SFC - Sociedades comisionistas de bolsa. Formulario de vinculación del cliente. Actualizaciones Concepto 2021193131-001 del 20 de septiembre de 2 id2021193131

SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA, FORMULARIO DE VINCULACIÒN DEL CLIENTE, ACTUALIZACIONES Concepto 2021193131-001 del 20 de septiembre de 2021

Síntesis: Las SCBV deben realizar un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de sus clientes actuales y potenciales, para lo cual pueden, al momento de vincularlos o a efectos de actualizar su información, solicitar copia de la última declaración de renta. Tales entidades tienen la obligación de guardar reserva de la información privada obtenida de sus clientes y de implementar los mecanismos y controles adecuados para su protección. «(…) consulta en los siguientes términos: “(…) si dentro de las políticas que rigen a entidades a las cuales uds. vigilan y tienen como finalidad la administración de acciones, se tiene alguna resolución o reglamentación que haga referencia sobre requerirles tener copia de las declaraciones de renta para quienes somos accionistas, de ser positivo favor compartir que normatividad es y si existe en dicha reglamentación lineamientos sobre el salvaguardado y seguridad a dicha información. (…)”. (…) de manera preliminar es importante recordar que las sociedades comisionistas de bolsa de valores desarrollan la actividad bursátil, la cual de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia, es de interés público. Así pues, el carácter de interés público de esa actividad se concreta en la inspección y vigilancia que ejerce la Superintendencia Financiera de Colombia, quien debe intervenir para mantener el mercado bursátil debidamente organizado, velar porque quienes participan en él desarrollen su actividad en condiciones de igualdad y transparencia, y que no se ponga en peligro ni se lesione el interés público y específicamente el interés de los

inversores que participan en ese mercado. Es así como el Estado ha intervenido en esta actividad de manera especial para prevenir conductas delictivas, tales como el lavado de activos y la financiación del terrorismo, y la utilización de esta labor para fines al margen de la ley que puedan representar una gran amenaza para la estabilidad del sistema y la integridad de los mercados. Partiendo de ello, en desarrollo de los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y en consonancia con el artículo 22 de la Ley 964 de 2005, la Superintendencia Financiera de Colombia estableció que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y demás entidades vigiladas, implementaran un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –SARLAFTcon el fin de prevenir que las operaciones del mercado de valores sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de dichas actividades. Así, a través del Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica (C.E. 029 de 2014, la cual está disponible para consulta en el siguiente link https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/10083444), la Superintendencia Financiera de Colombia estableció los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del mencionado sistema. Por dicha razón, en cumplimiento de lo dispuesto en la reglamentación citada, las firmas comisionistas de bolsa de valores y demás entidades vigiladas están en la obligación de establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT, tal como el del proceso

para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, a través de formularios que contengan cuando menos la información de que trata el numeral 4.2.2. del Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica (C.E. 029 de 2014). A partir de lo anterior, es dable concluir que las sociedades comisionistas de bolsa de valores tienen la obligación de realizar todas las diligencias necesarias (como puede ser la solicitud de copia de la última declaración de renta), para confirmar y mantener actualizado los datos suministrados por sus clientes en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar, así como en las bases de datos correspondientes. Es importante resaltar que el mantenimiento de información actualizada respecto de sus clientes no es solo una obligación de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, sino también una medida de protección a esos clientes e inversionistas, de manera tal que se encuentre garantizada en todo momento la identidad y titularidad de sus recursos y valores. Respecto a la salvaguarda y seguridad de la información, debe tenerse en cuenta que las sociedades comisionistas de bolsa en su calidad de mandatarios profesionales, tienen la obligación de guardar reserva de la información privada obtenida de su cliente, entendiendo por tales aquellas que adquieren en virtud de su relación comercial que no está a disposición del público y que el cliente no está obligado a revelar a terceros, salvo que exista la autorización expresa del interesado o en los casos determinados por la Constitución y la ley. Lo anterior, de acuerdo

con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 7 del Decreto 1172 de 1980 y en el artículo 7.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. En sentido similar, el literal i) del artículo 7 de la Ley 1328 de 2009 establece que las entidades vigiladas por parte de esta Agencia Estatal, tienen a su cargo la obligación especial de guardar la reserva de la información aportada por sus clientes, siendo entonces dichas entidades las responsables de dar cumplimiento a tal garantía y, por ende, de implementar los mecanismos y controles adecuados para la protección de la información relativa a los negocios celebrados con sus clientes. En armonía con lo expuesto, las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, referentes respectivamente al manejo de la información financiera, crediticia, comercial y de servicios y a la protección de datos personales, establecen principios de finalidad, de acceso y circulación restringida, de seguridad y de confidencialidad, entre otros, así como reglas específicas pata el tratamiento de este tipo de información, con el fin de asegurar la protección a las garantías constitucionales de los propietarios de datos personales, estableciendo deberes correlativos para quienes los administran y tienen a su cargo el tratamiento de los mismos, como lo son las sociedades comisionistas de bolsa de valores. (…).»