SFC - SARLAFT. Actualización de datos. Concepto 2013048930-001 del 19 de julio de 2013 id2013048930

SARLAFT, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Concepto 2013048930-001 del 19 de julio de 2013

Síntesis: La información que debe ser objeto de actualización es aquella susceptible de cambiar, es decir, aquella “…que por su naturaleza pueda variar.” Así, teniendo en cuenta que el formulario de vinculación de clientes requiere la información relacionada con los ingresos mensuales y los ingresos operacionales del cliente - rubro que se supondría cambia de un año para otro – se entiende que la obligación de actualización recae sobre este. «(…) consulta en la que solicita el concepto de esta Superintendencia sobre algunos aspectos relacionados con la obligación de actualización de datos de los clientes, a que se refiere el literal a) del numeral 4.2.2.1.1.4 del SARLAFT.

Sus inquietudes se responderán en el mismo orden en que fueron planteadas. Con el fin de evitar repeticiones y trascripciones innecesarias, los numerales y sub numerales que se citan para efectos de las respuestas, corresponden en todos los casos al Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, norma que puede ser consultada en nuestra página Web www.superfinanciera.gov.co, vínculo: Normativa/ Normas/ Circular Básica Jurídica (C.E. 007 de 1996) /Título I/ Capítulo XI.

P. 1/ “… se consulta si el deber de actualización anual establecido en la norma transcrita requiere, de manera indefectible, que cada año se diligencie nuevamente el formulario de solicitud de vinculación (o formulario de conocimiento del cliente) por parte del cliente de la sociedad comisionista?... “

R/ Para una mejor comprensión de la respuesta, se trascribe el literal a) del numeral 4.2.2.1.1.4 citado por Usted: “4.2.2.1.1.4 Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente “Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos: a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente”. (Subrayado y negrilla fuera del texto). De acuerdo con la norma transcrita - salvo que se trate del cambio la participación de los accionistas o asociados1 - se deben confirmar y actualizar como mínimo una vez al año aquellos datos de los clientes que por su naturaleza puedan cambiar, tales como la dirección, actividad y origen de los recursos. De lo anterior se desprende que no debe diligenciarse anualmente el formulario de solicitud de vinculación de clientes; este se diligencia solo una vez. La obligación anual se refiere simplemente recaudar la información del cliente que pueda variar.

P. 2/ “…La actualización anual de información podría entenderse llevada a cabo a

través del envío de una carta (documento físico) a la sociedad comisionista por parte del cliente, donde se certifique que su información ha cambiado en X o Y sentido?” R/ En cuanto a los medios a los que acuda la entidad para el acopio y/o recaudo de la información que debe ser actualizada por sus clientes, estos son del resorte exclusivo de cada una de ellas, no siendo competencia de esta Entidad sugerir o señalar alguno, por cuanto la norma señala “que” es lo mínimo que las entidades deben tener y hacer; le corresponde a las entidades establecer “como” lo van a hacer.

P. 3/ “…De ser esto posible, qué requisitos de forma debería contener dicho documento?” R/ En cuanto a los requisitos de forma que deben cumplir los documentos físicos, estos dependerán de los requisitos que para el efecto haya determinado discrecionalmente cada entidad. Adicionalmente, corresponde a cada institución verificar si la ley exige o no exige - en relación con el medio escogido para el recaudo de la documentación - algún requisito concreto para que lo efectuado a través del mismo tenga plena eficacia y validez; es decir que sea un medio idóneo para el efecto.

P. 4/ “…teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico), se consulta si para efectos de dar cumplimiento a lo previsto en la norma transcrita, y en particular, al deber de actualización anual de información de nuestros clientes, se puede acudir a herramientas tecnológicas que permitan llevar a cabo dicha actualización a través de otros canales o medios verificables, como podrían serlo el correo electrónico, el fax, la grabación de llamadas etc.?” R. 4/ El literal c) del numeral 4.2.2.1.1.4 señala lo siguiente:

“4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente (...) c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin 1 En cuyo caso corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente.” De acuerdo con el texto transcrito, es facultativo de las entidades acudir o no a los procedimientos que señala la ley 527 citada. Las entidades están en libertad de acudir a las herramientas que consideren necesarias, sean estas tecnológicas o no, para recaudar y actualizar la información de sus clientes. De lo que deben asegurarse, es que el medio o herramienta empleada les permita tener la seguridad de que la información que recaudarán a través del mismo fue efectivamente enviada por el cliente, y, como se señaló en precedencia, que el medio escogido, si es del caso, cumpla con los requisitos legales para su empleo. No debe olvidarse que el/los medio/s escogidos deberán estar - previamente a su aplicación - reflejados/incorporados en las políticas y procedimientos del SARLAFT.

P. 5/ “…se consulta igualmente qué medios podrían utilizarse para dicho propósito, y qué requerimientos o procedimientos especiales deberían atenderse por parte de una sociedad comisionista para dar cumplimiento a lo previsto en el literal a) del numeral 4.2.2.1.1.4 del Capítulo XI del Título 1 de la Circular Básica Jurídica?”

R. 5/ De conformidad con lo señalado en las consideraciones generales del capítulo XI, mediante el mismo, esta Superintendencia “establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. De acuerdo con la respuesta a la segunda de sus inquietudes, se reitera que la norma señala “que” es lo mínimo que las entidades deben tener y hacer; le corresponde a las entidades establecer “como” lo van a hacer.

Por lo anterior, no es competencia de esta Superintendencia señalar los medios que podrían ser empleados por la vigilada para el efecto.

P. 6/ “Por último, en lo que se refiere a los estados financieros que aportan los clientes como soporte de sus ingresos al momento de la vinculación a la sociedad comisionista, podría entenderse que recae igualmente el deber de actualización anual? ...” R/ El literal a) del numeral 4.2.2.1.1.4 transcrito, señala que la información que debe ser objeto de actualización es aquella susceptible de cambiar, es decir, aquella “…que por su naturaleza pueda variar.” Así, teniendo en cuenta que el formulario de vinculación de clientes requiere la información relacionada con los ingresos mensuales y los ingresos operacionales del cliente - rubro que se supondría cambia de un año para otro – se entiende que la obligación de actualización recae sobre este.

P. 7/ “…En caso afirmativo bastaría el envío de los estados financieros respectivos a través de alguno, o algunos de los medios cuestionados en los párrafos anteriores?” R/ Se reitera la respuesta dada a la segunda (2) y quinta (5) de sus inquietudes.

(…).»