SFC - Prevención. Lavado de activos. SARLAFT. Actualización datos clientes Concepto 2008088852-001 del 26 de enero de 2009 id2008088852

PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, SARLAFT, ACTUALIZACIÓN DATOS CLIENTES Concepto 2008088852-001 del 26 de enero de 2009.

Síntesis: Corresponde a la entidad diseñar y poner en práctica los procedimientos que le permitan realizar las diligencias necesarias para actualizar anualmente la información de los clientes que por su naturaleza puedan variar. «(…) plantea algunas inquietudes sobre el alcance de la Circular externa 026 de 2008 relacionadas con el tema de actualización de información, las cuales responderemos en el mismo orden en que fueron planteadas: P/“1. ¿Es una práctica acorde a la circular para una comisionista oponerse a cumplir una instrucción de compra o de venta de valores impartida por un cliente cuando el cliente no haya actualizado la información en el último año? Es decir, ¿el incumplimiento del deber legal del cliente de actualizar al menos una vez cada año el soporte de sus actividades es una razón válida para que la sociedad comisionista se niegue a cumplir con una instrucción de compra o de venta de valores, orden que puede ser impartida para aprovechar una oportunidad del mercado, vendiendo o comprando a precios que en el instante de la orden le resulta favorables?

R/ En primer lugar, cabe recordar que mediante la Circular Externa 026 de 2008, esta Superintendencia instruyó a las entidades sometidas a su inspección y vigilancia, para que diseñaran sus propios sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo atendiendo la naturaleza, actividad y demás características propias de cada una de ellas. La citada Circular Externa, incorporada en el Capitulo Decimoprimero de la Circular

Básica Jurídica 007 de 1996, señala en el párrafo tercero de las “Consideraciones generales” que en el mismo se establecen “… los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del citado sistema de administración de riesgo, sin perjuicio de que se adopten criterios, parámetros y medidas adicionales. En relación con el tema de las actualizaciones, trascribiremos lo que sobre el tema señala el citado Capitulo Decimoprimero: “4.2.2.1.1.4 Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos: a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. ” (Subrayado fuera del texto) De lo anterior se desprende que le corresponde en este asunto a la entidad diseñar y poner en práctica los procedimientos que le permitan realizar las diligencias necesarias para actualizar anualmente la información de los clientes que por su naturaleza puedan variar, y le corresponde sobre el mismo a este Ente de Control, verificar que estos existan y que su

funcionamiento sea efectivo, eficiente y oportuno, no siendo de su competencia determinar cuál debe ser la posición de una entidad vigilada frente a un hecho o circunstancia particular surgida de la actuación o no actuación de su/s cliente/s. P/ “2. ¿Puede la sociedad comisionista negarse a trasladar el portafolio de valores de un cliente a otra sociedad comisionista cuando la información se encuentra desactualizada? Me refiero con esta pregunta al fenómeno que e presenta cuando el cliente desea cambiar de corredor de bolsa, caso en el cual la sociedad comisionista procede a trasladar el portafolio a la nueva sociedad comisionista elegida por su cliente. En este evento el cliente alega que tiene derecho a negarse a actualizar la información del formulario (que se encuentra sin actualizar desde hace más de un año) con el argumento de que como ya se retira como cliente no hay lugar a actualizar su información. ¿Le asiste razón al cliente? R/ Se reitera lo señalado en la respuesta a la pregunta 1, en el sentido de que no es competencia de esta Superintendencia determinar cual debe ser la posición de una entidad vigilada frente a un hecho o circunstancia particular surgida de la actuación o no actuación de su/s cliente/s. P/“3. La falta de actualización de información por parte del cliente es una justa causa legal para dar por terminados los diferentes contratos comerciales suscritos entre la sociedad comisionista y aquel? O por el contrario, la sociedad comisionista queda inexorablemente atada por el contrato a cumplir las obligaciones derivadas del mismo hasta su terminación, muy a pesar de que el cliente se niegue o se retarde en actualizar su información durante su vigencia? R/ Se reitera lo señalado en las respuestas anteriores, en el sentido de que no es

competencia de esta Superintendencia determinar cual debe ser la posición de una entidad vigilada frente a un hecho o circunstancia particular surgida de la actuación o no actuación de su/s cliente/s. P/“3(sic). La terminación de la relación comercial con un cliente de la sociedad comisionista supone, o bien la liquidación del portafolio de inversión y la entrega de los recursos, o bien su traslado a otra sociedad comisionista. Es decir, que aun en el evento en que se decida dar por terminada la relación comercial con un cliente en atención a su reticencia en actualizar la información, la sociedad comisionista se ve abocada actuar bajo los supuestos indicados en los numerales 1 y 2 de esta comunicación. Qué otra alternativa tiene la sociedad comisionista para hacer que el cliente cumpla con la obligación impuesta por la circular? R/Se reitera lo señalado en las respuestas anteriores, en el sentido de que no es competencia de esta Superintendencia determinar cual debe ser la posición de una entidad vigilada frente a un hecho o circunstancia particular surgida de la actuación o no actuación de su/s cliente/s. P/“4. ¿También la falta de actualización de la información económica excusa a la sociedad comisionista de cumplir con órdenes de monetización de divisas recibidas por cuenta de clientes en mora de actualizar su información?” R/Se reitera lo señalado en las respuestas anteriores, en el sentido de que no es competencia de esta Superintendencia determinar cual debe ser la posición de una entidad vigilada frente a un hecho o circunstancia particular surgida de la actuación o no actuación de su/s cliente/s. Esperamos haber atendido sus inquietudes en los anteriores términos, no sin antes advertir que la respuesta tiene el alcance de lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso

Administrativo Finalmente, le agradeceríamos que en el futuro y para dar trámite a las inquietudes que pueda tener esa Comisionista, esa entidad diera cumplimiento a lo señalado en el sub. numeral 13.2 literal b) del Capítulo 10 del Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996, que señala que las consultas “… deberán ser dirigidas invariablemente a esta Superintendencia por intermedio de sus representantes legales y a través de las casas principales”. Me es grato informarle que la citada Circular Externa 007 se encuentra publicada en nuestra página Web www.superfinanciera.gov.co icono: Normativa. (…).»