SGC - Concepto Respecto de los Exhortos y Acciones Populares Radicado 20122810174873

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PARA : SANDRA VICTORIA ORTÍZ ANGELCoordinadora Grupo de Participación Ciudadana y ComunicacionesDE: ADRIANA MARIA PLAZAS TOVARJefe Oficina Asesora JurídicaASUNTO: Solicitud de concepto jurídico — Radicado No. 20122810174873

En respuesta al memorando No. 20122810174873 de fecha 13 de noviembre de 2012, en dondese solicita un concepto respecto a los exhortos y acciones populares provenientes de juzgados,esta oficina se permite manifestar lo siguiente: e EXHORTOS En Colombia el Ministerio de Relaciones Exteriores define “exhortos o despachos comisorios”como el “trámite de la comisión que libra una autoridad colombiana, ya sea judicial oadministrativa, dirigida a un Agente consular para que adelante determinadas diligencias respectode un ciudadano colombiano o extranjero, con destino a un proceso o investigación”(http://www. cancilleria.gov.co/services/colombia/cooperation/requisitory ).

Esta figura procesal está reglamentada en el Código de Procedimiento Civil, así:“ARTÍCULO 35.Comisión en el exterior. Cuando la diligencia haya de practicarse en país extranjero, debedirigirse exhorto al Ministerio de Relaciones Exteriores para que lo envíe al cónsul de Co-lombia y, sí fuere el caso, éste lo remita a la autoridad correspondiente del país de su desti-no. Si el cónsul de Colombia debe practicar el despacho comisorio estará obligado a cuidarde su diligenciamiento.”(...)ARTÍCULO 193.Pruebas en el extranjero. Cuando el proceso civil exija la práctica de Mligencias en territorioextranjero, el juez, según la naturaleza de la actuación y la urg iq a misma, podrá:FIRMA IL FECHA RECIBIDO: Aya -a Yglo Y Fille613 AYO DerMEMORANDOei” SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO | INLibertad y Orden República de Colombia Fecha: 03-01-2013 20131100000243 Pag. 2 de 6

1. Enviar carta rogatoria por conducto del Ministerio de Relaciones Exteriores, a una de lasautoridades judiciales del país donde han de practicarse las diligencias, a fin de que laspractique y devuelva por conducto del agente diplomático o consular de Colombia o el deun país amigo.2. Comisionar por medio de exhorto directamente al cónsul o agente diplomático de Co-lombia en el país respectivo, para que practique las diligencias, de conformidad con las le-yes nacionales y las devuelva directamente. Los cónsules y agentes diplomáticos de Co-lombia en el exterior quedan facultados para practicar todas las diligencias judiciales enmateria civil, para las cuales sean comisionados(..)ARTÍCULO 696.Procedencia. Los jueces colombianos deberán diligenciar los exhortos sobre pruebas de-cretadas por funcionarios extranjeros del orden jurisdiccional o de tribunales de arbitramen-to, y las notificaciones, requerimientos y actos similares ordenados por aquellos, siempreque no se opongan a las leyes u otras disposiciones nacionales de orden público.ARTÍCULO 697.Competencia y trámite. De las comisiones a que se refiere el artículo precedente conoceránlos jueces de circuito del lugar en que deban cumplirse, a menos que conforme a los trata-dos internacionales correspondan a otro juez.Las comisiones se ordenarán cumplir siempre que el exhorto se halle debidamente auten-ticado. Si éste no estuviere en castellano, el juez dispondrá su previa traducción a costa delinteresado.Si el exhorto reúne los requisitos indicados, se dará traslado al Ministerio Público por

tresdías para que emita concepto, vencidos los cuales se resolverá lo pertinente.Surtida la diligencia, se devolverá el exhorto a la autoridad extranjera comitente, por con-ducto del Ministerio de Relaciones Exteriores. De la misma manera se procederá cuando lacomisión no haya recibido cumplimiento.El Código General del Proceso establece en su artículo 608 respecto de la práctica de pruebas yotras diligencias lo siguiente:

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“Sin perjuicio de lo dispuesto en los tratados y convenios internacionales sobre cooperaciónjudicial, los jueces colombianos deberán diligenciar los exhortos sobre pruebas decretadaspor funcionarios extranjeros del orden jurisdiccional o de tribunales de arbitramento, y lasnotificaciones, requerimientos y actos similares ordenados por aquellos, siempre que no seopongan a las leyes u otras disposiciones nacionales de orden público.”Teniendo en cuenta lo anterior se puede establecer que en Colombia los exhortos hacen referenciaa un tipo de despacho comisorio de carácter internacional en los cuales se ordena la realización deun trámite específico con el fin de que forme parte de un proceso o investigación. Bajo esteentendido las solicitudes recibidas por la Entidad provenientes de un despacho judicial en estrictosentido no son consideradas como exhortos sino como comunicaciones, las cuales estánconsagradas en los artículos 111 del Código de Procedimiento Civil y del Código General delProceso (Ley 1564 de 2012), así:“Artículo 111. Comunicaciones. Los tribunales y jueces deberán entenderse entre sí, con lasautoridades y con los particulares, por medio de despachos y oficios que se enviarán por elmedio más rápido y con las debidas seguridades. Los oficios y despachos serán firmadosúnicamente por el secretario. Las comunicaciones de que trata este artículo podrán remitir-se a través de mensajes de datos.El juez también podrá comunicarse con las autoridades o con los particulares por cualquiermedio técnico de comunicación que tenga a su disposición, de lo cual deberá dejar cons-tancia.”De esta forma es claro que los requerimientos judiciales se realizan mediante oficios o despachoscomisorios y son remitidos por

cualquier medio que ofrezca suficiente seguridad.En relación con el término para dar respuesta se debe precisar que existen varias clases de térmi-nos establecidos en el artículo 70 del Código Civil, estos son los establecidos en la ley, los decre-tos o por las autoridades judiciales; sin embargo para los oficios o despachos comisorios (comuni-caciones) no se establece en ninguna disposición normativa un plazo determinado para su res-puesta por lo cual se debe hacer remisión al artículo 119 del Código de Procedimiento Civil, el cualseñala:“Términos señalados por el juez. A falta de termino legal para un acto, el juez señalará elque estime necesario para su realización de acuerdo con las circunstancias, y podrá proFIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: yLibertad y Orden - SERVICIO GEOLÓGICOMEMORANDOCOLOMBIANO | NI ACA aRepública de Colombia Fecha:03-01-2013 20131100000243 Pag. 4 de 6 Es asímismopor soli rrogarlo por una sola vez, siempre que considere justa la causa invocada y que la solicitudse formule antes del vencimiento”como el término de respuesta para estas comunicaciones corresponde al señalado por elJuez o Autoridad Judicial en el oficio o comisión, el cual podrá ser prorrogado por una vezcitud del oficiado.

ACCIONES POPULARESRespecto a las acciones populares y a las acciones de grupo, las mismas son desarrolladas en laLey 472 de 1998 y están definidas así:“ARTICULO 20. ACCIONES POPULARES. Son los medios procesales para la protecciónde los derechose intereses colectivos.Las acciones populares se ejercen para evitar el daño contingente, hacer cesar el peligro,la amenaza, la vulneración o agravio sobre los derechos e intereses colectivos, o restituirlas cosas a Su estado anterior cuando fuere posible. -ARTICULO 30. ACCIONES DE GRUPO. Son aquellas acciones interpuestas por unnúmero plural o un conjunto de personas que reúnen condiciones uniformes respecto deuna misma causa que originó perjuicios individuales para dichas personas.La acción de grupo se ejercerá exclusivamente para obtener el reconocimiento y pago deindemnización de los perjuicios.”Respecto al término y tratamiento de estas acciones la Ley 472 de 1998 establece en el inciso 3del artículo 28 lo siguiente:“También podrá el juez ordenar a las entidades públicas y a sus empleados rendirconceptos a manera de peritos, o aportar documentos u otros informes que puedan tenervalor probatorio. Así mismo, podrá requerir de los particulares certificaciones,informaciones, exámenes o conceptos. En uno u otro caso las órdenes deberáncumplirse en el estricto término definido por el juez.” FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:, MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOy COLOMBIANO | A LILAL A ATLibertad y Orden República de Colombia Fecha: 03-01-2013 20131100000243 Pag. 5 de 6

En virtud de lo anterior es claro que la respuesta a los requerimientos realizados por lasautoridades judiciales en estas dos acciones debe darse estrictamente dentro del plazoestablecido en la comunicación. e TRATAMIENTO Respecto al tratamiento que se le debe dar a las comunicaciones proferidas por cualquierautoridad judicial, se debe tener en cuenta que las respuestas o las diligencias deben atenderse deforma oportuna, por cuanto de no darse cumplimiento dentro de los plazos establecidos y en lostérminos definidos por el Juez, éste cuenta con facultades sancionatorias consagradas en la Ley270 de 1996 artículo 60-A, para los siguientes supuestos:“3. Cuando se obstruya, por acción u omisión, la práctica de pruebas o injustificadamenteno suministren oportunamente la información o los documentos we esten en su poder y lesfueren requeridos en inspección judicial, o mediante oficio.4. Cuando injustificadamente no presten debida colaboraci yA oct pruebasy diligencias.”En consecuencia si la Entidad no cumple con los términos establecidos. eh las comunicacionesremitidas por las autoridades judiciales podrá ser objeto de la sanción respectiva.e PQRRespecto al trámite a seguir debemos indicar que actualmente la entidad no cuenta con unprocedimiento específico para tramitar y realizar seguimiento a los requerimientos de autoridadesjudiciales (comunicaciones, despachos comisorios, citaciones, solicitud de informes o peritajes,etc...) por lo cual los mismos deben seguirse tramitando por el procedimiento establecido para lasPQR, dado que el objeto de este procedimiento es acorde con la finalidad de los requerimientosjudiciales.Se aclara que la diferencia entre una petición y un requerimiento (judicial) es que éste último espresentado por una autoridad (Juzgado, Tribunal, Corte, CAR, Fiscalía, Policía, etc...) y tiene untérmino de respuesta consagrado en el mismo documento.

FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:ha . MEMORANDOSERVICIO GEOLOGICO| COLOMBIANO [INlibertad y Orden República de Colombia Fecha: 03-01-2013 20131100000243 Pag. 6 de 6 e OFICINA COMPETENTE PARA EL SEGUIMIENTODe conformidad con lo establecido en el acápite anterior el seguimiento de las respuestas a losrequerimientos de autoridades (judiciales o no) lo realiza el Grupo de Participación Ciudadana.El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo, correspondiendo entonces al interesado con loselementos de juicio proporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivó la consulta.

Atentamente, °BPJefe Oficina Asest ra Juridica

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