SFC - Sistema de control interno. Oficinas de representación Concepto 2011063459-003 del 30 de septiembre de 2011. id2011063459

SISTEMA DE CONTROL INTERNO, OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Concepto 2011063459-003 del 30 de septiembre de 2011.

Síntesis: Todas las entidades vigiladas, incluidas las oficinas de representación de instituciones del exterior, que se encontraban en funcionamiento a la fecha de entrada en vigencia de la Circular Externa 038 de 2009, contaron con un periodo de tiempo prudencial para cumplir con los requerimientos del Sistema de Control Interno, plazos que a la fecha se encuentran vencidos. Respecto del elemento “Gestión de Riesgos”, si bien, a las oficinas de representación no les son aplicables los Sistemas de Administración de Riesgos (SARES) sí deben contar con las medidas de control destinadas a evitar que las operaciones que realizan puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma. «(…) consulta los plazos establecidos para las obligaciones del Sistema del Control Interno

(SCI) para las oficinas de representación de instituciones del exterior. Lo anterior teniendo en cuenta que “(…) la Circular Externa 038 de 2.009 hace referencia a unos plazos vencidos y no especifica los plazos o fechas vigentes para cumplir las obligaciones de Ambiente de Control, Información y comunicación y actividades de control, monitoreo y Evaluación Independiente respectivamente.” Sobre el particular, resulta pertinente efectuar las siguientes precisiones: Mediante la Circular Externa 014 de 2009 la Superintendencia Financiera de Colombia

estableció las reglas, parámetros y requisitos del Sistema de Control Interno -SCIcon el que deben contar todas las entidades sometidas a su inspección y vigilancia, modificando así las disposiciones contenidas en el Capítulo Noveno, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica). Para la implementación y/o adecuación del SCI, en la citada Circular Externa 014 se estableció el correspondiente cronograma para todos los elementos previstos en el citado instructivo. Posteriormente, esta Circular fue modificada por la Circular Externa 038 del mismo año, en la que, entre otros aspectos, se ampliaron los plazos previstos para el cumplimiento de los elementos mínimos del SCI, a saber, Ambiente de Control, Información y Comunicación y Actividades de Control, Monitoreo y, Evaluación Independiente. Es decir, que todas las entidades vigiladas (incluidas las oficinas de representación de instituciones del exterior) que se encontraban en funcionamiento a la fecha de entrada en vigencia de la Circular Externa 038 de 20091 contaron con un periodo de tiempo prudencial 1 La cual rige a partir de su publicación, 29 de septiembre de 2009. para cumplir con los requerimientos del Sistema de Control Interno, plazos que a la fecha se encuentran vencidos bajo el entendido de que dichas instituciones ya deben contar con un SCI que atienda las instrucciones impartidas por esta Superintendencia. Ahora bien, para la implementación del SIC en las nuevas entidades que se constituyan, se debe tener en cuenta que la referida Circular 038 dispone lo siguiente: “(…) El plazo para la implementación del SCI de las nuevas entidades será el equivalente

en meses al otorgado para cada uno de los elementos del SCI de que trata la presente circular, contado a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo mediante el cual se expida el certificado de autorización”. (Destacamos). En este orden de ideas, atendiendo los plazos establecidos en las Circulares 014 y 038, y la previsión transcrita, a continuación se relacionan los términos para la implementación del SCI de las “nuevas” entidades sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia: MESES ELEMENTO PARA IMPLEMENTAR Información y Comunicación y Nueve (9) meses Actividades de Control (Incluye SCI de la Gestión Contable y la Gestión de la Tecnología) Monitoreo Doce (12) meses Evaluación Independiente Quince (15) meses De otra parte, en relación con el elemento “Ambiente de Control”, es de precisar que los requisitos mínimos exigidos, en cuanto le sean aplicables, deberán ser acreditados para la apertura de la oficina de representación. Respecto del elemento “Gestión de Riesgos”, si bien, a las oficinas de representación no les son aplicables los Sistemas de Administración de Riesgos (SARES) establecidos por esta Superintendencia2, sí deben contar con “Las medidas de control destinadas a evitar que las operaciones que realizan puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma. (…)”. Dichas medidas deben ser acreditadas para el otorgamiento de la respectiva autorización de apertura, y así está previsto en la Circular Externa 007 del

17 de marzo de 2008 que contiene la lista de chequeo para el trámite 240 denominado Apertura de Oficinas de Representación de Entidades Financieras. Lo anterior, sin perjuicio de que la oficina de representación implemente su propio sistema de administración de riesgos, de acuerdo con los riesgos adicionales a los que esté expuesta 2 Gestión de riesgos de mercado – SARM, riesgo de crédito – SARC, riesgo operativo – SARO, riesgo de liquidez – SARL, riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo – SARLAFT, riesgo de garantías – SARG y riesgo de seguros – SEARS. en desarrollo de sus actividades, caso en el cual también deberá acreditarlo al momento del referido trámite de apertura. Para efectos de la contabilización de los plazos indicados en el cuadro anterior, deberá tenerse en cuenta lo previsto en el Código de Régimen Político y Municipal, el cual establece: “Artículo 59. Todos los plazos de días, meses o años, del que se haga mención legal, se entenderá que terminan a la medianoche del último día del plazo. Por año y por mes se entienden los del calendario común, y por día el espacio de veinticuatro horas; pero en la ejecución de las penas se estará a lo que disponga la ley penal. “Artículo 60. Cuando se dice que un acto debe ejecutarse en o dentro de cierto plazo, se entenderá que vale si se ejecuta antes de la media noche en que termina el último día del plazo (…)”. Finalmente, resulta pertinente precisar que la nueva oficina deberá enviar a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada uno

de los plazos establecidos para implementar el SCI, una certificación acerca del cumplimiento de los requisitos correspondientes, tal como lo indica la Circular Externa 038 de 2009. (…).»