SGC - Concepto sobre Liquidación del Contrato Interadministrativo 116 de 2011

SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO MEMORANDO=e | (Ce Fecha: 29-08-2012 20121100134903 : Pag. 1 de 5

PARA: CLAUDIA INES GARCIA COLORADOCoordinador del Grupo de ContabilidadDE: JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICAASUNTO: Concepto — liquidación de Contrato Interadministrativo No. 116 de 2011.

Me refiero a su solicitud de concepto No. 20122430097783, en la cual se pone de manifiesto laocurrencia de un error de orden formal en la redacción del Contrato Interadministrativo No. GSANo. 116 de 2011, suscrito junto al Ministerio de Minas y Energía y a la Universidad Nacional deColombia Sede Medellín, error que consiste en la inexistente regulación frente a la amortizacióndel anticipo así como de la omisión de la inclusión de uno de los pagos que correspondería alcincuenta por ciento (50%) del valor del contrato bajo examen.Ahora bien, a fin de atender su consulta, esta Oficina Jurídica se permite realizar algunasprecisiones, a saber:El Estatuto General de Contratación que debe respetarse por las autoridades administrativasrelacionadas en su artículo segundo, permite a dichas autoridades incluir las modificaciones yaclaraciones que resulten necesarias para lograr la ejecución efectiva del contrato suscrito. Alrespecto el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, al instituir las reglas del contenido de un contratoestatal señala:“Artículo 40°.- Del Contenido del Contrato Estatal. Las estipulaciones de los contratos serán las quede acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta Ley, correspondan a suesencia y naturaleza.Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de lavoluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales.En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condicionesy, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes,siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios yfinalidades de esta Ley y a los de la buena administración.

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En los contratos de empréstito o cualquier otra forma de financiación de organismos multilaterales,podrán incluirse las previsiones y particularidades contempladas en los reglamentos de talesentidades, que no sean contrarias a la Constitución o a la ley.Parágrafo.- En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipadoy la entregada de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valordel respectivo contrato.Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial,expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. '(Negrilla fuera de texto).Así las cosas, frente al asunto que se consulta, en principio la suscripción de un documentoadicional al Contrato Interadministrativo resultaría jurídicamente viable siempre que dicho acuerdono transgreda los límites legales, esto es, que no sean contrarios a la Constitución o a la ley ó quetratándose de adiciones presupuestales, no supere el limite del parágrafo del artículo 40 en citasiempre que el contrato por aclarar o modificar se encuentre vigente, esto es, que su términode ejecución no haya expirado.No obstante lo anterior, menciona en su escrito que el contrato interadministrativo ya fue ejecutadoen su totalidad, hecho que sugiere que dicho acuerdo en la actualidad se encuentra surtiendo suetapa de liquidación, situación esta que, de conformidad con lo expuesto, nos trasladaráinmediatamente a otra posición en la cual la suscripción del documento adicional no podrá darse.Así las cosas, lo que provendrá ahora será la suscripción del acta de liquidación del mencionadocontrato

interadministrativo con los efectos que dicho evento acarrea, pues por tratarse de undocumento que prestará merito ejecutivo servirá para el pago de lo adeudado a la UniversidadNacional Sede Medellín, sin atención al error tipográfico cometido al redactar el contrato.Sobre la liquidación de los contratos estatales:La liquidación del contrato es la etapa mediante la cual las partes buscan determinar qué derechosy obligaciones corresponden a los contratantes. Así mismo, se pretende establecer, qué sumasliquidadas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma recíproca (Manual de Buenas Prácticaspara la gestión contractual pública del Departamento Nacional de Planeación). Es un estado finalde cuentas entre las partes (Camilo Tapias Perdigón — Aspectos Prácticos de la ContrataciónPública, páginas 55 a 60, publicado por el Departamento Nacional de Planeación y el BancoMundial en el mes de diciembre del año 2004). 4FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:de” SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO MEMORANDO“ae eo |

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La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar elnegocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse apaz y salvo, según el caso. (Régimen Jurídico de la Contratación Estatal — Luís Guillermo DávilaVinueza).Finalmente, la Ley 80 de 1993 define la liquidación de los contratos en los siguientes términos:"Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo,aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran,serán objeto de liquidación.O También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a quehaya lugar.En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a quellegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz ysalvo.Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantíadel contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión derepuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidadcivil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción delcontrato.La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestaciónde servicios profesionales y de apoyo a la gestión. (La negrilla no es del texto).Sumado a lo anterior, esta Oficina Jurídica considera del caso traer a colación un segmento de lasentencia No. 14823,

proferida el 6 de abril de 2011 por el Consejo de Estado con la ponencia dela doctora Stella Conto Diaz Del Castillo, en donde al hablarse de la definición y alcance del actaO de liquidación del contrato, se exaltó lo siguiente:“2.1. ACTA DE LIQUIDACION FINAL DEL CONTRATOLa liquidación es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de uncontrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el propósito de establecer, de mododefinitivo, las obligaciones y derechos pecuniarlas de las partes y su cuantía. Y

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La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre laadministración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por todas larelación jurídica obligacional.Siendo asi, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sussucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance, li) determinar el precio, su pago,amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes depago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo,las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y lassumas que quedan pendientes de cancelar.También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de maneradetallada y concreta.(...)Lo anterior, se acompasa con lo dicho por esta Sala en oportunidades anteriores, relativo a lanaturaleza bilateral del acta de liquidación del contrato, como expresión final de la autonomía de lavoluntad de las partes en orden a la terminación de la relación contractual. Siendo así, el acta deliquidación final constituye plena prueba de la liquidación y las reservas contenidas en ella,además de demostrar la inconformidad, delimitan la controversia.Es por ello que el acta de liquidación final constituye el marco para evaluar el desequilibriocontractual y los incumplimientos, si estos llegaren a invocarse ante la jurisdicción.” (Negrilla fuerade texto).Del caso concreto:Con base en los imperativos y pronunciamientos en cita, la Oficina Jurídica se permite recomendarcomo posible solución a la situación acaecida dentro

del contrato interadministrativo referido, lasuscripción del acta de liquidación de dicho contrato realizando el cruce de cuentas respectivo delcual deberá necesariamente concluirse que pese a no haberse contenido en el cuerpo delcontrato, se adeuda la suma correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor del mismo,por concepto de los servicios prestados por la contratista y que no pudieron ser cancelados conanterioridad debido al error ocurrido en la redacción del contrato a liquidar. Cabe resaltar que endicho acto de liquidación, también podrá precisarse la amortización que del anticipo se hará.3FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:ee SERVICIO GEOLÓGICO| CO oo MEMORANDO

“oe? | Fecha: 29-08-2012 20121100134903 Pag. 5 de 5 Con lo anterior se ha atendido su consulta precisando que el presente concepto se emite en lostérminos del artículo 25' del Código Contencioso Administrativo, correspondiendo entonces alinteresado con los elementos de juicio proporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivóla consulta.Cordialmente, Abogado de la Oficina Jurídica.

4. Art. 308 Ley 1437 de 2011.FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: