SFC - Resolución 2151 de 2011

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA RESOLUCIÓN NÚMERO 2151 DE 2011 ( Noviembre 28 ) Por medio de la cual se crea el Comité Administrador de Bajas y Altas de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno EL SUPERINTENDENTE FINANCIERO En ejercicio de sus facultades, y en especial la conferida en los numerales 1º y 5º, del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, y C O N S I D E R A N D O PRIMERO: Que por mandato constitucional se eliminó el control previo que ejerció la Contraloría General de la República, derogándose la resolución orgánica 04 de 1960 que establecía los procedimientos sobre inventarios, bajas y demás aspectos relacionados con los bienes de las entidades públicas, frente a lo cual la propia Constitución Pública dispone que cada entidad deberá establecer sus propios sistemas de control; SEGUNDO: Que de conformidad con lo señalado en la Ley 87 de 1993 el Control Interno se cumplirá mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, así como de manuales de funciones y procedimientos, buscando como objetivos primordiales proteger los recursos de la organización y su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecte; TERCERO: Que los numerales 1º y 5º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 del 15 de julio del 2010, facultan al Superintendente Financiero para dirigir y adoptar la acción administrativa de la Superintendencia Financiera de Colombia

y al cumplimiento de las funciones que a esta le corresponden, así como organizar grupos internos de trabajo, comités y comisiones para el mejor desempeño de las funciones de la entidad; CUARTO: Que la entidad tiene reglamentado internamente en el Proceso de Gestión de Recursos Físicos y en la Circular Interna Básica Administrativa No.19 del 2000, el manejo, registro, responsabilidad y control de los inventarios de activos fijos.

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Por la cual se crea el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno.

QUINTO: Que con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad que permitan la vigilancia del Control Fiscal, señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993, así como a lo preceptuado en el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 del 2002, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la ley 1474 de 2011, sobre la aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función pública, se requiere que la entidad cuente con un Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes, que la asesore en el retiro y alta de los elementos devolutivos, de consumo y consumo controlado, así como de otros activos de los inventarios de la Entidad; En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Crear el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia.

ARTÍCULO SEGUNDO.- INTEGRACIÓN, El Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia estará integrado por los siguientes funcionarios que tendrán voz y voto:

1. El Secretario General o su Delegado quien lo presidirá;

2. El Subdirector Administrativo y Financiero;

3. El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios, quien actuará como secretario;

4. El Coordinador del Grupo de Contabilidad, y

5. El Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.

Parágrafo primero. Se informará a la Oficina de Control Interno de Gestión las fechas en las que se reunirá el Comité, con el fin de que participen permanentemente o cuando lo consideren conveniente, actuando con voz pero sin voto. Parágrafo segundo. Cuando los temas a tratar en las sesiones del Comité lo requieran, podrán participar en calidad de invitados los funcionarios y particulares que determine el Presidente de este órgano. ARTÍCULO TERCERO.- FUNCIONES, El Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes, como órgano de asesoría en materia de retiro o alta de bienes de los inventarios y activos de la entidad, cumplirá las siguientes funciones:

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Por la cual se crea el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno. a) Con fundamento en la solicitud de baja formulada por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios y el informe de verificación del estado de los mismos, decidir sobre la baja y destino final de los bienes,

declarados inservibles o no utilizables en la entidad. Para tal efecto, se tendrán en cuenta factores tales como: resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, costo de almacenaje, concepto técnico si es del caso, nivel de uso, tecnología, estado actual y funcionalidad entre otros. b).Verificar la existencia de la certificación del Contador de la entidad, en donde se indique el valor en libros de los bienes que se requieren dar de baja, con sus respectivas depreciaciones. c) Nombrar un delegado que inspeccione físicamente la cantidad y estado de los bienes y verifique su registro en libros. d) Recomendar el procedimiento a emplear con los bienes que se den de baja, definiendo si es conveniente su venta, remate, traspaso, destrucción u otra alternativa sujeta a los procedimientos establecidos en el Proceso de Gestión de Recursos Físicos, en concordancia con lo señalado en el Título II de la Circular Básica Administrativa y demás normas vigentes. e) Aprobar el avalúo definitivo de los bienes avaluados por el sistema de Martillo del Banco Popular o de cualquier otra entidad reconocida, cuando se proceda a rematar los mismos por subasta pública, o el valor que arroje el estudio de mercado cuando se trate de venta directa por parte de la Superintendencia. f) Recomendar el traspaso de bienes de propiedad de la Superintendencia Financiera de Colombia a otras entidades públicas, previo el cumplimiento de los requisitos legales. g) Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los análisis, avalúos y conceptos técnicos realizados al interior o exterior de la

Entidad, en materia de reclasificación de bienes, donaciones, convenios o permutas. h) Analizar las características y comportamientos de los bienes de la Entidad y demás factores que considere necesarios, para determinar la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo cuando a ello haya lugar. i) Emitir concepto y proponer los ajustes y decisiones administrativas necesarias, sobre las actuaciones que se deben tomar frente a los elementos faltantes y sobrantes tanto de consumo como devolutivos o de consumo controlado, que se produzcan como consecuencia, de las tomas físicas que realiza periódicamente el Grupo de Almacén e Inventarios, cuando a ello haya lugar.

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Por la cual se crea el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno. j) Evaluar el concepto escrito rendido por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén e Inventarios, cuando se trate de entrega bienes de propiedad de la Superintendencia como parte de pago en la celebración de contratos de compraventa o permuta, evaluar, de conformidad con lo dispuesto en el Procedimiento A-PR-GRF006, Baja de Bienes, del Proceso de Gestión de Recursos Físicos en concordancia con lo señalado en el Título II de la denominada Circular Básica Administrativa y demás normas y procedimientos vigentes y decidir sobre la viabilidad de la transacción, previa verificación de las características, estado, uso, funcionalidad y valor en libros de los bienes a entregar. En

el caso de bienes especiales, el Comité evaluará el concepto debidamente motivado suscrito por el Jefe del área o persona competente, de acuerdo a la naturaleza o característica técnica de los bienes, sobre el avalúo y la conveniencia de entregar dichos bienes en parte de pago, indicando la relación costo beneficio para la entidad. k) Definir el tiempo que considere conveniente para ejecutar la acción recomendada o la decisión tomada, el cual no podrá ser superior a tres meses. l). Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de alta de bienes que formule el Secretario del Comité cuando a ello haya lugar, de conformidad con lo establecido en el procedimiento A-PR-GRF-002, Ingreso de bienes del Proceso de Gestión de Recursos Físicos. ARTÍCULO CUARTO.- SESIONES, el Comité sesionará como mínimo una vez al año y en todo caso cuando las necesidades del servicio así lo requieran. Se deliberará y decidirá únicamente respecto de los asuntos para los cuales se haya convocado, a menos que la mayoría de sus miembros decida tratar otros aspectos. Parágrafo primero. Sesiones no presenciales: El Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes, podrá sesionar sin que todos sus miembros se encuentren en el mismo lugar y al mismo tiempo, siempre y cuando sus miembros puedan deliberar o decidir mediante comunicación escrita, telefónica o cualquier otro medio que permita evidenciar su participación en las decisiones que tome el Comité sobre los temas que se traten en dicha reunión. En todo caso, en el acta se hará constar la forma como participaron los miembros en la citada reunión, adjuntando el escrito, correo, fax o e-mail que evidencie el voto

o comentario del miembro o miembros no presenciales. Parágrafo segundo. En el caso de reuniones no presenciales, el secretario del Comité enviará a cada miembro los documentos e informaciones necesarias con sus respectivos soportes sobre los temas a tratar, con el fin de que pueda emitir su voto, el cual deberá hacer llegar al secretario del Comité por el medio convenido para la elaboración y soporte de la respectiva acta. Parágrafo tercero. Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como correo electrónico o medio similar,

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Por la cual se crea el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno. donde sea claro el nombre del miembro del Comité que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace. ARTÍCULO QUINTO.- CONVOCATORIAS, la convocatoria se hará a través de mensaje remitido por correo electrónico, telefónicamente o mediante documento escrito, suministrando a los miembros del Comité los documentos e informaciones necesarias para su adecuada intervención. ARTÍCULO SEXTO.- SECRETARIA, ejercerá las funciones de secretario del Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes, el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios y en ausencia de éste, el Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado y tendrá las siguientes funciones: a) Convocar a las reuniones del Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes; b) Preparar el orden del día y presentar al Comité los temas a tratar;

c) Elaborar las actas de las reuniones, velando porque las mismas se sujeten a la verdad de lo actuado; d) Llevar la custodia de las actas correspondientes donde consten las decisiones tomadas al interior del Comité y se adjunten los documentos que adopten tal decisión; e) Informar las instrucciones y/o las tareas asignadas durante las sesiones a los responsables de atenderlas, cuando ello sea necesario; f) Las demás que de acuerdo a su naturaleza le pueda designar el comité. ARTÍCULO SEPTIMO.- ACTAS, de las reuniones del Comité se levantará un acta en la cual se consignará si la reunión fue presencial o no presencial, la decisión de sus miembros y será suscrita por el presidente y el secretario, adjuntando todos los soportes del caso. Las actas se suscribirán en orden numérico consecutivo y deberán contener la fecha de la reunión, el nombre y cargo de los miembros que participaron en las decisiones, resumen preciso de los asuntos sometidos a consideración del Comité y las determinaciones acordadas, así como las constancias y salvamentos de voto que se presenten en las reuniones o documentos que alleguen sus miembros. ARTÍCULO OCTAVO.- QUORUM DELIBERATORIO, el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes podrá deliberar con la presencia de tres (3) de sus miembros, siendo indispensable la presencia del Secretario General o su delegado en todo caso. ARTÍCULO NOVENO.- COMPETENCIA PARA PRESENTAR ESTUDIOS, los estudios y soportes previos sobre conveniencia y oportunidad de iniciar un proceso de baja de bienes deberán ser elaborados y presentados a

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Por la cual se crea el Comité Administrador de Baja y Alta de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia y se adopta su reglamento interno. consideración del Comité por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios. Cuando sea necesario o crea conveniente, el Comité recomendará la elaboración de estudios adicionales para proceder a dar de baja o de alta bienes que hayan sido sometidos a su consideración. ARTÍCULO DECIMO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones 1232 del 31 de octubre del 2001 y 1444 del 23 de septiembre del 2005 de la anterior Superintendencia Bancaria.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los 28 días del mes de noviembre de 2011.

EL SUPERINTENDENTE FINANCIERO,

GERARDO HERNÁNDEZ CORREA

Proyectó: Pedro Antonio Ramírez Ortiz

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