SFC - Sistema de control interno. Oficinas de representación Concepto 2009053454-002 del 24 de agosto de 2009 id2009053454

SISTEMA DE CONTROL INTERNO, OFICINAS DE PRESENTACIÓN Concepto 2009053454-002 del 24 de agosto de 2009.

Síntesis: La Circular Externa 14 de 2009 resulta aplicable a las oficinas de representación de organismos financieros del exterior, en cuanto se encuentran sujetas a la supervisión de esta Superintendencia. En atención al tamaño y operaciones de las oficinas de representación éstas pueden adoptar un SCI sencillo, que cumpla unos parámetros mínimos. Las oficinas de representación forman parte de organizaciones que por regla general tienen sistemas de control interno que responden a las mejores prácticas internacionales, los cuales se ajustan a los lineamientos generales de la referida Circular Externa 014 de 2009. «(…) consulta sobre “aplicabilidad o no de la Circular Externa 14 del 19 de mayo de 2009 a las oficinas de representación de organismos financieros del exterior (…) con el fin de encontrar una interpretación armónica del tema, en la medida en que tanto el régimen de operaciones autorizado para estas oficinas como su infraestructura, no dan para la aplicabilidad de esta circular.” Sobre el particular, es de señalar que de conformidad con lo dispuesto en los numerales 7.1 y 7.2 de la citada Circular Externa, la misma resulta aplicable a las oficinas de representación de organismos financieros del exterior, en cuanto se encuentran sujetas a la supervisión de esta Superintendencia.

Ahora bien, precisamente tendiendo en consideración las particularidades de las diferentes entidades supervisadas por esta entidad, en el numeral 7.2 de la citada circular se estableció lo siguiente:

“Todas las entidades supervisadas, ya sean matrices o subordinadas, deberán implementar o ajustar su SCI a los requisitos mínimos establecidos en el presente capítulo, en forma tal que el mismo resulte acorde con el tamaño de su organización (en términos de número de empleados, valor de los activos e ingresos, recursos captados del público, número de sucursales o agencias, entre otros.) y la naturaleza de las actividades propias de su objeto social, así como de las desarrolladas por cuenta de terceros, teniendo en cuenta la relación beneficio/costo” De acuerdo con lo anterior, es claro que las entidades supervisadas deben diseñar un sistema que resulte acorde con sus características específicas y que responda a la relación beneficio/costo. Por lo tanto, en atención al tamaño y operaciones de las oficinas de representación éstas pueden adoptar un SCI sencillo, que cumpla unos parámetros mínimos. En este sentido, la Superintendencia ha considerado que en estos casos debe acreditarse que con dicho sistema se cumplen los presupuestos mínimos señalados en la citada circular y se asegura el logro de los siguientes objetivos:

1. Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones o actividades de la respectiva entidad.

2. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior de la organización.

3. Realizar una gestión adecuada de los riesgos asociados a su actividad.

4. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada por la organización, en especial la suministrada a esta Superintendencia.

5. Dar un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a la

entidad. Por otra parte es de recordar que las oficinas de representación forman parte de organizaciones que por regla general tienen sistemas de control interno que responden a las mejores practicas internacionales (COSO, SOX, Turnball, etc.), los cuales se ajustan a los lineamientos generales de la referida Circular Externa 014 de 2009. (…).»