SGC - Concepto sobre Cumplido de Comisión de Servicios

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PARA: EDGAR GONZALEZ SANGUINOJEFE UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS (e)DE: JEFE OFICINA JURIDICAASUNTO: Concepto — cumplido de comisión de servicios.

En atención a la petición presentada a esta Oficina Jurídica de forma verbal mediante la cualconsulta sobre la posibilidad de que un funcionario o contratista cumpla con la comisión deservicios en una fecha diferente a la establecida en. la resolución que autorizó esa comisión y/odesplazamiento, esta Oficina Jurídica se permite manifestar lo siguiente:No existe prohibición legal para que un funcionario o contratista cumpla con una comisión deservicios con anterioridad a la fecha de salida establecida en el acto administrativo por medio delcual se autoriza dicha comisión. Por el contrario, la Resolución No. D-302 del 14 de junio de 2012emitida por la Dirección General del Servicio Geológico Colombiano! en su artículo 16 contemplala facultad del funcionario comisionado de iniciar su gestión en una fecha distinta a la establecidaen la resolución que autorizó la comisión.Al respecto el artículo 16 de la Resolución No. D-302 del 2012 señala:“ARTÍCULO 16° PROCEDIMIENTO PARA ORDENAR COMISIONES DE SERVICIO Y DEDESPLAZAMIENTO. Con base en el Plan Operativo Anual aprobado para la vigencia, los Ordenadoresdel Gasto entregarán a la Unidad de Recursos Financieros de la Secretaría General como mínimocuatro (4) días antes a la ejecución de la comisión la Programación de Recursos por Comisión, juntocon la Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.En la Programación de Recursos por Comisión se deberá estipular sobre las comisiones que requieranrealizarse con INTERRUPCIONES, estas comisiones a partir de la fecha en que se empiecen a ejecutarno podrán exceder los treinta (30)

días calendario, tampoco podrán prorrogarse y no deberánprogramarse otras comisiones dentro de este periodo de tiempo, con excepción de aquellas quecorrespondan a la ATENCIÓN DE EMERGENCIAS. :Las comisiones deberán iniciarse en lo posible en la fecha establecida en la Resolución de“Por medio de la cual se adopta el reglamento de comisiones para los Empleados Públicos del ServicioGeológico Colombiano que sean comisionados a prestar sus servicios fuera de la sede habitual detrabajo yel reconocimiento de los gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios.”FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:

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Comisión, y por lo menos dentro del mes en el cual fue programada, de lo contrario deberá seranulada y reprogramada nuevamente. :A través del Aplicativo WEB-SAFI los comisionados recibirán en el correo electrónico laPROGRAMACIÓN DE LA COMISIÓN, en ella se describirá el valor de los viáticos y el sueldo base conel cual fueron liquidados, así como el valor de los gastos de viaje y demás objetos de gasto programadopara desarrollar las actividades de la comisión. El funcionario o contratista deberá cerciorarse de contarcon la disponibilidad de tiempo para ejecutar la. comisión, que el sueldo base de la liquidación de losviáticos sea el que se encuentre devengando, que los sitios correspondan a los programadosa visitar yque el presupuesto asignado para cada uno de los objetos de gasto obedezca a los gastos que seefectuaran en la comisión.Cualquier inconsistencia deberá ser informada al Jefe Inmediató y/o Jetp de Proyecto para que serealice oportunamente la corrección, si al recibir la Resolución de Comisión y/o Desplazamiento persisteel error, el comisionado deberá informar al Jefe de Presupuesto. EL COMISIONADO NO PODRÁEJECUTAR LA COMISIÓN HASTA TANTO SE HAYA CORREGIDO EL ERROR.La Coordinación del Grupo de Presupuesto de la Unidad de Recursos Financieros, elaborará, revisará yenviará la ResoOlucién de Comisión de Servicios y/o Desplazamiento para la firma del SecretarioGeneral, tramitará el Registro Presupuestal y pago estableciendo los controles necesarios.La Coordinación del Grupo de Presupuesto de la Unidad de Recursos Financieros, una vez firmada laResolución

de Comisión y/o Desplazamiento, procederá a enviarla vía Web-SAFI a cada uno de loscomisionados (correo electrónico) y a su vez entregará copia a las áreas respectivas a través de laspersonas encargadas de elaborarla programación de recursos por comisión.” (Negrilla y subrayadofuera de texto)En efecto, el procedimiento enmarcado en la reglamentación citada contempla dos situaciones, deun lado se encuentra la programación de la comisión que está a cargo del ordenador del gasto yde otra parte se encuentra la autorización de la comisión y/o desplazamiento que se concreta conla emisión de la resolución respectiva.Para el caso que nos ocupa es importante resaltar que respecto a la fecha para dar cumplimiento ala comisión de servicios, el inciso tercero del artículo 16 de la Resolución No. D-302 del 2012estableció un mínimo y un máximo, siendo el primero en lo posible la fecha de salida establecidaen la resolución que autorizó la comisión de servicios y como límite máximo estableció los treinta(30) días calendarios siguientes a la programaciónde la comisión.Así las cosas, el artículo 16 de la Resolución No. D-302 del 2012 del Servicio GeológicoColombiano permite el cumplimiento de la comisión en una fecha distinta a la fecha de salidaestablecida en el acto administrativo que ordenó la comisión. No obstante, dicha facultad quedóFIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:SERVICIO GEOLÓGICO | EME yCOLOMBIANO | MEMORANDOA SAT

Fecha: 08-05-2013 20131100025323 Pag. 3 de 3 supeditada a la imposibilidad de cumplir con la fecha de salida de la resolución y por ello esnecesario que el funcionario o contratista comisionado incluya en su informe de gestión de formasucinta las razones por las cuales no le fue posible iniciar la comisión en la fecha de salidacontemplada en la resolución que lo comisionó.El presente se emite bajo los criterios del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

S ¿8 | Atentamente, RIANA MARÍA FGilbertoAbogado Offokis Juridica

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