SFC - Reglamento interno oficial de cumplimiento

REGLAMENTO INTERNO

COMITÉ DE OFICIALES DE CUMPLIMIENTO Y FUNCIONARIOS RESPONSABLES SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA DELEGATURA PARA RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO De conformidad con lo establecido en la Recomendación 34 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y con el fin de contar con procesos de retroalimentación regular entre la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) y sus entidades vigiladas en relación con el desarrollo del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos – LA, Financiación del Terrorismo – FT y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – FPADM (Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica), y de los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), la SFC crea el Comité de Oficiales de Cumplimiento (OC) y de Funcionarios Responsables (FR) de la Superintendencia Financiera de Colombia (el Comité). 1Objetivo: Reunir a los OC y FR de las entidades supervisadas, con el ánimo de presentarles y discutir con ellos temas de su interés y de actualidad relacionados con el LA, el FT y el FPADM, que les aporten elementos de juicio o herramientas de entendimiento que les ayuden al mejor desarrollo de sus actividades. 2Funcionamiento: a) Coordinación: El Comité será coordinado por la persona (el Coordinador) que para el efecto designe el Superintendente Delegado (el Delegado) de la Delegatura para Riesgo de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo (DRLAFT) de la SFC. Dicha coordinación se llevará a cabo con observancia de los parámetros que para tal propósito determine este último. b) Periodicidad: De manera ordinaria, el Comité se llevará a cabo cada 4 meses, en enero, mayo y septiembre; y de manera extraordinaria cada vez que la necesidad lo amerite, lo cual será determinado por el Delegado y/o el Coordinador. c) Forma de realización: De manera ordinaria, el Comité se realizará virtualmente a través de la plataforma tecnológica Teams. Extraordinariamente (y de acuerdo con la necesidad, que en todo caso será determinada por el Delegado y/o el Coordinador) podrá usarse cualquier otra plataforma que sea adecuada para el efecto o llevarse a cabo de manera presencial en las instalaciones de la SFC (salvo que el Delegado y/o el Coordinador convengan otro sitio más adecuado). d) Convocatoria: Una vez determinado el (los) tema (s) que se llevará (n) a cada una de las sesiones del Comité, y una vez que el Coordinador ha establecido el contacto con el (los) expositor (es) correspondiente (s), se enviará la convocatoria para asistir a la mencionada sesión. ▪ Contenido: La convocatoria contendrá la fecha y la hora en que se llevará a cabo la sesión del comité, así como los temas que se van a tratar, su orden y el nombre de cada expositor encargado de los mismos (la Agenda). ▪ Forma de envío: Dicha convocatoria se enviará a través del correo electrónico oficial del Comité, previo a su realización y con la antelación que determine el Coordinador (que por lo

general serán 10 días). ▪ Destinatarios: ➢ Los OC y los FR de las entidades supervisadas por la SFC, quienes a su vez podrán socializar la convocatoria con otros funcionarios que dentro de la misma entidad, tengan interés para asistir a la sesión del Comité. ➢ Todos los funcionarios de la DRLAFT. ➢ Todos los funcionarios de la SFC que el Delegado y/o el Coordinador consideren pertinentes. ➢ Los supervisores de la actividad financiera en términos del GAFI: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN; Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones – MINTIC; y la Superintendencia de Economía Solidaria. ➢ La Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF. ➢ Cualquier entidad pública o privada, nacional o extranjera, que el Delegado y/o el Coordinador consideren pertinente. Los destinatarios de la convocatoria (así como aquellos a quienes éstos les hayan socializado la misma) deberán informarle al Coordinador su interés en asistir al Comité, al mismo correo desde donde la recibieron, con una antelación no menor a 5 días a la realización de la respectiva sesión. e) Envío del enlace para asistir a la sesión del Comité: Una vez el Coordinador ha determinado quiénes serán los asistentes a la sesión del Comité, éste enviará a través del correo electrónico oficial, el enlace correspondiente para poder unirse a la reunión (con la antelación que determine el Coordinador, que por lo general serán 3 días). f) Desarrollo de la sesión: El Coordinador será el encargado de dirigir el correcto desarrollo de la

Agenda de cada una de las sesiones del Comité de la forma que considere más conveniente, con miras al desarrollo ordenado de cada una de las exposiciones y la formulación de preguntas por parte de los asistentes. Adicionalmente, las sesiones serán grabadas con el ánimo de hacer el acta respectiva de la reunión, lo cual será informado a los asistentes de la forma en que el Coordinador considere pertinente. Finalmente, y con la aprobación del Delegado, en las sesiones del Comité podrán concederse espacios cortos (por fuera de la Agenda) para que cualquier entidad pública o privada comunique mensajes que sean del interés de los asistentes. 3Actividades posteriores al desarrollo de las sesiones: Una vez concluido el desarrollo de la Agenda de cada una de las sesiones del Comité, el Coordinador realizará un acta. En la misma se dejará constancia de la fecha y la hora en que se llevó a cabo la sesión, el número de asistentes, los expositores, un breve recuento de los puntos tratados dentro de cada exposición y los compromisos adquiridos en caso de que hubiere alguno. Dicha acta será firmada por el Coordinador y por el Secretario del Comité (el cual será Designado para tal efecto por el Delegado). La mencionada acta y las presentaciones usadas por los expositores de la sesión, así como la grabación de la misma, se pondrán a disposición de cualquiera de los asistentes a través del correo electrónico oficial del Comité, siempre que manifiesten su interés (al mencionado correo) dentro de los 5 días siguientes a la finalización de cada Comité. 4Modificaciones: El presente reglamento se modificará en la fecha y forma en que el Delegado y/o el

Coordinador consideren más conveniente. Se firma en la ciudad de Bogotá D.C., el 1 de agosto de 2023 _________________________________ ______________________________________

CÉSAR REYES ACEVEDO CARLOS ANDRÉS CAMARGO DE LAVALLE

SUPERINTENDENTE DELEGADO COORDINADOR