SFC - Sociedades administradoras de FICs. Partidas pendientes por identificas Concepto 2020126047-008 del 8 de julio de 2020 id2020126047

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FICs, PARTIDAS PENDIENTES POR IDENTIFICAR Concepto 2020126047-008 del 8 de julio de 2020

Síntesis: Los recursos entregados a un Fondo de Inversión Colectiva en que no se logra su identificación se reconocen como un “aporte” en las cuentas patrimoniales, son invertidos de acuerdo con las políticas de inversión establecidas en el reglamento y sus rendimientos son capitalizados, y deben ser reconocidos al inversionista al momento de la identificación plena del recurso. Lo anterior implica, para la sociedad administradora, contar con procedimientos para depurar las partidas actuales por identificar y la capacidad de demostrar las gestiones realizadas en pro de su identificación. «(…) consulta relacionada con el manejo que los administradores de los Fondos de Inversión Colectiva (en adelante “FICs”), deben dar a “las partidas pendientes por identificar”.

(…) . Ahora bien, teniendo en cuenta el objeto de su consulta y las consideraciones a realizar a lo largo del presente oficio, es oportuno destacar que, según lo establece el artículo 3.1.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades fiduciarias y sociedades administradoras de inversión, todas ellas sujetas a la inspección y vigilancia de esta Agencia Estatal, son las únicas entidades autorizadas para administrar FICs, actividad que en todo momento deberán llevar a cabo en cumplimiento del régimen legal y reglamentario aplicable, bajo el entendido que de conformidad con la denominada “Teoría de los Estatutos Especiales” las entidades vigiladas por esta Superintendencia “(…) solo pueden realizar aquellas

operaciones que expresamente les han sido autorizadas por el legislador, o lo que es lo mismo, tienen un objeto social restringido a aquellas operaciones que les han sido expresamente autorizadas o permitidas (…)”1. Lo anterior para poner de presente que las actividades que sean llevadas a cabo por las entidades vigiladas con ocasión de la administración de los FICs, así como de la gestión y distribución de tales vehículos de inversión, deben ceñirse a lo dispuesto por el legislador para tal efecto, así como a las instrucciones impartidas al respecto por la Superintendencia Financiera de Colombia. Además, dichas actividades deben ser ejecutadas con plena observancia de los principios aplicables, tales como el principio de profesionalidad2, segregación3, prevalencia de los intereses de los inversionistas4, entre otros. Adicionalmente, corresponde mencionar que la infraestructura tecnológica y operativa con la cual deben contar las sociedades administradoras de los FICs, deben ser suficientes para el desarrollo de sus funciones y, particularmente para la constitución de unidades de participación en estos vehículos de inversión, siendo ésta además una condición necesaria para probar la capacidad administrativa de la entidad al momento de la constitución y durante toda la vigencia del fondo. Hechas tales aclaraciones, procedemos a responder una a una sus inquietudes, según se manifestó en el documento adjunto a su comunicación, de la siguiente forma: 1. “Cuál es el tratamiento que las Sociedades Administradoras deben dar a las partidas pendientes por identificar?” 1 Superintendencia Financiera de Colombia. Concepto 2013098090-002 del 27 de diciembre de 2013. 2 Decreto 2555 de 2010. Artículo 3.1.1.1.2.

3 Ibídem. Artículo 3.1.1.1.3. 4 Ibídem. Artículo 3.1.1.1.4. Sobre el particular, sea lo primero poner de presente lo manifestado por el la Dirección General de Regulación Financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Concepto N°1-201-010-010871, radicado ante esta Superintendencia bajo el número 2010040382-000 del 4 de junio de 2010, en relación con la vinculación formal de una persona a un FIC, en los siguientes términos: “(…) la inclusión de ‘la plena identificación de la propiedad de los recursos’ debe ser interpretada como un elemento constitutivo de la mencionada vinculación. “Lo anterior significa que un inversionista (…) sólo se reputará como tal, y por ende gozará de los derechos y prerrogativas de un participe, cuando concurran dos eventos: a. Que se realice la entrega efectiva de los recursos y b. Que, como parte del proceso de conocimiento del cliente, la entidad receptora de esos recursos haya realizado la plena identificación de la propiedad de los recursos. “En este sentido, la entrega de recursos a través de cualquiera de sus formas, solo se tendrá como constitutiva las participaciones en un fondo (…), cuando confluya la entrega de los recursos con la identificación de la propiedad de los mismos, momento a partir del cual operará la emisión de la documentación representativa de las participaciones (…). “No obstante lo anterior, (…) el mencionado elemento no implica que las sociedades administradoras (…) no puedan tener recursos sin identificar en las cuentas de la sociedad administradora. “Y es que el requisito de plena identificación de la propiedad de los recursos como se ha señalado es constitutivo de la participación más no de la operatividad de las entidades, pues es claro y entendible que, en algunos

momentos por el volumen de recursos que entran como inversiones (…) existan recursos que estén sin identificar, a pesar de encontrarse en las cuentas de la administradora y con posterioridad se realice su plena identificación para cumplimiento del segundo requisito.” (Destacado fuera del texto). Lo anterior, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3.1.1.6.1 del Decreto 2555 de 2010 respecto de la constitución de participaciones en un FIC, puesto que dicha actividad implica que la sociedad administradora no solo debe registrar, sino que demás debe llevar a cabo una gestión eficiente y efectiva para la identificación de los aportes, bajo el entendido que, en los términos del concepto en cita, “(…) la plena identificación de la propiedad de los recursos debe ser interpretado como un elemento constitutivo de la mencionada vinculación (…)”, la cual es formalizada con la emisión del documento representativo de las unidades participación en el respectivo Fondo de Inversión Colectiva. Así mismo, no sobra advertir que el proceso de constitución de las unidades de participaciones se encuentra sujeto al cumplimiento del procedimiento operativo de vinculación y de conocimiento del cliente por parte de la sociedad administradora, obligación que resulta transversal a todas las actividades que desarrollan las entidades vigiladas por esta Superintendencia en sus labores de administración de recursos de terceros. Por lo tanto, en cumplimiento de los procedimientos en comento, la sociedad administradora de un FIC debe realizar la identificación correspondiente, a efectos de que el cliente pueda ostentar la calidad de inversionista en el marco del mandato conferido a la entidad vigilada. Es preciso poner de presente que, aunque pueden existir recursos sin identificar, lo cierto es que la sociedad administradora tiene la carga de establecer procedimientos y controles internos que resulten idóneos, expeditos

y efectivos para la identificación oportuna del propietario de los recursos, y con ello formalizar el requisito de vinculación, de tal forma que el cliente pueda ostentar la calidad de inversionista en el marco del mandato conferido a la entidad vigilada. Por otra parte, mediante la Circular Externa N°011 de 2005 de la Superintendencia Bancaria [hoy Superintendencia Financiera de Colombia], se adicionó al catálogo de cuentas de la Clase 7 de la Resolución 3600 de 1988, la cuenta 73112 “Aportes por Identificar” para registrar las consignaciones realizadas por los adherentes que no habían podido ser identificados por la sociedad administradora, estableciendo la siguiente dinámica: “73112 Aportes por Identificar. “Registra las sumas recibidas por concepto de aportes que, una vez efectuado el proceso de verificación, no es posible la identificación plena del adherente por circunstancias ajenas a la sociedad administradora. “El uso de este código debe ser excepcional y la entidad debe tener a disposición de la Superintendencia Bancaria una relación detallada de estos dineros y de los trámites adelantados para realizar su legalización. “Para la cuenta 73112 ‘Aportes no Identificados’, se tendrán registros auxiliares en donde se reflejen los movimientos débitos y créditos en unidades, de tal forma que al multiplicar el movimiento por el valor de la unidad que rige para las operaciones del día, dé como resultado el valor a afectar en la contabilidad del fondo. “El saldo de los registros auxiliares en unidades de la cuenta ‘Aportes no identificados’ multiplicado por el valor de la unidad para las operaciones del día, debe corresponder en todo momento al saldo de esta cuenta.”

Actualmente, el Plan Único de Cuentas - PUC no se encuentra vigente; no obstante, el Catálogo Único de Información Financiera con fines de supervisión establecido mediante la Circular Externa 021 de 2014, creó la cuenta 352510 – “Participaciones por Identificar en Fondos de Inversión Colectiva”, aclarando que los preparadores de información financiera deben hacer uso de los códigos del catálogo, teniendo en cuenta la naturaleza jurídica y capacidad legal, así como las condiciones, codificación y estructura establecidas. Así las cosas, si bien las sociedades administradoras de los FICs deben realizar de manera permanente durante la vigencia del fondo, y en aras de garantizar la fidelidad y confiabilidad de los recursos que se encuentran bajo su administración, todas aquellas gestiones necesarias para lograr la plena identificación de los recursos que ingresan en el vehículo de inversión y formalizar la vinculación del propietario de los mismos, si los recursos depositados en las cuentas de uso exclusivo del FIC no se identifican plenamente, se constituyen de manera excepcional unidades identificadas como “Aportes por Identificar”, hasta el momento en que se conozca al propietario de los recursos, de forma tal que éste, en condición de inversionista, perciba los resultados económicos de la inversión. 2. “Es posible que los Fondos de Inversión Colectiva, incorporando las disposiciones particulares en sus reglamentos, puedan dar aplicación a los preceptos de la Ley 1777 de 2016, sin perjuicio que no se trata de cuentas abandonadas sino de transferencias a cuentas matrices de recepción de recursos de los FICs, las cuales no ha sido posible identificar? Es decir, si los Fondos por

reglamento regulan que a las partidas pendientes por identificar pueda darse aplicación el traslado de recursos al Fondo del ICETEX, en los términos de la norma y su decreto reglamentario, podría ser una alternativa para que los administradores de estos productos solucionen de fondo esta problemática generalizada en los administradores de dichos vehículos de inversión y al mismo tiempo se dé una función social a dichos recursos?” A fin de resolver su inquietud, resulta indispensable reiterar lo manifestado en relación con la Teoría de los Estatutos Especiales, para hacer explícita la implicación de tener un “objeto social restringido”; ello para poner de presente que las sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades fiduciarias y sociedades administradoras de inversión, están autorizadas para la administración de los Fondos de Inversión Colectiva, así como para la gestión y distribución de los mismos, bajo los términos de la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010 y atendiendo a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia para el efecto5. Por consiguiente, precisamos que las sociedades administradoras de los FICs son las responsables de proveer, durante toda la vigencia del fondo, los controles necesarios para realizar la conciliación y depuración de las cuentas bancarias donde fueron depositados los recursos para su inversión, y por tanto no se podrán trasladar a ninguna otra persona, responsabilidades operativas y de control propios de los administradores. En concordancia con lo anterior, debe recordarse además que según el régimen de responsabilidad aplicable, en los términos del artículo 3.1.3.1.2 Ibídem, las sociedades administradoras de los FICs responderán hasta de culpa leve por el cumplimiento de sus funciones, las cuales desarrollaran como expertos prudentes y diligentes,

definición ésta que retoma el principio de profesionalidad establecido en el artículo 3.1.1.1.2 del mismo Decreto y atiende igualmente a lo dispuesto en el artículo 2155 del Código Civil en lo que respecta al contrato de mandato. Con todo, conviene reiterar lo expuesto en el numeral 1, en el sentido que las sociedades administradoras de FICs están en la obligación, de acuerdo con el marco legal y conceptual descrito, de efectuar la identificación de los recursos de manera eficiente y oportuna. Así pues, en la medida en que la sociedad administradora ejecute con apego a la normatividad vigente la vinculación de clientes, lleve a cabo las demás actividades propias la administración de éstos vehículos de inversión con observancia de los principios aplicables y robustezca en lo necesario sus políticas para optimizar los procesos correspondientes, durante toda la vigencia del fondo la sociedad contará con las herramientas y los controles necesarios para que los procesos de vinculación, reconocimiento de aportes de los inversionistas y conciliación de las cuentas bancarias en las cuales se depositan los recursos a invertir, se realice de manera adecuada y oportuna. En ese orden de ideas, bajo el presupuesto que la existencia de las “partidas pendientes por identificar” obedecen a una situación excepcional y transitoria, y considerando que dentro del marco legal vigente no hay disposición alguna que remita o que permita la aplicación analógica la Ley 1777 de 2016 a las llamadas “partidas pendientes por identificar”, recordamos que las sociedades administradoras de estos vehículos de inversión, en principio no deben tener este tipo de aportes, pues de ellas se predica no solo la profesionalidad, sino también,

tal como lo dispone el artículo 3.1.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010, la capacidad administrativa, infraestructura tecnológica y operativa suficiente para realizar las actividades de administración, gestión y distribución en caso que estas dos últimas no hayan sido delegadas, del FIC. Lo anterior, sin dejar de lado que de los dineros recibidos en los FICs se infiere la calidad de inversionista de quien los entrega y una decisión de participación en el mismo. Lo anterior, considerando que cuando una persona natural o jurídica efectúa una consignación en una cuenta de un FIC, que como es conocido son 5 Superintendencia Financiera de Colombia. Circular Básica Jurídica (C.E. 029/2014). Parte III. Título VI., entre otros. cuentas de destinación específica, por la misma calidad del producto como vehículo de inversión, se entiende que su propósito es la de efectuar una inversión. Entiende entonces esta Agencia Estatal, que las fallas en los procesos operativos en el reconocimiento e individualización de los recursos recibidos, no puede justificar su clasificación como cuentas abandonadas; por el contrario, frente a estos recursos los administradores deben desplegar todas las acciones necesarias para dar estricto cumplimiento al mandato conferido, toda vez que la carga de identificación de estos recursos debe sustentarse en procedimientos claros, precisos y de pleno conocimiento de los inversionistas para su efectivo cumplimiento, sin que sea posible trasladar esa responsabilidad a los inversionistas, a fin de justificar un tratamiento de cuentas abandonadas. 3. “Si no es posible darle ese alcance, sabiendo la imposibilidad de declararse como bienes mostrencos que otra alternativa pueden tener las sociedades administradoras de estos productos, cuando realizando e implementando actividades diligentes no sea posible identificar

el beneficiario de la inversión en el Fondo y por consiguiente se continúen administrando esos recursos en inversiones genéricas acrezcan el fondo de acuerdo con sus políticas de inversión?” Como lo ha manifestado esta Superintendencia, en concordancia con lo conceptuado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el escenario que el administrador al recibir el dinero desconozca quién es el titular de los recursos, se pueden constituir sobre estos las correspondientes unidades denominadas precisamente como “Aportes por identificar” hasta el momento en que, una vez se han surtido los trámites y procedimientos dispuestos para tal fin, se determine quién es el propietario de la inversión. Lo anterior, atiende a la obligación irrenunciable del administrador de gestionar dichas partidas, motivo por el cual deberá continuamente evaluar, fortalecer y actualizar sus procedimientos a efecto de que la existencia de partidas por identificar no sea una constante en los vehículos administrados y su constitución se limite a situaciones particulares, excepcionales y transitorias en que, por el volumen de recursos que entran como aportes a los FICs, estén pendientes de trámite. Así mismo, deben desarrollarse procedimientos adicionales para lograr la identificación de los propietarios de los recursos, discriminando por cada deposito pendiente de identificar la fecha, valor y rendimientos generados, y evaluar las causas que no permiten la identificación oportuna, para mejorar constantemente los procedimientos de vinculación e identificación de recursos, sin dejar de lado la necesidad de adoptar políticas y robustecer los procesos correspondientes, a fin de garantizar la existencia en el tiempo de los recursos invertidos, así como de sus rendimientos, y que se prevengan fraudes a través de la utilización de los mismos.

4. “Es posible que la solución o la recomendación de la Superintendencia sea no permitirlas hacia futuro pero que las actuales se gestionen como a la fecha, hasta tanto se ubique o se haga presente su beneficiario y mientras tanto son recursos del fondo afecto a sus políticas?” Los aportes por identificar se originan cuando en el proceso operativo de identificación de los recursos depositados no se logró su identificación plena, por lo tanto, este proceso debe ser sujeto de evaluación continua, dependiendo de los canales de recepción de recursos, el tipo de inversionista, el desarrollo de herramientas tecnológicas, los cambios en la recepción de recursos del sistema financiero, entre otras consideraciones, de tal forma que a futuro se minimicen el volumen y cantidad de partidas por identificar.

Los recursos entregados a un Fondo de Inversión Colectiva persiguen un fin de inversión, de forma tal, que cuando no se logra su identificación, estos se reconocen como un “aporte” en las cuentas patrimoniales, y los mismos son invertidos de acuerdo a las políticas de inversión establecidas en los reglamentos, por lo que los rendimientos generados son capitalizados y en el momento en el que se logre la identificación plena del recurso, se le reconoce al inversionista el capital junto con los rendimientos generados. Lo anterior implica contar con procedimientos que permitan que las partidas por identificar actuales sean depuradas y las sociedades administradoras tenga la capacidad de demostrar las gestiones realizadas en pro de su identificación. De tal forma, no es posible entregar mayor responsabilidad a los inversionistas, más allá de lo señalado en los respectivos reglamentos de los Fondos de Inversión Colectiva, y es claro que la responsabilidad sobre la adecuada vinculación y procesos para la identificación de los recursos entregados por los inversionistas

corresponde de manera exclusiva a los administradores de los Fondos, así como la de velar por una adecuada segregación de los mismos. Por lo anterior, destacamos que las partidas por identificar no pueden entenderse como una práctica permitida por esta Superintendencia, toda vez que su existencia (temporal y excepcional) obedece posiblemente a falencias en los procesos operativos de vinculación de inversionistas implementados por los administradores de los FICs, los cuales, se insiste, deben ser de continua evaluación y ajuste para la adecuada y expedita identificación de recursos entregados como inversión. (…).»