SFC - SARLAFT. Transferencias internacionales Concepto 2012061314-001 del 10 de agosto de 2012 id2012061314

SARLAFT, TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES Concepto 2012061314-001 del 10 de agosto de 2012

Síntesis: Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero. Cuando la norma hace alusión a la posibilidad de efectuarse o emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales, se refiere a la posibilidad de efectuar dicho procedimiento mediante un mecanismos técnico o tecnológico que permita interactuar a las personas, así se encuentren una delante de otra u otras sin encontrarse en el mismo sitio. «(…) consulta mediante la cual plantea la existencia de dos inquietudes: PRIMERA PREGUNTA: “(…) 1 El primero sobre las consideraciones adicionales que desde el punto de vista de SARLAFT deberíamos tener en cuenta en relación con la responsabilidad del intermediario del Mercado Cambiario de “Exigir los documentos que le permitan verificar la naturaleza de la transacción, incluyendo los que señalen en esta Circular”.

(Circular Reglamentaria DCIN-83 numeral 1.4 literal e) Capítulo 1. “…” R/ Sobre el particular es pertinente manifestar lo siguiente: En primer lugar es preciso poner de presente que las operaciones de giro y remesa de divisas en moneda extranjera son operaciones autorizadas a los Intermediarios del Mercado Cambiario (IMC) y se encuentran reglamentadas por la Resolución 8 de 2000 expedida por la Junta Directiva del Banco de la República. De manera particular, el artículo 59 de la norma en comento dispone lo siguiente:

“Artículo 59°. OPERACIONES AUTORIZADAS. Los intermediarios del mercado cambiario podrán realizar las operaciones de cambio de acuerdo con la clasificación que se señala a continuación: “1. Los bancos comerciales, los bancos hipotecarios, las corporaciones financieras, así como las compañías de financiamiento comercial y las cooperativas financieras cuyo patrimonio técnico sea igual o superior al capital mínimo que debe acreditarse para la constitución de una corporación financiera, podrán realizar las siguientes operaciones de cambio: “(…) h. Enviar o recibir pagos en moneda extranjera y efectuar remesas de divisas desde o hacia el exterior, y realizar gestiones de cobro o servicios bancarios similares. “(…) “2. Las compañías de financiamiento comercial y las cooperativas financieras cuyo patrimonio técnico sea inferior al capital mínimo que debe acreditarse para la constitución de una corporación financiera, así como las sociedades comisionistas de bolsa y las casas de cambio cuyo patrimonio sea superior a tres mil quinientos millones de pesos ($3.500.000.000) podrán realizar las siguientes operaciones de cambio: “(…) “e. Envío o recepción de giros y remesas de divisas que no deban canalizarse a través del mercado cambiario. (…)” Así mismo, el artículo 60 Ibídem dispone entre otras obligaciones la siguiente para los IMC: “Artículo 60°. OBLIGACIONES. Los intermediarios del mercado cambiario estarán obligados a: “Exigir la presentación de la declaración de cambio en los términos y condiciones que señale el Banco de la República. (…)” En tal sentido, mediante Circular Reglamentaria Externa –DCIN – 83

el Banco de la República estableció los términos, condiciones y obligaciones en relación al cumplimiento de los procedimientos aplicables a las operaciones de cambio, en particular señalando normas respecto de la declaración de cambio. En efecto, la citada norma establece lo siguiente: “1.4. Responsabilidad Derivada de la Presentación de las Declaraciones de Cambio Los IMC serán responsables de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la R.E. 8/00 J.D., de: a. Conocer adecuadamente al cliente en ejercicio de los deberes de control y prevención a las actividades delictivas, para poder informar, en caso de ser requerido, a las autoridades de control y vigilancia del régimen cambiario sobre las características básicas de la operación cambiaria de la que son intermediarios, conforme a lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero sobre prevención de actividades delictivas, en los artículos 39 a 44 de la Ley 190 de 1995 y en los artículos 9° y 11 de la Ley 526 de 1999 y demás normas que las modifiquen o adicionen; “(…) e. Exigir los documentos que le permitan verificar la naturaleza de la transacción, incluyendo los que se señalen en esta Circular; ”(…) El incumplimiento de estas obligaciones y de cualquier otra consignada en el régimen cambiario dará lugar a la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de sus competencias, tanto a la entidad como a los funcionarios responsables que desacaten estas disposiciones, de acuerdo con lo previsto en la Ley 9ª de 1991, el Estatuto Orgánico del

Sistema Financiero y la Ley 964 de 2005, así como las demás disposiciones concordantes” (El resaltado es nuestro). Así pues, según lo dispuesto en la normatividad antes citada las IMC deberán en los términos de los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, conocer adecuadamente al cliente en ejercicio de los deberes de control y prevención a las actividades delictivas, efecto para el cual, les corresponde conocer las particularidades básicas del movimiento cambiario en el que intervienen, en concordancia con lo anterior tienen que atender lo dispuesto en el numeral 4.2.2.1.1. y siguientes del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, sobre conocimiento del cliente, por lo cual, necesitan requerir los documentos que en entender del IMC le permita verificar la naturaleza de la transacción , esto es, conocer el origen, razón o fuente de la operación, efecto para el cual, tienen que observar cierta información de tiempo, modo y lugar etc., que brinden el remitente y el destinatario de la operación, y que se pueda capturar en los documentos soportes de la operación misma. Sobre el conocimiento del cliente, corresponde a cada una de las entidades diseñar e implementar su propio sistema de administración de riesgo de LA/FT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en el Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, atendiendo a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada entidad, por lo tanto, éstas se encuentran en el deber de establecer los procedimientos, metodologías y desarrollos para una adecuada

implementación y funcionamiento del riesgo, teniendo como prioridad el deber de prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes. Debe ser claro que el conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos1: a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. b) Actividad económica. c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. c) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones. Además, las metodologías para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos: IRecaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica. II Monitorear continuamente las operaciones de los clientes. III: Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas. Además la información soporte de la vinculación de los clientes deberá tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales. Ahora bien, en particular sobre el deber de exigir los documentos que le permitan verificar la naturaleza de la transacción, como puede ser él envió del recibo de pagos en moneda extranjera y remesas de divisas desde o hacia el exterior, y el cobro o servicios bancarios similares, el numeral 5 del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica

Jurídica 007 de 1996, se determina lo siguiente: “(…) 5 Reglas Especiales para Transferencias En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral. En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s). “(…) 5.1 Transferencias internacionales 5.1.1 Transferencias realizadas a través de SWIFT 5.1.1.1 Información del ordenante La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país, ciudad y entidad financiera originadora. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información. 5.1.1.2. Información del beneficiario La siguiente es la información mínima del beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país y ciudad. 5.1.1.3. Pagos de transferencias Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información: • En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico. • En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante

legal, domicilio y número telefónico. Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación. 5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema 5.1.2.1. Información del ordenante La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora/Money Remitters. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información. 5.1.2.2. Pagos de transferencias Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información: • En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico. • En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico. Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación” (El resaltado es nuestro). En este sentido, las normas antes citadas describen la información mínima que deberá recabar la entidad cuando desarrolle éste tipo de operaciones, ahora bien, si luego de un análisis particular al sistema de administración de riesgo LA/FT en el producto–remesasde un IMC, se considera necesario solicitar otros documentos que brinden una información esencial sobre quién envía el giro (remitente persona natural),

desde qué país, a quién se envía (destinatario o beneficiario) y por qué monto o se ha determinado implementar algunas alertas automáticas que dan como resultado diferentes alternativas de acción que van desde tramitar el giro a través del sistema Swift etc., es un aspecto que deberá evaluar internamente cada entidad. Es claro entonces que corresponde a las mismas entidades en general y a las áreas de cumplimiento en particular, atender el cumplimiento de los aspectos mínimos de información previstos en las normas antes citas y determinar internamente las instrucciones, metodologías y procedimientos que resulten pertinentes dentro de su estructura de SARLAFT para gestionar dicho riesgo solicitando cualquier otra información , siempre que le permitan verificar la naturaleza de la transacción, su origen, razón de ser, circunstancias de tiempo, modo y lugar, recordándole de todas maneras la obligación que le asisten a las entidades de observar y cumplir, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades, las disposiciones relativas a la prevención del riesgo LA/FT, procedimientos que luego serán verificados en su cumplimiento mínimo normativo por parte de la SFC. SEGUNDA PREGUNTA. “2) El segundo, es el interés que le he manifestado respecto a la posibilidad de poder considerar la realización de la entrevista presencial a través de medios tecnológicos como el skype u otro similar, que permita constatar la identidad y características de quien está al otro lado, y que es un potencial cliente de la entidad financiera”. R/ Sobre el particular es pertinente manifestar lo siguiente: El artículo 4.2.2.1.1.4. del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, sobre la realización de las entrevistas lo siguiente:

“(…) 4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos: b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma. c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente”. Ahora bien, el siguiente numeral establece lo siguiente: “(…) 4.2.2.1.1.2.1. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas. Podrán emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, bajo las siguientes condiciones: a) Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT. b) Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades. En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad como de alto riesgo, con

excepción de la jurisdicción, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad. Ahora bien, de acuerdo con lo dispuesto por el Diccionario de la Real Academia de la Lengua presencia y/o presencial significa lo siguiente: “(…) Presencia. (Del lat. praesentĭa). 1. f. Asistencia personal, o estado de la persona que se halla delante de otra u otras o en el mismo sitio que ellas. En este sentido, cuando la norma hace alusión a la posibilidad de efectuarse o emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales, se refiere a la posibilidad de efectuar dicho procedimiento mediante un mecanismos técnico o tecnológico que permita interactuar a las personas, así se encuentren una delante de otra u otras sin encontrarse en el mismo sitio. Ahora bien, es pertinente determinar que para materializar dicha posibilidad la entidad requiere cumplir con los presupuestos de la norma antes citados como son precisamente: 1 Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT. En este sentido, la entidad deberá justificar dentro de sus procedimientos las circunstancias que rodean la ejecución e implementación de este mecanismo y las forma y metodología utilizada para efectuarla. 2 Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades, en este sentido, deberá desarrollar un esquema de procedimiento exigente respecto de los clientes vinculados bajo esa modalidad. 3 Deberá observar estrictamente la obligación de implementar en aquellos casos en que

alguno de los factores de riesgo involucrados, esté calificado por la entidad como de alto riesgo, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad, sin excepción. Finalmente, es preciso mencionar que los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero y que las entidades vigiladas no podrán iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, sin olvidar que de la realización de la entrevista al potencial cliente deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma. (…).»