directivas, instrucciones, circulares, notas y respuestas provenientes de entidades públicas acerca de la interpretación del derecho o descripción de procedimientos administrativos, pareceres u opiniones, previsiones y decisiones que revistan forma escrita, registros sonoros o visuales, bancos de datos no personales, etc. “Así mismo, el derecho de acceso tiene, como todo derecho, algunos límites que de acuerdo con los principios de la Carta del 91 deben inspirarse claramente en una objetiva prevalencia de un verdadero interés general construido en la forma y con los elementos que esta Corte ha tenido ya ocasión de señalar. “En consecuencia, los funcionarios están autorizados para no permitir el acceso a aquellos documentos cuya consulta o comunicación pueda atentar contra secretos protegidos por ley, tales como los concernientes a la defensa y seguridad nacionales, a investigaciones relacionadas con infracciones de carácter penal, fiscal, aduanero o cambiario así como a los

secretos comerciales e industriales. Por razones obvias, el acceso no es tampoco permitido cuando el contenido de los documentos vulnere el derecho a la intimidad consagrado en el artículo 15 de la Carta vigente, algunas de cuyas implicaciones ha tenido a bien señalar ya esta Corte, específicamente en cuanto concierne al habeas data.1 (resaltados fuera de texto original). Como se observa, no es suficiente para permitir el acceso al documento público que el mismo sea emitido por autoridad pública, sino que es indispensable que los datos en él contenidos no tengan carácter reservado, por cuanto se podría vulnerar, por ejemplo, el derecho a la intimidad establecido en el artículo 152 de la Constitución Política. Con fundamento en lo expuesto, será necesario que la entidad pública a la que se le requiera el acceso a los documentos examine, en cada caso en particular, si la información en ellos contenida es de carácter reservado con el fin de decidir si concede o no la petición. Ahora bien, para el caso que nos ocupa es pertinente recordar que el documento denominado “Acta” contiene “…la relación escrita de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones de cualquier cuerpo u órgano colegiado…”.3. En ella se plasman todos los asuntos que se traten en la respectiva reunión, puesto que uno de sus fines principales es que en ella se deje constancia escrita de todo lo sucedido en dichas sesiones. En tal sentido, las Actas del Comité de Posesiones de la Superintendencia Financiera de Colombia no escapan a las anteriores consideraciones. Es así como en ellas se reseñan, entre otros asuntos, los motivos de una negativa o aceptación de una posesión, las

razones con que se califica su responsabilidad, moralidad, e idoneidad de la persona involucrada, exponen las situaciones de incompatibilidad, inhabilidad o prohibiciones en las que podría estar incurso el interesado para el ejercicio de las funciones, todo lo cual 1 Sentencia T-473 del 14 de julio de 1992. M. P. Ciro Angarita Barón. 2 “…El derecho fundamental a la intimidad se proyecta en dos dimensiones: como secreto que impide la divulgación ilegítima de hechos o documentos privados, o como libertad, que se realiza en el derecho de toda persona a tomar las decisiones que conciernen a la esfera de su vida privada. “(…)” “Como se anotó anteriormente, intereses de orden superior justifican la limitación del derecho a la intimidad para efectos tributarios, judiciales y de inspección, vigilancia e intervención del Estado. Las potestades impositiva, punitiva y de inspección, vigilancia e intervención del Estado, buscan asegurar intereses generales que justifican los límites constitucionales del derecho a la intimidad, ‘en los términos que señale la ley’ (C.P. art. 15)”( Sentencia Corte Constitucional C-489 de 1995. M. P. doctor Eduardo Cifuentes Muñoz.) 3 Luis Alberto Gómez Araujo y otros, Derecho Societario General de Accionistas. Librería Fuente Jurídica, 1979. Página 153. es el resultado de un análisis de los antecedentes, documentos y datos personales del candidato, relativos a su vida privada, económica, laboral, disciplinaria que han sido entregados por su titular, o por otras autoridades a esta Entidad para el cumplimiento de

sus funciones. En otras palabras, las actas en mención contienen los resultados del análisis de la información proporcionada por el interesado sobre aspectos personales, profesionales, económicos y morales que permiten al Comité de Posesiones realizar los correspondientes juicios y tomar las respectivas decisiones. En consecuencia, se estima que los datos en ellas consignados atañen a aspectos íntimos de la persona postulada para el cargo y, por ende, son reservados, correspondiendo a este organismo de control proteger dicha reserva, impidiendo el acceso de terceros a la misma, salvo los casos expresamente exceptuados en la ley. (…).»