SFC - SARLAFT. Manejo, guarda y conservación de documentos Concepto 2019022575-001 del 29 de marzo de 2019 id2019019131

SARLAFT, MANEJO, GUARDA Y CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS Concepto 2019019131-001 del 18 de marzo de 2019

Síntesis: Las entidades vigiladas obligadas a adoptar un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, SARLAFT, en los términos dispuestos en el Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica, deberán conservar toda la documentación que pueda dar cuenta de las etapas y elementos de su Sistema por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de su registro, la cual podrá ser destruida luego de este término garantizando su reproducción exacta, en caso que las Autoridades competentes o instancias autorizadas requieran su consulta posterior. «(…) comunicación mediante la cual, plantea una inquietud relacionada con el deber de manejo, guarda y conservación de los documentos relacionados con el SARLAFT, específicamente, dar claridad acerca de si el término de 2 años de que tratan los numerales 3.3.9 y 3.3.10 de la Circular Externa 042 de 2012, relativo al término de conservación de las grabaciones de llamadas para consulta de datos o actualización de la información de los clientes es aplicable en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, .

Con el fin de atender sus inquietudes son del caso efectuar las siguientes consideraciones, a saber: En primer término, se debe precisar que las Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, corresponden con el Capítulo IV, Título IV de la Parte

Primera de la Circular Externa 029 de 2014, el cual incorpora a las Circulares Externas 055 de 2016 y 023 de 2018, proferidas por la Superintendencia Financiera de Colombia –SFC (En adelante Capitulo IV o norma SARLAFT)1, en desarrollo de lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 102 del Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero –EOSF. Respecto de esta última norma y en relación con el deber de guarda y conservación de la información de la documentación que genere el SARLAFT, tenemos lo siguiente: “4.2.3. Documentación Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. 4.2.3.1. Requisitos: La documentación como mínimo debe contar con: 4.2.3.1.1. Respaldo documental (...) 4.2.3.1.3. Criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma, de conformidad con el art. 96 del EOSF, según el cual, los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la SFC, deben conservarse por un período no menor de 5 años, desde la fecha del respectivo asiento sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. En el caso de las entidades a las que no les sea aplicable el art. 96 del EOSF, de acuerdo con el art. 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles deben conservarse por un período de 10 años. Vencidos dichos periodos, pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado,

se garantice su reproducción exacta.” (Subrayado es nuestro) 1 Para una mejor comprensión de la norma, esta se encuentra a disposición del público en general, ingresando a la página electrónica www.superfinanciera.gov.co siguiendo los vínculos: Normativa - Normas - Circular Básica Jurídica (C.E. 029/14) - Parte I - Título IV - Capitulo IV. De esta manera y por remisión expresa efectuada por el subnumeral 4.2.3.1.3 referido anteriormente, se deben observar los alcances planteados por el artículo 96 del EOSF, de la siguiente manera: “ARTICULO 96. CONSERVACION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta…” Bajo los anteriores lineamientos, es claro que aquellas entidades vigiladas que deban prestar estricta observancia y cumplimiento al EOSF, como es el caso de la cooperativa que Usted representa, así como a lo establecido por la norma SARLAFT, deberán conservar toda la documentación que pueda dar cuenta de las etapas y elementos de su Sistema de prevención del riesgo de LA/FT, por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de su registro, la cual, si bien, podrá ser destruida luego de este término garantizando su reproducción exacta, con el fin de requerirse su consulta en cualquier momento por

parte de las Autoridades competentes o instancias autorizadas para su consulta. Lo expuesto es coincidente con lo establecido en la Recomendación 11 de las 40 expedidas por el GAFI, que señala en su inciso segundo los siguiente: Debe exigirse a las instituciones financieras que conserven todos los registros obtenidos a través de medidas de DDC (ej.: copias o registros de documentos oficiales de identificación como pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducción o documentos similares), expedientes de cuentas y correspondencia comercial, incluyendo los resultados de los análisis que se hayan realizado (ej.: investigaciones preliminares para establecer los antecedentes y el propósito de transacciones complejas, inusualmente grandes), por un período de al menos cinco años luego de terminada la relación comercial o después de la fecha de efectuada la transacción ocasional. Debe exigirse a las instituciones financieras, por ley, que mantengan los registros sobre las transacciones y la información obtenida mediante las medidas de DDC. La información de DDC y los registros de transacciones deben estar a disposición de las autoridades competentes locales con la debida autorización Ahora bien, respecto de Circular Externa 042 citada en su comunicación, le informamos que la norma vigente que desarrolla los temas de Canales, Medios, Seguridad y Calidad en el Manejo de Información en la Prestación de Servicios Financieros, corresponde al Capítulo I, Título II de la Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014, dónde encontramos el texto que a continuación se trascribe: “2.3.3.2.9. Grabar las llamadas realizadas por los clientes a los centros de atención telefónica cuando consulten o actualicen su información.

La información a que se refieren los subnumerales 2.3.3.2.1., 2.3.3.2.6 y 2.3.3.2.9 debe ser conservada por lo menos por 2 años. En el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.” Dicha disposición regula un tema diferente, pues está referido al deber para las entidades vigiladas de documentar, registrar y capturar, información específica de sus clientes cuando estos se contactan a través del call center para temas operativos, tales como, establecer los canales de su preferencia, hábitos transaccionales, topes para transar en dichos canales, actividades de mercadeo, promoción de los productos o servicios que se puedan presentar. Sin embargo, si esta información da cuenta o está referida a la vinculación del cliente o la actualización de datos de que tratan los subnumerales 4.2.2.2.1.5, 4.2.2.2.1.5.3 y 4.2.2.2.1.8.1.1 de la norma SARLAFT, con base en las consideraciones expuestas y en la especialidad de la norma se debe aplicar lo dispuesto en el subnumeral 4.2.3.1.3 de la circular SARLAFT, el cual establece que estos registros “…deben conservarse por un período no menor de 5 años, desde la fecha del respectivo asiento…”. (…).»