SGC - Concepto sobre el Decreto 019 de 2012

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Fecha: 30-01-2012 20121100017113 Pag. 1 de 3

PARA SANDRA VICTORIA ORTIZ ÁNGELCoordinadora Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones DE: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA ASUNTO: Concepto Decreto 019 del 10 de enero de 2012. Memorando No21122800009133 del 18 de enero de 2012. Cordial Saludo, En atención al memorando de la referencia y en el cual solicita concepto sobre la eliminación defunción de autenticaciones, que realiza el Grupo de Participación Ciudadana yComunicaciones, la cual fue delegada por la Secretaría General, con base a lo establecido en elartículo 25 del Decreto 019 del 10 de enero de 2012, me permito manifestar lo siguiente: la El a Si rtículo 25 del Decreto 19 de 2012 establece: “ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actosde funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere laautenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidospor las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en susdistintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticacióno reconocimiento.

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega dedocumentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de loscontroles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento opago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuacionesadministrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientrasno se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderesespeciales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actosde personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cualesdeberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de larespectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en losrespectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.” (Negrillafuera de texto) bien es cierto, la norma establece la eliminación de autenticaciones de los actosadministrativos expedidos por funcionarios públicos y de los documentos que expidan las1FIRMA RECIBIDO: AAS WaFECHA RECIBIDO: MN V eA¿0e ¿A y . MNSERVICIO GEOLÓGICO Prosperi .MEMORANDOCOLOMBIANO A MORAND ) áA ANE A Fecha: 30-01-2012 20121100017113 Pag. 2 de 3 autoridades publicas o particulares que cumplan funciones administrativas, también lo es, elhecho de que son únicamente las autoridades administrativas las que no podrán exigir lascopias autenticadas, es decir que las entidades privadas podrán exigir documentosautenticados.

De otra parte, es claro que la eliminación de las autenticaciones de documentos procedeúnicamente para las actuaciones administrativas y no para las judiciales. Lo anterior tiene su razón de ser, ya que en materia judicial los artículos 253 y 254 del Códigode Procedimiento Civil exigen la autenticación de determinado documentos, para que tenganvalor probatorio. O “art. 253. -Aportación de documentos. Los documentos se aportarán al proceso originales oen copia. Esta podrá consistir en transcripción o reproducción mecánica del documento.” Art. 254.- Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio deloriginal, en los siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía,o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o unacopia autenticada.

2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticadaque se le presente.

3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspecciónJudicial, salvo que la ley disponga otra cosa.

Sobre el valor probatorio de las copias la jurisprudencia constitucional ha señalado[1]: e “Un principio elemental que siempre ha regido en los ordenamientos procesales es el de quelas copias, para que tenganvalor probatorio, tienen que ser auténticas. Ese es el principioconsagrado en las normas del Código de Procedimiento Civil que regulan lo relativo a laaportación de copias de documentos. “De otra parte, la certeza de los hechos que se trata de demostrar con prueba documental, y |; ”en particular, con copias de documentos, está en relación directa con la autenticidad de tales,

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FIRMA RECIBIDO: [FECHA RECIBIDO:seme PES MNT A SERVICIO GEOLOGICO DCOLOMBIANO MEMORANDO, Fecha: 30-01-2012 20121100017113 Pag. 3 de 3 copias.últimas, constitu) a fe alización i lerechos reconoci. la lisustancial (Subraya fuera del texto).

Asimismo, el Consejo de Estado manifestó: 2]: Así las cosas, considera esta Oficina que no es procedente la eliminación de la función deautenticaciones, que realiza el Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones, la cual fuedelegada por la Secretaría General, más aún cuando es esta Oficina, la que requiere de “Para efectos de resolver el medio exceptivo lo primero que debe precisar la Sala es elmérito probatorio del documento contentivo de la historia clínica del señor José ArgemiroVarón Rodríguez aportada al proceso, teniendo en cuenta que fue traída por la parte actorajunto con el libelo de demanda en copia inauténtica, por lo cual, en prineiplo carece de mán la mi cl I xi Jam ll253 y 254 del C. P. E. re or el juz 1 En efecto, el artículo 253 ibídem preceptúa que los documentos pueden ser allegados alexpediente en original o en copia, pero tanto unos como otros deben ser auténticos para quepuedan ser valorados por el juez, pues sólo así es posible inferir con certeza el origen y elcontenido de los mismos, a efectos de que la parte contra quien se aducen puedacontrovertirlos, de manera que los documentos se presumen auténticos en los supuestosestablecidos por el artículo 252 del C. de P.C., y las copias son auténticas en los casosprevistos por el artículo 254 ibídem.” (Subrayado nuestro)

documentos autenticados para aportar a los procesos en los que intervienen la Entidad. El presente concepto se emite bajo el apremio de lo señalado en el artículo 25 del CódigoContencioso Administrativo y corresponde al interesado con los elementos de juicioproporcionados establecer lo aplicable al caso que motivo la consulta.

MAR! LICA LOPEZ BOADAProyectó: SALM |

[1] Corte Constitucional, Sentencia C-023 del 11 de febrero de 1998.[2] Consejo de Estado Sentencia 1999

FIRMA RECIBIDO: [FECHA RECIBIDO:jg’ SERVICIO GEOLÓGICO: COLOMBIANO MEMORANDOLLL

Fecha: 18-01-2012 20122800009133 Pag. 1 de 2

PARA: Doctora MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ BOADAJefe Oficina Asesora Jurídica DE: Coordinadora Grupo Participación Ciudadana y Comunicaciones ASUNTO: Concepto Decreto 019 del 10 de enero de 2012Dando alcance al Decreto 019 del 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas parasuprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en laAdministración Pública, en el que se establece en el artículo 25. Eliminación deautenticaciones y reconocimientos.“Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tantose requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Losdocumentos producidos por las autoridades públicas o las particulares que cumplanfunciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en susarchivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega dedocumentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio delos controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para elreconocimiento o pago de pensiones.Los documentos privados, tuvieron o no como destino servir de prueba en actuacionesadministrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos,mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de lospoderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios ydemás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante la cámara de comercio, lascuales deben ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de larespectiva cámara.

FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: eco te (A-cmil12 2019SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO MEMORANDOA AAT Fecha: 18-01-2012 20122800009133 Pag. 2 de 2

Las copias simples que expidan los natarios de los documentos que reposan en losRespectivos protocolos no se autentican,|salvo que el interesado así lo solicite”.Con base en lo anterior solicito su concepto sobre la eliminación de la función deautenticaciones, que realiza el Grupo dé Participación Ciudadana y Comunicaciones, lacual fue delegada por la Secretaria Genefal.Quedo atenta a sus comentarios, con el fin de implementar el mencionado decreto.

(1.DRA VICTORIA ORTIZ ANGEL

Anexo: Artículo 25

Copias: Doctor Oscar Eladio Paredes Zapata]— Director GeneralDoctora Cristina Rueda Londoño — Secretaria GeneralDoctora Marta Lucia Calvache Velas¢o — Directora Servicio GeológicoDoctor Hernán José Sierra Montes —|Director Servicio Minero FIRMA RECIBIDO: ECHA RECIBIDO:. mnpecreto NUMERO= 0019 pe 2012 HOJA No 10 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámitesinnecesarios existentes en la Administración Pública”.

ARTICULO 27. PAGO DE OBLIGACIONES A FAVOR DEL ESTADO O DE LOSPARTICULARES QUE POR VIRTUD DE LA LEY RECAUDEN RECURSOSPÚBLICOS. Ei artículo 4 del Decreto 2150 de 1995, quedará asi:“Artículo 4. Pago de obligaciones a favor del Estado o de los particulares quepor virtud de la ley recauden recursos públicos. El pago de obligacionesdinerarias relacionadas, entre otros, con tributos, estampillas, derechos, regalías,multas, a favor de las autoridades o de los particulares que por virtud de la leyrecauden recursos públicos podrá realizarse a través de cualquier medio de pago,incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas decrédito mediante la utilización de tarjetas.Para tal efecto, tales autoridades y particulares deberán difundir las tablas y lastarifas que con fundamento en la ley les permitan a los deudores efectuar laliquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la entidad incumpla estaobligación, el particular podrá cancelaria en el mes siguiente a su vencimiento.Las entidades y organismos públicos y particulares que prestan funciónadministrativa deberán adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagospor medios electrónicos”.ARTICULO 28. COMPROBANTES DE DESCUENTOS Y RETENCIONES. Lasentidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas o prestenservicios públicos que paguen o abonen en cuenta a favor de cualquier persona unaobligación a su cargo deberán certificar los descuentos o las retenciones que lehayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de la norma legal conque se

haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar la certificación a la direcciónelectrónica que haya registrado el beneficiario e implementar en su página Web, unmecanismo para que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargarlos comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retencionesque le fueron practicados.ARTICULO 29. CERTIFICACIONES DE INDICADORES ECONOMICOS. Lasentidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificación delinterés bancario corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, el preciodel oro, y demás indicadores macroeconómicos requeridos en procesosadministrativos o judiciales, mediante su publicación en su respectiva página web,una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, asícomo los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse adisposición del público en la web para consulta permanente.Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones paraadelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para lo cual bastará laconsulta que se haga a la web de la entidad que certifica.ARTICULO 30. DENUNCIA POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS: Ninguna autoridadadministrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentoscon el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para locual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual seentenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación delos miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.DECRETO NÚMERO. + 0019 DE2012 HOJA No 9

innecesarios existenten la Administración Pública”.“Por el cual se dictan normas para son reformar regulaciones, procedimientos y trámites Para este efecto, la Seiten de Notariado y Registro identificará tosnotarios que deban prestar el serviciatención.Es potestativo de los padres o repreel funcionario de la notaría que atiend:ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AlTodos los actos de funcionario públi , las clínicas y hospitales, y los horarios de

ntante legal del recién nacido inscribirlo anteen el hospital o la clínica.UTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS.competente se presumen auténticos, Por lotanto no se requiere la autenticación eh sede administrativa o notarial de los mismos.Los documentos producidos por las |autoridades públicas o los particulares quecumplan funciones administrativas én sus distintas actuaciones, siempre quereposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entregade documentos originales autentica o copias o fotocopias autenticados, sinperjuicio de los controles o verificaciorles que dichas entidades deban realizar, salvopara el reconocimiento o pago de pensjones.Los documentos privados, tuvieren|o no como destino servir de prueba enactuaciones administrativas, incluyenauténticos, mientras no se comprueexcepción de los poderes especiallos provenientes de terceros, se presumenlo contrario mediante tacha de falsedad, cony de las actas de asamblea general deaccionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que debanregistrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadaspersonalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.Las copias simples que expidan los ndtarios de los documentos que reposan en losrespectivos protocolos no se autenticalán, salvo que el interesado asi lo solicite.ARTÍCULO 26. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALESPARA LA PRESENTACIÓN DE DEC CIONES Y REALIZACIÓN DE PAGOS.El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará asi:“Artículo

4. Divulgación y gratgidad de formularios oficiales para lapresentación de declaraciones y realización de pagos. Cuando sea del caso, losdestinatarios a quienes se les aplica fl presente Decreto-Ley, deberán habilitar losmecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de losinteresados el formato definido oficialhente para el respectivo periodo en que debacumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas,magnéticas o electrónicas.Las entidades públicas y fos particylares que ejercen funciones administrativasdeberán colocar en medio electrónicd, a disposición de los particulares, todos losformularios cuya diligencia se exija pot las disposiciones legales. En todo caso, paraque un formulario sea exigible al ciudádano, la entidad respectiva deberá publicarloen el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tresmeses contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar losformularios hoy existentes.Para todos los efectos legales se enfenderá que las copias de formularios que seobtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales.”