SGC - Concepto sobre Acceso a la Información Contenida en Cuentas de Correo

Arch Jr er)Conceptos -2255,Ftc MEMORANDO covomauano | (MEE ERGOT, Asrc cian Asunto: RespuestaNo 2012 110-0caee.o che gests 41028 Pag. 1 de6$8.4.£.: OFIC ASESORA JURIDICARadicador: ACliente Externa: CIU CARLOS EDUARDO ALFONSO PIN

SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANOLibertady Ordon PARA: CARLOS E. ALFONSOSubdirección de InformaciónADRIANA MARÍA PLAZAS TOVARJefe Oficina Asesora Jurídica ASUNTO: Concepto sobre acceso a la información contenida en Cuentas de Correo.En respuesta a la solicitud remitida por correo electrónico el día 6 de marzo de 2013, en dondese solicita un concepto respecto a la migración (copiado) de los correos de la cuenta de unexfuncionario o contratista retirado, esta oficina se permite manifestar lo siguiente:. -“El derecho a la intimidad ha sido reconocido a nivel mundial a travésde los diferentesinstrumentos de derecho público, es así como el artículo 12 de la Declaración Universal deDerechos Humanos establece específicamente el derecho a la intimidad y la prohibición deviolación de la correspondencia, en el sentido de que:“Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o sucorrespondencia, ni de ataques a su honra: o.a su reputación. Toda persona tiene derecho a laprotección de la ley contra tales injerencias o ataques.”Igualmente, en Colombia el artículo 15 de la Constitución Política consagra el derecho a laintimidad, y la inviolabilidad de la correspondencia en el entendido que:“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y elEstado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar yrectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos deentidades públicas y privadas. :En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasconsagradas en la Constitución.La comresnondenca y. demás. formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden :ser

Para efectos tributarios o. judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención delEstado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, enlos términos que señale la ley.” (Subrayado fuera del texto) 107

FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: 4% ayo 208 | y | Scan~oOf.. MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOcotomBlANo | [IIARepública de Colombia Fecha: 16-05-2013 20131100026833 Pag. 2 de 6

Respecto a la. definición de correspondencia, la Corte Constitucional en sentencia T696 de 1996la desarrolla como:“aquella forma de comunicación de pensamientos, noticias, sentimientos o propósitos, sostenidapor cualquier medio entre personas determinadas. La privacidad de ésta y la de cualquier otro tipode comunicación no depende tanto de que su contenido no se refiera a temas públicos, los cualespueden, incluso, ar en la más confidencial de las forma. Esa rivacidad, constitucionalmenta O a a id

(Subrayado fuera del texto)Esta posición ha sido reiterada por la Corte en sentencia T916 de 2008, en la cual manifestóque “uno de los medios de comunicación privada que cobra especial importancia en la actualidad con elsurgimiento de la informática es el correo electrónico, sobre el cual, dada la complejidad de la realidadactual exige una aproximación a la intimidad que tenga en cuenta los diversos aspectos que la contempla,entre los cuales se halla el derecho a controlar la información acerca de uno mismo. Por tratarse entoncesde un dispositivo que tiene un ámbito privado, es que la regla constitucional prevista en el artículo 15Superior, referida a la inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación privada, tienetotal aplicabilidad cuando se trata de correos electrónicos, pues se trata de una forma de comunicaciónentre personas determinadas, siendo solamente posible su interceptación o registro, (i) mediante ordende autoridad judicial, (ii) en los eventos permitidos en la ley y (iii) con observancia estricta de lasformalidades que la misma establezca.”En relación con la inviolabilidad de la correspondencia privada consagrada en el artículo 15 dela Constitución, el artículo 61 del Código de Comercio establece dentro de las excepciones alderecho de reserva, lo siguiente:“Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por' personas distintas de susE sino para los fines indicados en la ConstituciónNacional y mediante orden de autoridad competente.Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a losasociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienescumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.”En el presente caso,

se evidencia un.conflicto entre el derecho de intimidad y el derecho a lainformación, frente a la cual se presentan posiciones contrapuestas, una de estas posturas encabeza de la Corte Constitucional afirma la primacía del derecho a la intimidad en virtud de suconexidad con el principio fundamental de la dignidad humana teniendo en cuenta que es unade las garantías básicas de la libertad individual, mientras que la posición más reciente de laCorte Suprema de Justicia establece que la correspondencia remitida mediante herramientasFIRMA RECIBIDO: [FECHA RECIBIDO:MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOcotombiano |

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laborales no tiene un carácter privado, sino que la misma es de la empresa y tiene como finservir a los propósitos sociales.De esta forma, la Corte Constitucional en sentencia T405 de 2007, resolvió tutelar los derechosa la intimidad, honra, buen nombre y a la autodeterminación de la propia imagen, de unatrabajadora, a la cual se le divulgó información que se encontraba en el computadorsuministrado por el empleador, para lo cual cabe resaltar los siguientes apartes:"El derecho a la intimidad, está instituido para garantizar a las personas una esfera de privacidaden su vida personal y familiar, al margen de las intervenciones arbitrarias que provengan delEstado o de terceros. Forma parte de esta garantía, de manera particular, la protección frente a ladivulgación no autorizada de los asuntos que conciernen a ese ámbito de privacidad.”"El hecho de que se tratara de una herramienta de trabajo compartida; no autorizaba a ningúnmiembro de la Institución el ingreso, no consentido, a archivos personales ajenos, y mucho menosla extracción, -manipulación, exhibición yuusoo de esa información personal. -(...)Conciuye la Corte afirmando:“La sustracción y divulgación de la información personal hallada en el computador, se produjo sinautorización de su titular, y en consecuencia se erige en un proceder transgresor del derechofundamental a la intimidad personal. No puede considerarse que el hecho de que hubiese sidotransitoriamente depositada, como refiere la actora, en el computador institucional comporte unconsentimiento implícito para el acceso y divulgación de la misma. La información se encontrabaguardada en una carpeta personal, no expuesta a

la vista pública por voluntad de la actora,.Quienes ingresaron a ella debieron superar los controles técnicos usuales para el acceso a unarchivo de computador. De tal manera que sí hubo una indebida intromisión en una informaciónque solo concernía a su titular, y que estaba amparada por la reserva que impone el derecho a laintimidad_ Personal, If labor;

archivo auscultado. Se trata de yuna5 información re escenas. de la vida personal de laactora, sin incidencia alguna en su desempeño laboral.” (Subrayado fuera del texto)Por otra parte, la Corte Suprema de Justicia, en sentencia del 4 de septiembre de 2007,expediente 2007-00230, con ponencia del Magistrado Arturo Solarte Rodríguez, preceptuó:“Es posible concluir que la totalidad de los mensajes de ‘datos intervenidos y grabados endesarrollo de la mentada diligencia, se extrajo del servidor de la empresa contra la que se decretóla prueba y, en particular, de las direccionesde correo electrónico de que es titular la sociedadFIRMA RECIBIDO:- "| FECHA RECIBIDO: ¢Libertad y Ordon República de Colombia > SERVICIO GEOLÓGICOMEMORANDO coLomBIAno | EM Fecha: 16-05-2013 20131100026833 Pag. 4 de 6 Quimica Amtex S.A. (con la direcch n que tiene la terminación o el “dominio” @amtex.com.co) ycuya utilización ésta asignó a sus i‘incionarios, se entiende, como ura herramienta de trabajo,para el cumplimiento de sus li bores. Dado lo anterior, es rizonable deducir que lacorrespondencia allí contenida a añe, de manera general, a las e ctividades ordinarias dela compañía y, por ende, no e: correspondencia “privada” di: los funcionarios, sino“institucional”, objeto, claro está, Je la exhibición de documentos de sretada por el Tribunal deArbitramento, más aún si una de la restricciones adoptada hacía refe encia a que se tratara decorrespondencia “cruzada” entre los funcionarios de la compañía y no ‘a de éstos con terceros.”(resaltado fuera del texto)

Y puntualiza la Corte: “ha de insistirse en que los mensajes capturados en la inspección judicia' y grabados en los discoscompactos cuya destrucción reclame el escrito iniciador de este asunt., se encontraban en lasdiferentes “carpetas” o “bandejas” le direcciones de correos electrónicos .que bien pudieranllamarse “empresáriales”, cuya utilize -ión, por tener tal carácter, se ent ende, ha de referirse, enprincipio. y. primordialmente, a: la t ansmisión de datos relacionado: con la actividad de lacompañía, sea con terceros ajenos a |: misma o entre sus funcionarios o empleados.De lo anterior se desprende, que + en tales direcciones de correo “empresariales” existíancomunicaciones privadas de los trabz ¡adores a quienes se había confi:do su uso, tal estado decosas tuvo por causa que ellos optar «n por transmitir a través de esas cuentas, misivas suyas,ajenas a la sociedad y/o al trabajo qui hacían.”

Debemos agregar a las posiciones e:«puestas, que el Servicio :3eológico Colombiano,reglamentó una política de seguridad in ormática en la cual delimitó el uso de las cuentascorreo electrónico, entre las restricciones -stablecidas cabe resaltar las siguientes:"El uso de las cuentas de correo electr:inico asignadas a los usuarios es Je carácter estrictamentelaboral, debe estar al servicio de los Proyectos y de los Grupos de Trabajo definidos por elInstituto.”“INGEOMINAS podrá revisar los buzones de correo electrónico cuando k: estime conveniente paraverificar el cumplimiento de las política o por otras razones acordes a los interese legítimos delInstituto.”"INGEOMINAS no se hace responsable del uso inapropiado que los usua “ios hagan de sus cuentasde correo electrónico. ”Igualmente el Instituto estableció una política de uso particular, por considerar “convenientepermitir un uso particular eventual y limitado de los recursos informáticos, sie npre y cuando tal uso sehaga por fuera del horario laboral y se cumplan todos y cada uno de los requisitos consignados en estapolítica”,consagrando unas restricciones específicas para el uso del corre o institucional asi:FIRMA RECIBIDO:. Ñ ; FECHA RECIBIDO:

¢MEMORANDOe SERVICIO GEOLÓGICOcotomelano |Libero y Orden Repúblicade Colombia Fecha: 16-05-2013 20131100026833 Pag. 5 de 6 1. "Usar, alterar o acceder sin autorización a los datos o a los archivos de otros usuarios, asf esainformación se encuentre accesible.2. Leer la correspondencia electrónica ajena, a menos que se esté especificamente autorizado parahacer eso.”Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto podemos afirmar que la correspondencia privadase encuentra enmarcada dentro del ámbito de protección del derecho a la intimidad y esinviolable de conformidad con el artículo 15 de la Constitución, sin embargo en el caso de loscorreos institucionales, esta garantía no es aplicable por cuanto el correo institucional es unaherramienta de comunicación e intercambio de información circunscrita estrictamente al ámbitolaboral. Debe entenderse por lo tanto que la información contenida en los correos, estárevestida de un carácter oficial y es de propiedad del Instituto.La función de los correos institucionales es “/a transmisión de datos relacionados con la actividad dela compañía, sea con terceros ajenos a la misma o entre sus funcionarios o empleados (Corte Suprema deJusticia Sala de Casación Civil expediente 0023001 del 4 de septiembre de 2007)”, por lo cual laEntidad puede tener acceso a las mismas, sin requerir una autorización expresa de losusuarios.

De manera similar concluyó la Corte Suprema de Justicia en la sentencia referida, al resolver:“el hecho del intercambio que los aludidos empleados pudieron haber realizado de mensajespersonales a través de direcciones de correo electrónico que no pueden considerarse particulares,por ser de la empresa y tener por fin primordial servir de herramienta laboral para sus propósitossociales, no les permite a ellos, como terceros, alterar los resultados de la prueba, en tanto que lamisma versó sobre la correspondencia de la compañía tocante con sus negocios y con los hechosdebatidos en el correspondiente proceso arbitral, sin perjuicio, claro está, de que, precisamentepor razón de ese objetivo, en el desarrollo de la diligencia y en la verificación final de losdocumentos que han de mantenerse como parte de la misma, se les puedan restituir a losfuncionarios, en lo posible sin examen por parte de los ¡sujetos procesales, los documentos que,en realidad, tengan el carácter de personales o privados.”Por consiguiente se concluye que es procedente. realizar una migración de la informaciónobrante en las cuentas de correo institucionales de los ex funcionarios y ex contratistas, sin quehaya necesidad de contar-con la autorización de los usuarios, por cuanto el titular de lainformación allí contemplada es el Instituto.

FIRMA RECIBIDO: _..., | FECHA RECIBIDO:MEMORANDOCOLOMBIANO | LLLRepúblicade Colombia Fecha: 16-05-2013 20131100026833 Pag. 6 de 6

El presente concepto se emite en los términos del artículo-28 del Código de ProcedimientoAdministrativoy de lo Contencioso Administrativo, correspondiendo entonces al interesado conlos elementos de juicio proporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivó la consulta. Atentamente,

BrAyecto: Yuli Paola Totres BL

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