SFC - Vigiladas, reporte de operaciones sospechosas, retracto o desistimiento en los procesos de vinculación y de conocimiento del cliente Concep id2022094789

VIGILADAS, REPORTE DE OPERACIONE SOSPECHOSAS,RETRACTO O DESISTIMIENTO EN LOS PROCESOS DE VINCULACIÓN Y DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Concepto 2022094789-003 del 23 de mayo de 2022

Síntesis: No hay lugar a reportes ante la Unidad de Información y Análisis Financiera cuando el cliente potencial se retracte o desista de su vinculación a la entidad vigilada. Situación distinta se presenta ante la negativa de este a continuar con los procedimientos de conocimiento, circunstancia que se deberá reportar como una tentativa de vinculación comercial. «(…) solicita que se le aclaren las siguientes inquietudes relacionadas con el reporte de operaciones sospechosas

–ROS-:

1. El artículo 4.2.2.2.1 menciona que es necesario transmitir a la UIAF a través del envío del ROS, información relacionada con potenciales clientes que se pueden retractar y/o desistir de continuar con el procedimiento de vinculación. ¿Cuál sería la definición del retracto y/o desistimiento de un cliente? ¿Qué tiempo se considera prudente estimar, para tener la certeza de que un cliente se retracte y/o desista de la vinculación?

2. Teniendo en cuenta que la norma exige que el reporte debe hacerse de manera inmediata y que un cliente puede iniciar la vinculación, unos días después retomar el proceso y luego desistir de realizar la vinculación la transmisión no sería de manera inmediata como dice la norma, dado que debemos esperar un tiempo prudente para determinar que un cliente se retractó y/o desistió de dicho proceso. Por lo anterior, agradecemos la definición de la palabra "inmediata" o aclarar si cada entidad puede tener una definición

de acuerdo con sus políticas internas. 3. “Para realizar un ROS es necesario diligenciar cierta cantidad de información, campos que debemos diligenciar de carácter obligatorio. Por lo anterior, esa entidad se ha pronunciado en algún documento en el cual pueda indicar que se hará a través de un ROS ajustado a la solicitud de información solicitada a través de la circular antes mencionada”. Esta aclaración se solicita en virtud que estos reportes generan una calificación para la entidad a través del ICROS, calificación que se verá afectada para Corredores Davivienda.

4. Es necesario conocer si la UIAF emitió un alcance al anexo técnico de ROS, con el fin de conocer si se puede generar dicho informe con otras características diferentes a la información solicitada.

5. Adicionalmente agradecemos que nos informe si tecnológicamente existe la posibilidad de enviar o cargar dicha información a través de un archivo plano con el fin de que este alimente el ROS o algún sistema que se ajuste a las condiciones de este reporte.

Previo a referirnos a sus inquietudes, es necesario efectuar las siguientes aclaraciones: El numeral 4.2.2.2.1 -Conocimiento del clientedel Capítulo IV, Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014 (en adelante “Capítulo SARLAFT) señala que el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (en adelante SARLAFT) que implementen las Entidades Vigiladas debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. Así mismo refiere que las Entidades Vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el

potencial cliente mientras no se haya (i) recolectado la información necesaria para adelantar el procedimiento del conocimiento de cliente; (ii) verificado la información necesaria, en particular la identidad del potencial cliente; y (iii) aprobado la vinculación del mismo, como mínimo. Finalmente, el citado numeral también indica que en el evento en que el potencial cliente se retracte y/o desista de continuar con los procedimientos de conocimiento al cliente, la entidad vigilada debe reportar tal circunstancia como una tentativa de vinculación comercial a la UIAF en los términos para establecidos en el subnumeral 4.2.7.2.1. de reporte de operaciones sospechosas (ROS). Teniendo en cuenta lo anterior, frente a su primera pregunta, aclaramos que la retractación o desistimiento a la que se refiere el numeral 4.2.2.2.1 se predica respecto de la continuación de los procedimientos de conocimiento del cliente y no del proceso de vinculación, ya que éste último, como se refirió anteriormente, es una etapa ulterior, toda vez que no pueden iniciarse relaciones contractuales ni legales con un potencial cliente sin haberse recolectado y verificado la información necesaria para adelantar dicho proceso, análisis que le permitirá a la Entidad Vigilada decidir si emite la respectiva aprobación para la vinculación. Ahora bien, respecto del significado de retracto o desistimiento, tenemos que el Capítulo SARLAFT en el aparte de definiciones, no incluye una particular que deba ser tenida en cuenta para el contexto de dicha normativa, razón por la cual deben remitirse a lo señalado por la Real Academia Española (en adelante RAE): “Retractar Del lat. retractāre. 1. tr. Revocar expresamente lo que se ha dicho, desdecirse de ello. U. t. c. prnl.

2. tr. Der. Ejercitar el derecho de retracto”.1 “Desistimiento 1. m. Acción y efecto de desistir”.2 “Desistir Del lat. desistĕre. 1. intr. Apartarse de una empresa o intento empezado a ejecutar o proyectado. 2. intr. Der. Abdicar o abandonar un derecho o una acción procesal.”3

Bajo este entendido es la Entidad Vigilada la que, de acuerdo con la profesionalidad con la que realiza su actividad, debe estar en capacidad de identificar el momento en que advierte conductas inequívocas del cliente de no continuar o abandonar el proceso de conocimiento iniciado. Respecto a su segunda inquietud relativa al significado de la palabra “inmediata”, nos remitimos al Anexo Técnico 1 del Capítulo SARLAFT denominado “Documento Técnico e Instructivo para el Reporte Operaciones Sospechosas de las Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia” emitido por la UIAF, el 1 https://dle.rae.es/retractar#WJF1ZEi 2 https://dle.rae.es/desistimiento%20?m=form2 3 https://dle.rae.es/desistir?m=form2 cual indica en el numeral 2 que “las entidades deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas (…)”, señalando adicionalmente que se debe entender por inmediato “el momento a partir del cual la entidad toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa, sea realizada o intentada (…)” (negrilla fuera de texto). Tenemos entonces que la Entidad Vigilada debe realizar de manera oportuna el correspondiente reporte a la UIAF a partir del momento en que, de acuerdo con su profesionalidad y conocimiento del negocio, según los criterios

objetivos establecidos por la entidad para los reportes sobre operaciones sospechosas, determine que la operación intentada tiene tales características. Frente a su tercera pregunta y aunque no se precisa expresamente cuál es la aclaración que solicita que se realice, del contexto se deduce que se indaga sobre si existe un formato o documento mediante el cual se pueda efectuar el ROS derivado del retracto o desistimiento del cliente de continuar con su proceso de conocimiento, pues al hacerlo con el formato existente, se genera una calificación que considera afecta a la Entidad Vigilada. Al respecto, se aclara que el numeral 4.2.2.2.1. señala que en estos eventos debe reportarse tal circunstancia como una tentativa de vinculación comercial a la UIAF en los términos del subnumeral 4.2.7.2.1 generando el respectivo ROS, para lo cual deberá tener en cuenta el Anexo Técnico 1 del Capítulo SARLAFT; en el que se indica que “La entidad reportante debe diligenciar los campos obligatorios del formato de reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, que se encuentre vigente en el Sistema de Reporte En Línea (SIREL) de la UIAF”. Debe tener en cuenta específicamente, que el numeral 3.2 del citado Anexo establece la necesidad de plasmar en el reporte de una operación, “los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa”, aspecto que debe analizarse para todos los reportes, inclusive las intentadas.

En el referido anexo puede consultar a fondo las instrucciones que deben seguir para efectuar dichos reportes, el cual podrá ser consultado a través del siguiente enlace: https://www.superfinanciera.gov.co/inicio/normativa/normativa-general/circular-basica-juridica-ce---/parte-iinstrucciones-generales-aplicables-a-las-entidades-vigiladas-10083444 En cuanto a su cuarta inquietud se evidencia que aquella está dirigida a la UIAF; sin embargo, el anexo técnico de ROS vigente es el que se encuentra en el enlace antes referido, en el Anexo 1 del Capítulo Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y es el que se debe tener en cuenta por las Entidades Vigiladas para efectuar el ROS ante la UAIF. Finalmente, frente a su última pregunta relativa a si tecnológicamente existe la posibilidad de enviar o cargar dicha información a través de un archivo plano o con algún sistema que se ajuste a las condiciones de este reporte, reiteramos que quien establece la forma en la que dichos reportes deben ser transmitidos, es la UIAF, y que dichas instrucciones se encuentran establecidas en el Anexo Técnico precitado, en donde se establece que el único medio de envío del ROS es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la mencionada unidad. (…).»