SFC - SARLAFT. Aseguradoras. Intermediarios. Conocimiento del cliente. Concepto 2016064509-001 del 22 de julio de 2016 id2016064509

SARLAFT, ASEGURADORAS, INTERMEDIARIOS, CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Concepto 2016064509-001 del 22 de julio de 2016

Síntesis: Si quien conoce personalmente al cliente es el intermediario de seguros, aunque lo haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías establecidos por la compañía de seguros, es quien en primera instancia obtiene la documentación respectiva y por ende está obligado para con la compañía de seguros a garantizar la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la misma, de manera que cumpla con los requisitos dispuestos en los numerales 4.2.3.1.1. a 4.2.3.1.3 del Capítulo IV Título IV Parte I de la Circular Básica Jurídica. «(…) comunicación por medio de la cual consulta, “¿Es jurídicamente viable que una compañía de seguros pueda legalmente aceptar que los formularios de solicitud de vinculación y conocimiento del clientes (SIC) – SARLAFT – que han sido previamente diligenciados y firmados en original por los potenciales clientes, sean enviados a la aseguradora por éste o por el intermediario de seguros mediante su reproducción en copia PDF, vía correo electrónico, permitiéndosele de esta manera a la aseguradora su recepción y conservación, no en documento físico original sino en la copia reproducida del PDF?”.

En primer lugar procede señalar que tratándose de compañías de seguros, esta Superintendencia ha regulado de manera especial, en el artículo 4.2.2.2.1.4.3. del Capítulo IV Título IV Parte I de la Circular Básica Jurídica, el proceso de conocimiento del cliente a través de los intermediarios de seguros, pues

allí dispuso: “En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, el proceso de conocimiento del cliente puede dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad vigilada contratante y la responsabilidad sigue radicada en cabeza de ésta última.” Es así como se permite que las compañías de seguros efectúen el proceso de conocimiento del cliente a través de los intermediarios de seguros, sin que por ello su responsabilidad se vea relevada. En este orden, si quien conoce personalmente al cliente es el intermediario de seguros, aunque lo haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías establecidos por la compañía de seguros, es quien en primera instancia obtiene la documentación respectiva y por ende está obligado para con la compañía de seguros a garantizar la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la misma, de manera que cumpla con los requisitos dispuestos en los numerales 4.2.3.1.1. a 4.2.3.1.3 del Capítulo IV Título IV Parte I de la Circular Básica Jurídica. De otra parte, el artículo 5 de la Ley 527 de 1999, reconoce los efectos jurídicos, validez y fuerza obligatoria a toda información que se encuentre en forma de mensaje de datos, esto es, “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), Internet, el correo electrónico (…)”.

Significa lo anterior que, la información remitida por el intermediario de seguros en copia PDF como mensajes de datos, goza de reconocimiento jurídico, sin que sea necesario, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 4.2.3.1.1.del Capítulo mencionado, que los documentos físicos originales que contienen dicha información tengan necesariamente que enviarse a la compañía de seguros. A pesar de lo anterior, debe en todo caso recordarse que será la compañía de seguros quien deba asegurarse de que exista garantía confiable de que se conserva la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez y responderá por que los documentos físicos originales pueden ser mostrados a quien deban presentarse, tal como se señala en el Capítulo II de la Ley 527 de 1999 y los numerales 4.2.3.1.1. a 4.2.3.1.3 ya citados. (…).»