SGC - Concepto sobre Custodia de Historias Clínicas Ocupacionales

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PARA: FLOR MARIA SALCEDO SIERRAPROFESIONAL SALUD OCUPACIONAL — GRUPO DE TALENTO HUMANODE: JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

ASUNTO: CONCEPTO JURÍDICO - CUSTODIA HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES.

En atención a su petición de concepto remitido por correo electrónico el 12 de julio de 2013, pormedio del cual solicita: ...emitir concepto relacionado con la permanencia en el archivo del SGC de lashistorias clínicas ocupacionales de personas que fueron funcionarios de la entidad y que fallecieron enejercicio de sus funciones o después de su jubilación.” esta Oficina Asesora Jurídica se permite señalarlo siguiente:1. Concepto jurídico del Ministerio de Salud y Protección Social:Previo a emitir concepto jurídico respecto a su solicitud, resulta pertinente manifestar que estaOficina Asesora Jurídica elevó solicitud de concepto al Ministerio de Salud y Protección Social, pormedio del cual se solicitó respuesta a los siguientes interrogantes:"¿Existe un término especial mínimo de conservación para las historias clínicas ocupacionalescausadas por asbesto?¿Existe algún término mínimo de conservación diferente a los diez años de la Resolución del2005 por alguna enfermedad?”En atención a la solicitud de concepto antes referida, el Ministerio de Salud y Protección Socialemitió el concepto No. 201323101592261 del 22 de noviembre de 2013, por medio del cualmanifestó lo siguiente:“La reglamentación vigente sobre historias clínicas no especifica tiempos de retención paraenfermedades causadas por asbesto u otras enfermedades ocupacionales.La resolución 1715 de 2005 fue derogada por la Resolución 058 de 2007, en concordancia, lostiempos de retención establecidos por esta resolución también se encuentran derogados. En talsentido deberán aplicarse las normas generales de archivo a efectos de los tiempos deretención de las historias clínicas.”

ty Y, AFirma de recibido MniaGoree Fecha de recibido 16 | 1215 . ASERVICIO “a Comunicación InternaGEOLÓGICO (O)COLOMBIANO TT Fecha: 16-12-2013 20131100070143 Página. 2 de 4

Así las cosas, en línea con lo expuesto por el Ministerio de Salud y Protección Social, esta OficinaAsesora Jurídica procede a emitir concepto jurídico frente a su petición en los siguientes términos:2. Marco jurídico aplicable a las historias clinicas ocupacionales:Previo a exponer la posición de esta Oficina Asesora Jurídica es menester traer a colación lasdisposiciones que sobre la definición y regulación de las historias clínicas ocupacionales resultanpertinentes al caso bajo estudio. A saber:Respecto a las historias clínicas ocupacionales, mediante la Resolución No. 2346 del 11 de julio de2007, el entonces Ministerio de la Protección Social reglamentó:“Artículo 1”. Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a todos losempleadores, empresas públicas O privadas, contratistas, subcontratistas, entidadesadministradoras de riesgos profesionales, personas naturales y jurídicas prestadoras oproveedoras de servicios de salud ocupacional, entidades promotoras de salud, institucionesprestadoras de servicios de salud y trabajadores independientes del territorio nacional.(...)Artículo 14. Historia clinica ocupacional. La historia clinica ocupacional es el conjunto único dedocumentos privados, obligatorios y «sometidos a reserva, en donde se registrancronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demásprocedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgircomo resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona losantecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona ensu vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origenprofesional.Parágrafo.

La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por loque le son aplicables las disposiciones que a esta la regulan.(..)Artículo 17. Custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de lashistorias clínicas ocupacionales. (Modificado por el artículo 2° de la Resolución No. 1918 del2009, del Ministerio de Protección Social) Para la custodia y entrega de las evaluacionesmédicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales se aplicarán lassiguientes reglas:1. La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacionalestará a cargo del prestador de servicios de Salud Ocupacional que la generó en el curso

Firma de recibido Fecha de recibido —SERVICIOGEOLÓGICOCOLOMBIANOComunicación Internaa] PROSPERIDADA (narra Fecha: 16-12-201320131100070143Pagina. 3 de 4 de la atención, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a lasnormas legales vigentes para la historia clínica. Los médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional que formen partede los servicios médicos de la empresa, tendrán la guarda y custodia de la historia clínicaocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece elartículo 16 de la Resolución 2346 de 2007 y las demás normas que lo modifiquen,adicionen o sustituyan. En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de lasevaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional a la hoja de vidadel trabajador. . Los responsables de la custodia podrán entregar copia de la historia clínica ocupacionalfoliada al trabajador, cuando este lo solicite. . En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clínica ocupacional será entregadaúnicamente al cónyuge, compañera (o) permanente, hijos y causahabientes, así como aaquellas personas autorizadas expresamente por la ley.

. En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional se encuentren endiversas instituciones, la entidad o persona competente que requiera información contenidaen ellos, podrá solicitar copia de los mismos a la entidad que los tiene a Su cargo, previaautorización del paciente. El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la copia de lahistoria clínica ocupacional entre entidades, mediante acta o registros de entrega ydevolución, las cuales deberán ir firmadas por los funcionarios responsables de sucustodia.Parágrafo. El archivo, seguridad, producción, recepción, distribución, consulta, organización,recuperación, disposición, conversión a sistemas de información, tiempo de conservación ydisposiciónfinal de la historia clínica ocupacional, se regirán por las normas legalesvigentes para la historia clínica y los parámetros definidos por el Ministerio de laProtección Social.” (Destacado fuera de texto)Ahora bien, teniendo en cuenta que el parágrafo del artículo 17 de la Resolución No. 2346 de 2007 -del Ministerio de Protección Social, Modificado por el artículo 2° de la Resolución No. 1918 del Firma de recibido Fecha de recibido ¥SERVICIO Ma Comunicación InternaGEOLÓGICO (©)COLOMBIANO 0

Fecha: 16-12-2013 20131100070143 Página. 4 de 4 2009 del mismo Ministro señala que en lo pertinente al tiempo de conservación de las historiasclínicas ocupaciones deberá atenderse lo dispuesto sobre las historias clínicas, resulta imperiosotraer a colación el artículo 15 de la Resolución No. 1995 del 8 de julio de 1999, en cuyo tenor selee:“ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN.La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partirde la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión delprestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.Un vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.” (Negrillafuera del texto original)3. Caso concreto:Para atender su consulta, esta Oficina Asesora Jurídica se permite señalar que, de conformidadcon el contexto normativo expuesto, las historias clínicas ocupacionales deben conservarse en elarchivo de la entidad por un periodo mínimo de veinte (20) años, de los cuales, un mínimo de cinco(5) años se encontraran en el archivo de gestión y mínimo quince (15) años en el archivo central.Sumado a lo anterior, es del caso precisar que el término de conservación de veinte (20) añosdebe acatarse sin tener en cuenta si el funcionario ha fallecido o se ha pensionado, dado que lanormativa del tema no contempla dichas situaciones como excepciones al término deconservación.Con lo anterior se ha atendido su consulta precisando que el presente concepto se emite en lostérminos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso -Administrativo, correspondiendo entonces al interesado con los elementos de juicioproporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivó la consulta.Atentamente,

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