SFC - Reuniones no presenciales. Medio probatorio. Actas. Concepto 2020121854-003 del 28 de julio de 2020 id2020121854

REUNIONES NO PRESENCIALES, MEDIO PROBATORIO, ACTAS Concepto 2020121854-003 del 28 de julio de 2020

Síntesis: En las reuniones no presenciales el legislador impuso la exigencia de la prueba del medio utilizado que permitió deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, pero no estableció un tipo probatorio específico para el efecto; por lo tanto, son las entidades las llamadas a determinar el mecanismo de su escogencia a través del cual cumplirán con dicho requerimiento, sin perjuicio de la elaboración del acta conforme a los requisitos de ley Respetada doctora: «(…) De manera comedida damos respuesta a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, mediante la cual consulta si es requisito contar con un medio probatorio adicional al acta de las reuniones no presenciales (virtuales y mixtas) de la Junta Directiva, con el fin de dejar prueba acerca de su realización, el sentido de las decisiones y de las deliberaciones, e indaga si “se debe dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quorum durante toda reunión y la verificación de la identidad de los participantes virtuales”.

En atención al objeto de su consulta, procede señalar que las reglas sobre la realización de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se encuentran consagradas en el Código de Comercio (Libro segundo, Título VI, Capítulo III, artículos 434 a 439), en la Ley 222 de 1995 (artículos 18 a 21) y el Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo- (artículo 2.2.1.16.1.,

adicionado por el Decreto 398 de 2020), normativa que resulta aplicable a las entidades vigiladas por esta Superintendencia. Particularmente, respecto de las reuniones no presenciales el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 señala: “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado” (negrilla extra texto). De la lectura de la disposición transcrita, se infiere que el legislador impuso la exigencia de la prueba del medio utilizado que permitió deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva en reuniones no presenciales, pero no estableció un tipo probatorio específico para el efecto; por lo tanto, son las entidades las llamadas a determinar el mecanismo de su escogencia a través del cual cumplirán con dicho requerimiento, sin perjuicio de la elaboración del acta conforme a los requisitos de ley (Ley 222 de 1995, artículo 21 y el Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.1.16.1). De modo adicional, es importante señalar que tratándose de emisores de valores la Circular Básica Jurídica (C.E. 029 de 2014) Parte 3, Título I, Capítulo IV, incluyó como parte de los requisitos que se deben cumplir para obtener las autorizaciones que imparte esta Entidad en ejercicio del control exclusivo, el siguiente: 1.6.2. En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, debe

enviarse también la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios o miembros de junta directiva, según corresponda, hayan expresado el sentido de su voto. De otra parte, en relación con su segundo interrogante procede señalar que el artículo 2.2.1.16.1. del Decreto 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 398 de 2020, dispuso en relación con las reuniones no presenciales, lo siguiente: El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva (negrilla extra texto). (…).»