SFC - Revisoría fisal. Reserva documental Concepto No. 2002061753-1. Febrero 5 de 2003 id2002061753

Doctrinas y Conceptos Financieros 2003 Revisoría Fiscal / Reserva Documental Concepto No. 2002061753-1. Febrero 5 de 2003.

Síntesis: El dictamen o informe del revisor fiscal tiene reserva. Reserva profesional. Excepciones. [§ 071] «(…) formula una consulta relacionada con la viabilidad de que el revisor fiscal de una entidad cooperativa expida una certificación sobre el monto de provisiones por litigios laborales, la discriminación de la apropiación en cada caso, el número de demandas que cursan contra la entidad y el nombre de los afectados, impetrada por un delegado a la asamblea general, quien ostentará en la misma un cargo directivo, además de lo cual ha instaurado demanda laboral en contra del ente, situación que lo deja incurso en conflicto de interés.

Sobre el particular, proceden los siguientes comentarios: En primer lugar, debemos recordar algunas normas que hacen referencia a la actividad del revisor fiscal y, en especial, en cuanto a la reserva profesional que se predica en relación con el mismo, entre las cuales encontramos el artículo 214 del Código de Comercio, del siguiente tenor: "El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes." Igualmente, para el caso en estudio debe tenerse presente que los dictámenes o informes del revisor fiscal pueden hacer parte de aquellos denominados libros o papeles del comerciante, a los que se refiere el artículo 61 del Código de Comercio (y el Capítulo Noveno, Título I, de la Circular Básica Jurídica, No. 007

de enero 19 de 1996 de esta Superintendencia), en el cual se consagra que dichos documentos no pueden ser examinados por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, "sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente". A su paso el artículo 62 de la misma obra dispone: "El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso". Dentro del ámbito de la misma materia, también hace referencia el artículo 9º de la Ley 43 de 1990, del siguiente tenor: "De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público deberá dejar constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles que son propiedad exclusiva del contador público, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas. PAR. Los papeles de trabajo podrán ser examinados, por las entidades estatales o por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración". Por su parte, el artículo 194 del Código Penal expresa: "Divulgación y empleo de documentos reservados. El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa,

siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor". Bajo el contexto de las normas aludidas, en criterio de este Despacho se debe precisar que si el dictamen del revisor fiscal es de aquellos documentos que por su especial condición goza de la reserva que le es propia en virtud de los preceptos citados, indudablemente se trata de información amparada con la garantía constitucional de su reserva, teniendo en cuenta que conforme al inciso final del artículo 15 de la Constitución Política, la misma no puede ser revisada sino por autoridad, mediante orden emanada de funcionario competente, en los casos y por medio de las formalidades que establezca la ley y para el SFC - Revisorı́a fisal. Reserva documental Concepto No. 2002061753-1. Febrero 5 de 2003 id_2002061753.htm[31/12/23, 1:05:52 p. m.] cumplimiento de uno de estos tres fines:

1. Para efectos tributarios;

2. Para efectos judiciales y

3. Para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado.

En otro escenario y para los fines de la consulta, es de resaltar que otro evento con alcances jurídicos diferentes es aquel que de acuerdo con las normas sobre la materia (legislación cooperativa y Código de Comercio), se refiere a los documentos que se deben presentar al consejo de administración o a la asamblea de asociados para su aprobación o improbación, entre ellos el "informe escrito del revisor fiscal" - dentro del cual se puede aludir a asuntos como el que es objeto de su consultay que hace parte de los estados financieros de fin de ejercicio que luego de surtir el trámite ante el órgano social competente es

objeto de publicación y, por lo tanto, adquiere la connotación de público, frente al cual se consideraría que ya no es predicable la figura de la reserva. En conclusión, para atender la solicitud de certificación aludida lo primero que se debe tener en cuenta es si la información correspondiente y/o los documentos del caso son objeto de reserva de acuerdo con los preceptos mencionados, evento en el que para proceder de conformidad debe agotarse el trámite pertinente a través de autoridad competente para que con el cumplimiento de los requisitos se emita la orden a que haya lugar; contrario sensu, es decir, cuando la información y/o los documentos no gocen de la protección legal indicada, la persona interesada podrá dirigirse en forma directa al representante legal de la entidad cooperativa de la cual requiere la información o al organismo estatal que se encuentre ejerciendo en el momento el control y vigilancia o que tenga a su cargo el conocimiento de las actividades que desarrolla la misma, formulando la solicitud que corresponda.» x SFC - Revisorı́a fisal. Reserva documental Concepto No. 2002061753-1. Febrero 5 de 2003 id_2002061753.htm[31/12/23, 1:05:52 p. m.]