SFC - Vigiladas. Libros de comercio. Conversión de medios físicos electrónicos Concepto 2019111966-002 del 22 de agosto de 2019 id2019071039

VIGILADAS, LIBROS DE COMERCIO, CONVERSIÒN DE MEDIOS FÌSICOS ELECTRÒNICOS Concepto 2019071039-008 del 22 de agosto de 2019

Sìntesis: A partir del análisis del marco normativo general aplicable a la posibilidad que tienen los comerciantes de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, contenido en el artículo 56 del Código de Comercio, artículo 12 de la Ley 527 de 1997 y Decreto 805 de 2013, no se deduce la viabilidad de convertir los libros que se llevan en medios físicos a electrónicos. «(…) comunicación mediante la cual consulta sobre la posibilidad de convertir los libros de actas de asamblea de medios físicos a electrónicos, en aplicación de lo dispuesto en el numeral 4.2 del Capítulo I, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia (Circular Externa 29 de 2014). En atención al objeto de su cuestionamiento, debemos precisar que la instrucción mencionada hace referencia a la posibilidad con que cuentan las entidades vigiladas por este Organismo, en su condición de comerciantes, de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que cumplan con las condiciones previstas en las normas aplicables a la materia: artículo 56 del Código de Comercio, artículo 12 de la Ley 527 de 1997 y el Decreto 805 de 2013, sin que de las mismas se deduzca la viabilidad de convertir los libros que se llevan en medios físicos a electrónicos. La anterior consideración se realiza a partir del análisis del Decreto 805 de 2013, cuyo artículo 4 se ocupa de establecer los requisitos a observar para cumplir con la formalidad del registro de los libros ante las

Cámaras de Comercio cuando el comerciante decida llevarlos de manera electrónica. Particularmente, teniendo en cuenta que, según el numeral 4 de dicha norma, para el registro de un libro por ese medio “las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas”. En relación con el alcance de la citada disposición, es de anotar que la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Título VIII, Capítulo II, numeral 2.1.9.2.1 instruye a las Cámaras de Comercio sobre el deber de “establecer los controles respectivos que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad”. (…).»