SFC - Resolución 1502 de 2013

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA RESOLUCIÓN NÚMERO 1502 DE 2013 ( Agosto 09 ) Por medio de la cual se integran los Comités Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea en un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se crean Equipos de Trabajo. EL SUPERINTENDENTE FINANCIERO En ejercicio de las facultades legales que le confiere el artículo 11.2.1.4.2, numerales 1 y 5 del Decreto 2555 de 2010

C O N S I D E R A N D O PRIMERO: Que mediante la Ley 489 de 1998 se consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo del talento humano y de los demás recursos, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, con el fin de aumentar la efectividad del Estado para producir resultados que satisfagan los intereses ciudadanos.

SEGUNDO: Que la Ley 962 de 2005 establece las directrices de la política de racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, con el propósito de facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la

Constitución Política.

TERCERO: Que el artículo 230 de la Ley 1450 de 2011 establece que todas las entidades de la Administración Pública deberán adelantar las acciones señaladas en la Estrategia de Gobierno en Línea, liderada por Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para el cumplimiento de los criterios que éste establezca.

CUARTO: Que el artículo 232 de la Ley 1450 de 2011 prevé que los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán racionalizar sus procesos, procedimientos, trámites y servicios internos, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, con el propósito de ofrecer una oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las organizaciones.

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2 Página Por medio de la cual se integran los Comités Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea en un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se crean Equipos de Trabajo QUINTO: Que el Decreto -Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, hace referencia al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública y establece en el artículo 4° que las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.

SEXTO: Que con el Decreto 2482 de 2012 se adopta el modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación y se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

SÉPTIMO: Que en el parágrafo del artículo 2 del Decreto 2482 de 2012 se establece que para las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, el Sistema de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998 se entenderá implementado a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

OCTAVO: Que en el literal b del artículo 6 del Decreto 2482 de 2012 se establece que a nivel institucional el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo es la instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

NOVENO: Que el parágrafo del artículo 14 del Decreto 2578 de 2012 establece que en las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de

2012.

DÉCIMO: Que el parágrafo 1 del artículo 4 del Decreto 2693 de 2012 establece que el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de que trata el artículo 6 del Decreto 2482 de 2012 será la instancia orientadora de la Estrategia de Gobierno en línea al interior de cada entidad.

DÉCIMO PRIMERO: Que en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 3622 de 2005, la Superintendencia Financiera de Colombia expidió la Resolución N°0309 del 17 de febrero de 2006, por la cual creó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y posteriormente lo modificó mediante la Resolución N°1558 del 15 de septiembre de 2011.

DECIMO SEGUNDO: Que mediante Resolución 1653 de 2006 se creó el Comité de Archivo de la Superintendencia Financiera de Colombia y, mediante Resoluciones 1400 de 2008 y 1176 de 2009, se modificó la conformación de dicho Comité.

Con fundamento en lo expuesto, este Despacho:

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3 Página Por medio de la cual se integran los Comités Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea en un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se crean Equipos de Trabajo RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual funcionará con sujeción a lo previsto en el Decreto 2482 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. ARTÍCULO SEGUNDO.- Integración. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Financiera de Colombia estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes.

1. El Superintendente Financiero o su delegado, quien lo presidirá;

2. El Secretario General o su delegado;

3. El Director de Tecnología y Planeación;

4. El Director de Protección al Consumidor Financiero;

5. El Subdirector de Recursos Humanos;

6. El Subdirector Administrativo y Financiero;

7. El Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad Parágrafo 1. El Superintendente Financiero, podrá delegar únicamente en el

Secretario General. Parágrafo 2. La convocatoria a las sesiones del Comité deberá realizarse a cada uno de los integrantes con la antelación y por el medio previsto en esta resolución. Dentro de ese término el Superintendente Financiero informará al Secretario General sobre su inasistencia, para que en tal caso actúe como su delegado y presida la reunión. Parágrafo 3. Los invitados que se consideren pertinentes para el cabal desarrollo de las temáticas sometidas a consideración del Comité así como el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, tendrán derecho a voz pero no a voto. Parágrafo 4. Cuando en el Comité de Desarrollo Administrativo se vaya a tratar temas relacionados con trámites que se deban incluir en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), se invitará al Director de Investigación y Desarrollo. ARTÍCULO TERCERO.- Funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Serán funciones de este Comité las siguientes:

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1. Liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Superintendencia Financiera de Colombia, el que se implementará con base en la metodología expedida por el Departamento de la

Función Pública.

2. Establecer los lineamientos para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo como lo son las estrategias de gobierno en línea, racionalización y simplificación de trámites, cero papel, servicio al ciudadano, anticorrupción, gestión documental y las demás que establezca el gobierno nacional.

3. Aprobar el Plan de Acción de la Superintendencia Financiera de Colombia, el que incluirá las acciones relacionadas con las políticas de desarrollo administrativo y la estrategia anticorrupción y realizar su respectivo seguimiento.

4. Revisar y aprobar las iniciativas que los diferentes equipos de trabajo encargados de las políticas de desarrollo administrativo o de las estrategias componentes del Modelo Integrado de Planeación y Gestión presenten a su consideración.

5. Autorizar la inscripción o cancelación de los trámites y servicios que se deben entregar al Departamento Administrativo de la Función Pública para su respectiva aprobación e inscripción o cancelación en el SUIT.

6. Aprobar las Tablas de Retención Documental de la Entidad

7. Autorizar la eliminación de documentos.

8. Aprobar la Política y el Programa de Gestión Documental de la entidad.

9. Solicitar a los líderes de los equipos de trabajo cuando lo considere necesario informes de avance de sus actividades. 10.Proponer a consideración del Superintendente Financiero los actos administrativos necesarios para la implementación y sostenimiento del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión o de alguno de sus componentes.

11. Las demás que sean necesarias y pertinentes para el cabal cumplimiento de la normatividad vigente y futura ARTÍCULO CUARTO.- Convocatorias. Las convocatorias a los miembros del Comité se efectuarán a través de mensaje remitido por el correo electrónico de la Superintendencia, enviado con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles, tratándose de reuniones ordinarias, y de un (1) día hábil, tratándose de reuniones extraordinarias. Cuando se requieran documentos para ilustrar a los miembros del Comité acerca de los temas que se someterán a su consideración también deberán

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5 Página Por medio de la cual se integran los Comités Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea en un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se crean Equipos de Trabajo enviárseles por correo electrónico u otro medio idóneo con una antelación mínima de dos (2) días hábiles, salvo casos urgentes. ARTÍCULO QUINTO.- Reuniones no presenciales. Cuando ello se requiera por dificultades que impidan la realización de la reunión presencial, se llevará a cabo reunión del Comité cuando por correo electrónico u otro medio idóneo todos sus integrantes puedan deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva y de manera inmediata, dentro del plazo que para el efecto se establezca en la respectiva citación para la formulación de comentarios y la deliberación. Harán parte del acta respectiva las copias de la convocatoria efectuada, los

documentos enviados para ilustrar los temas analizados y las deliberaciones correspondientes, así como las copias de los correos electrónicos u otros medios en los cuales consten las citaciones. ARTÍCULO SEXTO.- Sesiones y votación. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se reunirá por lo menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará mínimo con cuatro de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. ARTÍCULO SÉPTIMO.- Secretaría Técnica. El Secretario Técnico del Comité será el Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad, o quien haga sus veces, y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias, o a las extraordinarias que le indique el Presidente del Comité.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

3. Recopilar y consolidar la información necesaria para reportar el seguimiento de las políticas del Plan de Acción

4. Elaborar y presentar el informe de avance trimestral del Plan de Acción al Superintendente Financiero y a los miembros del Comité. Una copia del mismo será remitida la Oficina de Control Interno.

5. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Parágrafo. El Jefe de la Oficina de Control Interno realizará el seguimiento y evaluación al Plan de Desarrollo Administrativo de acuerdo con los lineamientos que establezca el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo. ARTÍCULO OCTAVO.- Se constituyen los siguientes equipos de trabajo, encargados de desarrollar las acciones necesarias para dar cumplimiento a los lineamientos y directrices que sean asignadas por el gobierno nacional o por el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo, correspondientes a su temática: Gobierno en Línea, Racionalización de Trámites y Cero Papel

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Integrantes:

1. El Director de Tecnología y Planeación o su delegado, quien lo lidera.

2. El Director Jurídico o su Delegado

3. El Director de Protección al Consumidor Financiero o su delegado.

4. El Secretario General o su Delegado

5. El Subdirector de Sistemas de Información, o su delegado.

6. El Coordinador del Grupo de Comunicaciones o su delegado

7. El Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad o su delegado.

Gestión Documental

Integrantes:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo lidera;

2. El Director Jurídico o su delegado;

3. El Director de Tecnología y Planeación o su delegado;

4. El Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado;

5. El Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad o su delegado;

6. El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica;

7. El Coordinador del Grupo de Correspondencia.

Parágrafo 1. Los líderes de los equipos de trabajo establecerán la asignación de tareas. Parágrafo 2. De acuerdo con las necesidades se podrán nombrar temporal o definitivamente más integrantes al equipo de trabajo, lo que será comunicado mediante correo electrónico del líder del equipo al jefe inmediato de la respectiva área.

Parágrafo 3. El líder designará a un funcionario para realizar las citaciones a las reuniones de trabajo y llevar las actas de las reuniones de los equipos de trabajo. Parágrafo 4. El líder presentará a consideración del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo las iniciativas sobres las que se necesite aprobación. ARTÍCULO NOVENO.- El Superintendente Financiero designa como líder de Gobierno en Línea al Director de Tecnología y Planeación. Parágrafo. El líder de Gobierno en Línea será el Delegado del Superintendente Financiero de Colombia para la Estrategia de Gobierno en Línea, Racionalización de Trámites, Cero Papel y actuará como canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno en Línea, con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y con las demás entidades y grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología. ARTÍCULO DÉCIMO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y en especial las Resoluciones

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7 Página Por medio de la cual se integran los Comités Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Línea en un nuevo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se crean Equipos de Trabajo Nos. 1833 de 2005, 309 de 2006, 1653 de 2006, 1927 de 2008, 1400 de 2008, 1079 de 2009, 1176 de 2009, 1558 de 2011 y 0079 de 2012.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 09 días del mes de agosto de 2013

EL SUPERINTENDENTE FINANCIERO,

GERARDO HERNÁNDEZ CORREA