SFC - Sistema de administración de riesgos. Informes a junta directiva. Pronunciamientos. Actas Concepto 2015057878-002 del 28 de julio de 2015 id2015057878

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, INFORMES A JUNTA DIRECTIVA, PRONUNCIAMIENTOS, ACTAS Concepto 2015057878-002 del 28 de julio de 2015

Síntesis: Esta Superintendencia en las instrucciones impartidas a las entidades vigiladas sobre los sistemas de administración de riesgos, señaló como funciones de la junta directiva, entre otras, la de pronunciarse respecto de algunos temas y/o informes que le deben ser presentados en relación con los mismos, advirtiendo en algunos casos, la necesidad de dejar expresa constancia de dicho pronunciamiento en el acta correspondiente. «(…) comunicación radicada en esta Superintendencia bajo el número de la referencia, mediante la cual formula una consulta en los siguientes términos: “Existe polémica entre los supervisados y sus órganos de control, respecto del alcance que la Superintendencia Financiera de Colombia quiere darle a las instrucciones que le imparte a las Juntas Directivas y a los Representantes legales asignadas dentro de sus funciones, especialmente para los distintos Sistemas de Administración de Riesgos inscritos en la Circular Básica Contable y Financiera como en la Circular Básica Jurídica respecto del “Pronunciamiento”, que de acuerdo con algunas de esas normas debe ser expreso y detallado.

Generalmente, los abogados que llevan las actas de las sesiones de Junta Directiva, tienden a limitar la decisión indicando entre otras: Damos por recibido el informe, damos por enterados. Por lo anterior agradecemos que esa Superintendencia establezca el alcance y en lo posible cite ejemplos para los distintos riesgos. (…)” Sobre el particular, a efectos de atender su consulta estimamos pertinente formular las siguientes

consideraciones: En primer término, es de señalar que la junta directiva como máximo órgano de administración de las sociedades, es la responsable principal de direccionar y hacer seguimiento a la gestión de los riesgos que asume la entidad para desarrollar su estrategia de negocio y de determinar el perfil y el apetito de riesgos, y en tal sentido, no solo es responsable de definir una política de administración de riesgos, sino que además tiene el deber de conocer la exposición efectiva de la sociedad, hacer seguimiento a la misma y adoptar los correctivos en caso de que se presenten desviaciones. Atendiendo lo anterior, esta Superintendencia en las instrucciones impartidas a las entidades vigiladas sobre los sistemas de administración de riesgos, señaló como funciones de la junta directiva, entre otras, la de pronunciarse respecto de algunos temas y/o informes que le deben ser presentados en relación con los mismos, advirtiendo en algunos casos, la necesidad de dejar expresa constancia de dicho pronunciamiento en el acta1 correspondiente. Particularmente, en el numeral 4.2.4.1 del Capítulo IV, Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 28 de 2014, relacionado con la administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, dispuso de manera general que “Todas las decisiones y actuaciones que se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deberán constar por escrito en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente motivadas.”. (Negrilla fuera de texto) En segundo lugar, es de resaltar que el artículo 23 del Código de Comercio impone a los administradores, entre ellos, a los miembros de la junta directiva, una serie de deberes y

responsabilidades, en virtud de los cuales deben obrar con la diligencia de un buen hombre de negocios y realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. En igual sentido, el artículo 72 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero impone a los administradores y demás funcionarios de las entidades vigiladas el deber de obrar no sólo dentro del marco de la ley, sino también dentro del principio de la buena fe y de servicio al interés público, para lo cual establece en su literal l) que deben abstenerse, entre otras conductas, “(…) de incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga (…)”. En este orden de ideas, debemos precisar que si bien la legislación mercantil no contempla de manera particular las formalidades, los requisitos o los aspectos que deben contener las actas de la junta directiva, como sí lo hace respecto de las actas de la asamblea de accionistas o junta de socios2, lo cierto es que las actas son el medio probatorio por excelencia para acreditar no sólo la realización de las reuniones, sino también los temas tratados, las deliberaciones presentadas, las decisiones adoptadas y, en general, el cumplimiento de las funciones que les han sido asignadas a los respectivos cuerpos colegiados. El adecuado y efectivo cumplimiento de dichos deberes exige de los miembros de la junta directiva una participación activa en las reuniones, solicitando la información, las aclaraciones o las precisiones que sean necesarias para tomar decisiones debidamente fundamentadas, exponiendo las consideraciones que le merecen los aspectos que son sometidos a su consideración, manifestando su acuerdo o desacuerdo en relación con los mismos y requiriendo los ajustes o las medidas que resulten

pertinentes, todo ello, en aras de que las actuaciones del máximo órgano de administración estén orientadas a la búsqueda del mejor interés para la entidad. En este sentido, no basta con que en las actas de las sesiones de junta directiva se incorporen anotaciones tales como “Damos por recibido el informe, damos por enterados.”, pues de acuerdo con lo expuesto y en desarrollo de una conducta transparente, responsable, diligente y profesional, en ellas debe consignarse razonablemente lo ocurrido en las reuniones, incluyendo por lo tanto, las deliberaciones, comentarios u observaciones presentadas por los directores en torno a los temas e informes sometidos a su consideración y su manifestación o pronunciamiento expreso y motivado en 1 Particularmente en los numerales 4.2.4.1.7 y 4.2.4.1.8 del Capítulo IV, Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 28 de 2014 se establece que debe dejarse expresa constancia en la respectiva acta del pronunciamiento de la junta directiva. 2 Artículos 189 y 431 del Código de Comercio torno a los mismos, de tal manera que se refleje adecuadamente en el texto de las actas la gestión adelantada para el cumplimiento de sus funciones. Es por ello que el nuevo Código País adoptado mediante Circular Externa 028 de 2014, en su numeral 18.4 recomienda que en el reglamento de la junta directiva se establezcan las funciones del secretario de la misma, entre ellas, la de “iii. Conservar la documentación social, reflejar debidamente en los libros de actas el desarrollo de las sesiones, y dar fe de los acuerdos de los órganos sociales.”.

(Negrilla fuera de texto). Al punto, finalmente consideramos pertinente referirnos al concepto emitido por la Superintendencia de Sociedades en el cual señaló que: "(…) El nivel de detalle de las deliberaciones, salvo la existencia de disposición estatutaria o del reglamento del órgano social de que se trate, estará dado por la prudencia y la finalidad misma del acta, la cual no es otra que dejar la constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento resulte idóneo y bastante para despejar eventuales dudas o encontrar los rastros que antecedieron a una determinada decisión". "Estos criterios también son útiles en punto de determinar si se hace transcripción literal o sólo una síntesis de los principales comentarios o argumentos de los asistentes (…)".3 (…).» 3 Oficio 220-39035 del 6 de mayo de 1999.