SGC - Concepto sobre Custodia de Hojas de Vida Laborales

“ok A SERVICIO ES Comunicación InternaGEOLÓGICO am DADCOLOMBIANO (e) 0 6 0 008 0100004 0 masFecha: 09-10-2013 20131100054303 rv Pagina. 1 de 7

PARA: Dra. MARITZA GERARDINO INFANTECOORDINADORA DEL GRUPO DE TALENTO HUMANODE: JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

ASUNTO: CONCEPTO JURÍDICO — CUSTODIA HOJAS DE VIDA LABORALES.

Teniendo en cuenta el pronunciamiento de la Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de laNación y los postulados normativos contenidos en los Decretos 4131 y 4134 de 2011, esta OficinaJurídica se permite pronunciarse frente a la custodia de las hojas de vida de los ex funcionarios delSGC cuyos cargos fueron suprimidos de su planta de personal y pasaron a hacer parte de laplanta de personal de la Agencia Nacional de Minería, en los siguientes términos:1. ANTECEDENTES1.1. Del cambio de naturaleza jurídica y denominación de Ingeominas y la creación de laAgencia Nacional de Minería: -En ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el articulo 18 de la Ley 1444 de 2011 ycon el objeto de hacer más coherente la organización y funcionamiento de la AdministraciónPública, el Presidente de la República sancionó los Decretos 4131 y 4134 de 2011.El Decreto Ley 4131 de 2011, ordenó el cambio de naturaleza jurídica del Instituto Colombiano deGeología y Minería - INGEOMINAS de establecimiento público a Instituto Científico y Técnicodenominado Servicio Geológico Colombiano y le otorgó funciones de autoridad geológica nacional.Por otro lado, el Decreto Ley 4134 de 2011 creó a la Agencia Nacional de Minería como nuevaautoridad minera y concedente nacional que entró en operación a partir del 3 de mayo de 2012.Ahora bien, a fin de ofrecer mayor claridad frente a la delimitación de las funciones legalmenteotorgadas tanto al SGC como a la ANM, es menester traer a colación el contenido de lasdisposiciones pertinentes de los Decretos Ley 4131 y 4134 de 2011. A saber:

Firma de vecibida Coe. ba Fecha de recibido ( 6 lio | | A ary SSERVICIOGEOLÓGICOCOLOMBIANOComunicación Interna O PARA TODOSFecha: 09-10-2013 2013100054303 Pagina. 2 de 7

Decreto Ley 4131 de 2011:“ARTÍCULO 11. REGIMEN DE TRANSICIÓN. El Servicio Geológico Colombiano seguiráejerciendo todas las funciones, incluyendo aquellas en materia minera, que porcompetencia directa o por delegación se le habían asignado al Instituto Colombiano deGeología y Minería (Ingeominas) hasta que entre en operación la Agencia Nacional deMinería (ANM).” (Destacado fuera de texto)Decreto Ley 4134 de 2011:“ARTÍCULO 19. REGIMEN DE TRANSICIÓN. El Servicio Geológico Colombiano seguiráejerciendo todas las funciones, incluyendo aquellas en materia minera que por competenciadirecta o por delegación se le habían asignado al Instituto Colombiano de Geología yMineríaIngeominas, hasta que entre en operación la Agencia Nacional de Mineria-ANM,lo cual deberá ocurrir dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición delpresente Decreto.El Presidente de la Agencia Nacional de Minerfa-ANM, deberá adelantar de manerainmediata las medidas administrativas necesarias para el cumplimiento de las funcionesasignadas en el presente decreto que entrará a regir dentro de los seis (6) meses siguientes ala expedición del presente decreto. ” (Negrilla fuera de texto)Los artículos antes mencionados, establecieron un régimen de transición en virtud del cual elServicio Geológico Colombiano seguiría cumpliendo las funciones de autoridad minera delegadaspor el Ministerio de Minas y Energía a Ingeominas, hasta tanto entrara en operación la ANM,condición que ocurrió el tres (3) de mayo de 2013.Sin embargo, teniendo en cuenta que a la fecha de entrada en operación

de la Agencia Nacionalde Minería no se encontraba totalmente provista la planta de personal de dicha entidad, la ANMprofirió la Resolución No. 012 del 9 de mayo de 2012, a través de la cual delegó en el ServicioGeológico las funciones de autoridad minera hasta el 2 de junio del 2012.Por otro lado, frente a los servidores públicos vinculados a la planta de personal del SGC para eldesarrollo de sus funciones mineras delegadas, el parágrafo del artículo 1” y el artículo 3” delDecreto 924 del 3 de mayo de 2012 ordenaron:

Firma de recibido (...) PARAGRAFO. Los servidores públicos que vienen desempeñando los empleossuprimidos en el presente artículo, serán Incorporados de manera directa en los empleos quese creen para el efecto en la planta global la Agencia Nacional de Minería - ANM, en lasmismas condiciones que carrera o provisionalidad que ostentan en el. empleo del cual estitular. Fecha de recibidoSERVICIO "Comunicación InternaGEOLÓGICO o ADCOLOMBIANO (fe) A O rss Fecha: 09-10-2013 20131100054303 Página. 3 de 7

(...)ARTÍCULO 3". Los empleados públicos del Servicio Geológico Colombiano continuaránejerciendo las funciones que vienen desarrollando y percibiendo la remuneración mensualcorrespondiente a los empleos que desempeñan actualmente, hasta tanto se produzca laincorporación a la planta de personal que se adopte para la Agencia Nacional de Minería -ANM.”En efecto, los servidores publicos que realizaban funciones en el SGC para el sector minero cuyoscargos fueron suprimidos como consecuencia de la modificación contemplada en el Decreto 4131de 2011, fueron vinculados de manera inmediata por incorporación directa a la planta de personalde la Agencia Nacional de Minería.1.2. De la transferencia y custodia de las hojas de vida de los funcionarios que pasaron a laplanta de personal de la ANM:Ahora bien, los Decretos 4131 y 4134 del 2011 dispusieron las reglas para el traslado de losbienes y activos por parte del SGC a favor de la ANM, así:El artículo 13 del Decreto 4131 de 2011 dispuso:“ARTÍCULO 13. ASIGNACIÓN DE BIENES Y ACTIVOS. Los bienes y activos, derechos,obligaciones y archivos del Servicio Geológico Colombiano, incluidas las hojas de vida, quetengan relación con la competencia de la Agencia Nacional de Minería (ANM), sedeterminarán y transferiran a título gratuito por ministerio de la ley, mediante acta deentrega y recibo de inventario detallado, suscrita por los respectivos representanteslegales, dando cumplimiento, en el caso de los archivos, a lo dispuesto en la LeyGeneral de Archivo.Los bienes serán identificados en

las actas que para el efecto suscriban los representanteslegales de las entidades o sus delegados, las cuales serán registradas en las respectivas0 oficinas de registro, cuando a ello hubiere lugar.” (Destacado fuera de texto)En igual sentido, el artículo 21 del Decreto 4134 de 2011 ordenó:“ARTÍCULO 21. ASIGNACIÓN DE BIENES Y ACTIVOS. Los bienes y activos, derechos,obligaciones y archivos de Servicio Geológico Colombiano, incluídas las hojas de vida, quetengan relación con la competencia de la Agencia Nacional de Minería, ANM, sedeterminarán y transferirán a título gratuito por ministerio de la ley, mediante acta deentrega y recibo de inventario detallado, suscrita por los respectivos representantes

Firma de recibido Fecha de recibido SySERVICIO Comunicación InternaGEOLÓGICO (o) a =. papCOLOMBIANO OA | © ND ers Fecha: 09-10-2013 20131100054303 Pagina. 4 de 7

legales, dando cumplimiento, en el caso de los archivos, a lo dispuesto en la LeyGeneral de Archivo.Los bienes serán identificados en las actas que para el efecto suscriban los representanteslegales de las entidades o sus delegados, las cuales serán registradas en las respectivasoficinas de registro, cuando a ello hubiere lugar.” (Destacado fuera de texto)En consecuencia, el Servicio Geológico Colombiano y la Agencia Nacional de Minería suscribieronel acta de entrega No.012 del 27 de noviembre de 2012 por medio de la cual el Secretario General(e) del SGC hizo entrega a la Vicepresidenta Administrativa y Financiera de la Agencia Nacional deMinería de: “...ciento nueve (109) expedientes de historia laboral escaneados en medio magnético y cientoonce (111) carpetas con los documentos de historia laboral recibidos en esta oficina después del 2 de juniodel presente año...”No obstante lo anterior, de acuerdo con la información suministrada por el Grupo de TalentoHumano del SGC, hasta el momento la Agencia Nacional de Minería no ha recibido para sucustodia los expedientes físicos de las hojas de vida de los (109) funcionarios transferidos porincorporación directa a la planta de personal de la ANM.1.3. De la consulta al Archivo General de la Nación:Ante la negativa de la ANM de recibir para su custodia los expedientes contentivos de las hojas devida de los funcionarios transferidos por incorporación directa a la planta de personal de la ANM,esta Oficina Jurídica mediante oficio No. 20131100049541 del 18 de julio de 2013, solicitóconcepto jurídico a la Oficina de Asuntos Legales del Archivo General de la Nación presentandolos

siguientes interrogantes:“1. De conformidad con las disposiciones contenidas en los Decretos 4131 y 4134 del 2011,¿Se encuentra la Agencia Nacional de Minería legalmente obligada a recibir para su custodialos archivos físicos de las historias laborales de los funcionarios que pasaron a hacer parte desu planta de personal?

2. Por otro lado, teniendo en cuenta que el SGC mediante Acta No. 012 del 27 de noviembrede 2012 transfirió en archivo digital las ciento nueve (109) historias laborales de losfuncionarios que pasaron a hacer parte de la planta de personal de la ANM quedandopendiente únicamente la entrega de los expedientes físicos, ¿qué entidad es responsable dela emisión de las constancias de la información que reposa en las historias laborales talescomo certificaciones laborales?” Firma de recibido Fecha de recibido aSERVICIO Comunicación InternaGEOLÓGICO aA RB ¿PROSPERIDADCOLOMBIANO (e) A OE rr Fecha: 09-10-2013 20131100054303 Página. 5 de 7

En atención a la consulta presentada por el SGC, mediante Oficio No. 2-2013-5497 del 6 deseptiembre de 2013, la Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de la Nación, manifestó:“CONSIDERACIONESCon el fin de dar respuesta a su solicitud, nos permitimos realizar las siguientes precisiones:Las funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, están establecidasen la Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 009 de 2012.Asi las cosas me permito manifestarle que dicha petición no encuentra respaldo en lanormatividad archivística aplicable.De otra parte, verificado lo expuesto por la doctora Adriana Marla, se colige que deben darestricto cumplimiento a lo ordenado por el artículo 13 del Decreto 4131 de 2011 y por elartículo 21 del decreto 4134 de 2011; teniendo en cuenta en todo caso, las directricesimpartidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante la Circularexterna No. 4 del 4 de octubre de 2011.”

2. PROBLEMA JURÍDICODe conformidad con la información recabada, el problema jurídico objeto de estudio se presenta enel siguiente interrogante:¿Corresponde a la ANM asumir la custodia de los expedientes contentivos de las hojas de vidalaborales de los funcionarios que hacían parte de la planta de personal del SGC y que pormandato del parágrafo del artículo 1° del Decreto 0924 de 2012 fueron vinculados directamente ala planta de personal de la Agencia Nacional de Minería?2.1. Normativa aplicable al caso:Las disposiciones generales sobre custodia y manejo de las historias laborales se encuentrancontenidas en la Ley 594 del 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictanotras disposiciones”. Sin embargo, ésta norma no contempla disposición alguna que establezca unprocedimiento para la custodia de los archivos de las entidades en proceso de escisión, pues elartículo 20 Ibidem sólo contempla un procedimiento para los archivos de las entidades que sesupriman, fusiones o privaticen.Ahora bien, con el propósito de solventar dicho vacio, el Archivo General de la Nación (en adelante Firma de recibido Fecha de recibido YSERVICIO Comunicación InternaGEOLÓGICOCOLOMBIANO it TT Fecha: 09-10-2013 20131100054303 Pagina. 6 de 7

AGN), profirió la Circular Externa No. 4 del 4 de octubre de 2011' que frente al manejo de lashistorias laborales de las entidades en proceso de escisión, en el literal c) del numeral 1° “Archivosde gestión”, señaló:“c) Las Historias Laborales que se encuentren a cargo de las Oficinas de Administración derecursos Humanos de las entidades en proceso de escisión, deben permanecer bajo lacustodia y administración de la entidad que se reorganiza, independientemente de lasmodificaciones que se realicen en las plantas de personal de las entidades intervenidas. Lasentidades de nueva creación procederán a conformar su archivo de historias laborales, unavez se determine la planta de personal necesaria para su funcionamiento:”De conformidad con la circular en cita, los archivos de las historias laborales de las entidades enescisión deben continuar bajo la guarda de la entidad que ya existía y se reorganiza y la nuevaentidad debe conformar su archivo de historias laborales a partir de la conformación de su plantade personal.Empero, los Decretos Ley 4131 y 4134 de 2011, regularon en forma expresa lo concerniente a lacustodia de los archivos de las historias laborales de los funcionarios que pasaron a vincularsedirectamente en la planta de personal de la Agencia Nacional de Minería como consecuencia de lasupresión de sus cargos en la planta de personal de Ingeominas?. Al respecto, los ya mencionadosartículos 13 y 21 de los Decretos 4131 y 4134 de 2011, respectivamente, ordenan al ServicioGeológico Colombiano y a la Agencia Nacional de minería a determinar y transferir a título gratuitoy por ministerio de la ley, las hojas de vida de los

funcionarios cuyos cargos guarden relación conla competencia de la Agencia Nacional de Minería.Así las cosas, debido a la superioridad jerárquica y la especialidad de los Decretos Ley 4131 de2011 y 4134 del mismo año frente a la Circular Externa Np. 04 de 2011 emitida por el AGN, lasdirectrices enmarcadas en dicha Circular Externa resultan inaplicables al caso que nos ocupa y enconsecuencia, tal como lo ordenan los artículos 13 y 21 de los Decretos 4131 y 4134 de 2011,respectivamente, deberá la ANM recibir del SGCa titulo gratuito y por ministerio de la ley, esto es,sin tramites adicionales, los expedientes conformados por las historias laborales de losfuncionarios que, en razón a su cargo, pasaron a ser vinculados directamente a la planta depersonal de la Agencia Nacional de Minería en los términos establecidos por el parágrafo delartículo 1° del Decreto 924 del 2012.

’ Publicada en el Diario Oficial No. 48.220 del 12 de octubre de 2011.2 Parágrafo del artículo del Decreto 0924 de 2012. Firma de recibido Fecha de recibido %SERVICIO > Comunicación InternaGEOLOGICO (©)COLOMBIANO LOA Fecha: 09-10-2013 20131100054303 Página. 7 de 7

3. CONCEPTO JURÍDICOExpuesto el contexto legal aplicable al caso, esta Oficina Asesora Juridica se permite concluir que,de conformidad con los artículos 13 y 21 de los Decretos Ley 4131 y 4134 del 2011,respectivamente, dado el carácter especial de estas disposiciones, corresponde a la AgenciaNacional de Minería asumir la custodia y manejo de los expedientes conformados por las historiaslaborales de los servidores públicos que como consecuencia de la modificación de Ingeominas ysu planta de personal fueron vinculados directamente a la planta de personal de la AgenciaNacional de Minería.Sumado a lo anterior, resulta conveniente señalar que ante la respuesta negativa de la solicitudformal del SGC dirigida a la ANM solicitando que se asuma la custodia y manejo de lasmencionadas historias laborales, podría verse configurado un conflicto negativo de competenciasentre las dos entidades y en tal evento, en virtud del artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, el ServicioGeológico Colombiano podrá acudir ante la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo deEstado para que sea ésta Corporación quien dirima dicho conflicto.Con lo anterior se ha atendido su consulta precisando que el presente concepto se emite en lostérminos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo, correspondiendo entonces al interesado con los elementos de juicioproporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivó la consulta.Atentamente,

AIIRIANA MARÍA P TOVARpaoRamos Firma de recibido Fecha de recibido