SGC - Concepto sobre Clasificación como Trámites y Servicios DAFP

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Para: VIVIANA DIONICIOCoordinadora Red de Monitoreo Sísmico De: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA (E) Asunto: — Solicitud de concepto sobre clasificación como trámites o servicios respecto a las funcionesasignada en el Decreto 926 de 2010.

En atención a la solicitud presentada mediante oficio No. 20163200041343 del 6 de septiembre de 2016, enla cual solicitan establecer si las obligaciones asignadas al Instituto de Investigaciones en Geociencia,Minería y Química, Ingeominas, actualmente Servicio Geológico Colombiano en el Decreto 926 de 2010,deben surtir el trámite de autorización ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, deconformidad con lo previsto en el numeral segundo del artículo primero de la Ley 962 de 2005, modificadopor el artículo 39 del Decreto 019 de 2012. A efectos de dar respuesta, nos permitimos señalar las disposiciones del Decreto 926 de 2010, por mediodel cual se establecen los requisitos de carácter técnico y científico para construcciones sismorresistentesNSR-10, y se adopta el Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente NSR-10, en las cuales seestablecen obligaciones de competencia del Servicio Geológico Colombiano, así: “CAPÍTULO A.11INSTRUMENTACIÓN SISMICAA.11.1 — GENERAL A.11.1.1 — INSTRUMENTACIÓN — En el presente Capitulo se indica cuándo deben colocarse instrumentossísmicos en las edificaciones, en dónde deben localizarse y quién corre con los costos de los instrumentos,del espacio que éstos ocupen y del mantenimiento y vigilancia de los mismos.

A.111.2 — ACELEROGRAFOS — En la instrumentación sísmica de edificaciones deben emplearseacelerógrafos digitales de movimiento fuerte. (a) Objetivos de la instrumentación — Dentro de los objetivos de este tipo de instrumentación seencuentra la recolección de registros que permitan, entre otros: la medición de los períodos devibración de la edificación al verse sometida a movimientos sísmicos, la determinación del nivel de Firma de recibido Fecha de recibidoComunicación Interna A AAA TODOS POR YNNUEVO PAÍS Fecha: 21-10-2016 20161100048883 Página. 2 de 5

daño que ocurrió a la edificación debido a la ocurrencia de un sismo que la afecte, la identificación deefectos de sitio causados por la amplificación de las ondas sísmicas debida a los estratos de suelosubyacentes, el grado de atenuación que sufren las ondas sísmicas al viajar desde el lugar dondeocurre la liberación de energía hasta el sitio donde se encuentre localizada la edificación, y engeneral el mejoramiento sobre el conocimiento que se tiene a nivel nacional de los fenómenossísmicos y sus efectos sobre las construcciones y los materiales de construcción nacionales. La valiosainformación que se recolecta por medio de la instrumentación permitirá realizar ajustes a losrequisitos del presente Reglamento en sus ediciones futuras; llevando, a una reducción de lavulnerabilidad sísmica de las edificaciones colombianas, y, muy seguramente, a una reducción de loscostos de proveer seguridad sísmica a ellas.(b) Aprobación del tipo de instrumento — INGEOMINAS es la entidad gubernamental que opera la RedNacional de Acelerógrafos y es la encargada de aprobar los tipos de instrumentos que se coloquenen las edificaciones que los requieran de acuerdo con los requisitos del presente Capítulo. ElINGEOMINAS mantendrá una lista de los tipos de instrumentos posibles de ser utilizados y lasespecificaciones mínimas de los mismos para ser colocados en edificaciones, tal como requiere elpresente Capítulo. La Red Nacional de Acelerógrafos del INGEOMINAS y quien designe la autoridadmunicipal o distrital donde esté ubicada la edificación, deben recibir, sin costo alguno y por lo menosuna vez al año, copia de los registros obtenidos, independientemente de

quien sea el propietario delinstrumento. Cuando el municipio o distrito donde se encuentra localizada la edificación haya, deacuerdo con A.2.9.3.7(d), desarrollado un plan de instalación, operación y mantenimiento de una redde acelerógrafos de movimientos fuertes, la entidad municipal o distrital que administre esta redpodrá, si así lo desea, asumir las funciones que en esta misma sección se asignan al INGEOMINAS, aquien deberá informar sobre esta decisión.

(...) A.11.1.5 — COSTOS — Los diferentes costos en que se incurre en la instrumentación de una edificación sedistribuyen de la siguiente manera: (c) Costo de los instrumentos — Los instrumentos serán adquiridos por la persona, natural o jurídica, acuyo nombre se expida la licencia de construcción de la edificación, quien además debe costear suinstalación. El INGEOMINAS se reserva el derecho de colocar instrumentos adicionales, a su costo,dentro de los espacios que se destinen para la instrumentación sísmica. La propiedad de losinstrumentos será de quienes los adquieran. Independientemente de quien sea el propietario delinstrumento, la Red Sismológica Nacional y quien designe la autoridad municipal o distrital dondeesté ubicada la edificación, deben recibir copia, sin costo alguno, de los registros obtenidos por mediode losinstrumentos.(d) Costo de los espacios donde se colocan los instrumentos — El costo del espacio o espacios donde secolocan los instrumentos será de cargo de los propietarios de la edificación. El propietario, opropietarios, de la edificación darán libre acceso a estos espacios a los funcionarios del INGEOMINAS,

Firma de recibido Fecha de recibidosm,A a años 5 Comunicación InternaA AACA eFecha: 21-10-2016 20161100048883 Página. 3 de 5 o a quienes ellos deleguen, para efectos de instalación, mantenimiento y retiro de los registros delinstrumento. Cuando se trate de una copropiedad, en el reglamento de copropiedad deben incluirsecláusulas al respecto.(e) Costo del mantenimiento de los instrumentos — El costo de mantenimiento de los instrumentoscorrerá por cuenta del propietario o propietarios de la edificación. Esta obligación debe quedarincluida en el reglamento de copropiedad. Quien preste el mantenimiento debe ser aprobado por elINGEOMINAS. El mantenimiento debe realizarse con la frecuencia que requiera el fabricante delinstrumento; no obstante, ésta debe realizarse con una periodicidad no mayor de un año.(f) Costo de la vigilancia del instrumento — Los costos de vigilancia de los instrumentos correrán porcuenta de los propietarios de la edificación donde se encuentren localizados, sean éstos de supropiedad o no. Los propietarios son responsables del instrumento para efectos de su seguridad, ydeben adquirir y mantener una póliza de seguros, la cual debe cubrir el costo de reposición delinstrumento en caso de hurto, substracción u otra eventualidad.”

Conforme a lo anterior, el Servicio Geológico Colombiano tiene a su cargo las siguientes funciones 1.Aprobar los tipos de acelerógrafos (instrumentos sísmicos) que se coloquen en los edificios; y 2. Aprobar laspersonas que realicen el mantenimiento de los acelerógrafos, lo cual se encuentra en consonancia con lafunción de “Diseñar, instalar, mantener, operar y actualizar la Red Sismológica Nacional de Colombia, la RedNacional de Acelerógrafos, las Redes de los Observatorios Vulcanológicos y la Red de Estaciones Geodésicas”,contenida en el artículo 9 del Decreto 2703 de 2013. Ahora bien, en cuanto a si las funciones en mención corresponden con un trámite susceptible de darcumplimiento con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites delDepartamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, debemos indicar que el numeral segundo delartículo primero de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 39 del Decreto 019 de 2012, señala: “Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Las entidades públicas y losparticulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecerun trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de laFunción Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará sujustificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismodeberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación.En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización yestandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará suadopción e implementación.

Firma de recibido Fecha de recibidoComunicación Internae TODOS POR UNNUEVO PAÍSLM AFecha: 21-10-2016 20161100048883 Pagina. 4 de 5 Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará conel apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá establecermecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones. El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período desesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevostrámites que se hayan adoptado.” Como es de su conocimiento, el DAFP en desarrollo de la normatividad anterior implementó la “Guía para laRacionalización de Trámites”, a través de la cual se busca orientar a las entidades a efectos de identificar sisus procesos son procedimientos administrativos regulados (trámites) o no regulados, y en esa medida si losmismos deben registrarse en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT, conforme a los siguientesparámetros: “Un trámite, o procedimiento administrativo regulado, debe cumplir las siguientes condiciones: - Hay una actuación del usuario (entidad o ciudadano -persona natural, persona jurídica-).- Tiene soporte normativo.- El usuario ejerce un derecho o cumple una obligación. (...) Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuariospara adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se iniciacuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina(como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre este, aceptando o denegando lasolicitud.”

Conforme con la información suministrada a lo largo de las reuniones sostenidas con el personal de la Redde Monitoreo, se indicó que para aprobar los tipos de acelerógrafos (instrumentos sísmicos) a colocarse enlos edificios, el proceso consistía en que las empresas presentaban la solicitud ante el Servicio GeológicoColombiano, allegando el manual o la documentación donde se consignaran las características técnicas deequipo y que posteriormente el Servicio Geológico Colombiano expedía la aprobación sobre el modelo delequipo presentado; en esa medida se considera que este proceso conforme a lo dispuesto en el ReglamentoColombiano de Construcción Sismo Resistente NSR-10 y la “Guía para la Racionalización de Trámites”,cumple con las condiciones establecidas para su catalogación como trámite, dado que es clara laparticipación del usuario, quien es quien inicia el proceso contemplado en el Decreto 926 de 2010 (soporte Firma de recibido Fecha de recibidoSon'sQ años 5 Comunicación Internaaja wh TODOSPOR UN ANFecha: 21-10-2016 20161100048883 Página. 5 de 5 normativo), a efectos de que se le confiera una autorización (derecho) consistente en el aval de la autoridadsobre la idoneidad del tipo de instrumentos sísmicos presentados. Por otra parte, en relación con la aprobación del personal que realice las actividades de mantenimiento delos acelerógrafos por parte del Servicio Geológico Colombiano, si bien no se tiene establecido dicho procesoal interior de la entidad, se considera que el mismo llena los requisitos contemplados por el DAFP para laidentificación de trámites, esto es, dado que cuenta con un fundamento normativo (Decreto 926 de 2010),existe una actuación del usuario interesado en contar con el aval y estas actividades están enmarcadas en undeber legal, ya que la persona interesada en realizar el mantenimiento de este tipo de equipos debe contaractualmente, con la autorización del Servicio Geológico Colombiano.

En consecuencia, se considera que los trámites anteriormente analizados deben contar con la autorizacióndel DAFP y cumplir con la Política de Racionalización de Trámites, dado que los mismos son de cara alciudadano y contemplan en principio la exigencia de documentos técnicos al particular a efectos de obteneruna serie de autorizaciones que condicionan la prestación de sus servicios. El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 12 de la Ley 1755 de 2015, correspondiendoentonces al interesado con los elementos de juicio proporcionados, establecer lo aplicable al caso quemotivó la consulta. Atentamente, LYDA CRISTINA DUARTEJEFE OFICINA ASESORA JURIDICA (E )Proyecto: Yuli Paola Torres — Abogada OAJ. Firma de recibido Fecha de recibido