SGC - Concepto sobre Notificación por Correo Electrónico

Comunicación Internaas TODOS PORUNNUEVO PAÍS©} CAAA Fecha: 18-04-201620161100016503 Pagina. 1 de 7

Para: RUBEN DARIO QUINTEROCoordinador Grupo Licenciamiento y Control De: JEFE OFICINA ASESORA JURIDICAAsunto: Concepto sobre notificación por correo electrónico certificado Cordial saludo De conformidad con la solicitud formulada el 8 de marzo de 2016, en la cual solicita se aclare si el servicio denotificación por correo electrónico certificado prestado por la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALESS.A., cumple con los requisitos establecidos en el artículo 56 del CPACA, a efectos de notificar los actosadministrativos que resuelven la solicitud de autorización para empleo de fuentes radiactivas, nospermitimos indicar que a efectos de dar respuesta se requirió a la empresa SERVICIOS POSTALESNACIONALES S.A., los cuales mediante correo electrónico del 31 de marzo de 2016, manifestaron que “/arespuesta de aprobación y confirmación donde el correo electrónico certificado cumple con la norma establecida para elartículo 56 del CPACA”, y allegan informe proferido por la firma Brigard&Urrutia, sobre la interpretación de ladisposición anotada.

En atención al informe presentado, se hace necesario identificar los conceptos y las disposiciones objeto deanálisis, para lo cual a continuación se realizará una recapitulación de la normatividad relacionada con eltema. " Del principio de publicidad La Constitución Politica de 1991 establece en el artículo 209 el principio de publicidad en materiaadministrativa, indicando para ello que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y sedesarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad ypublicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Al respecto la Corte Constitucional en diferentes pronunciamientos’ ha entendido el principio de publicidadcomo un presupuestoy la finalidad del estado social de derecho, así en sentencia C929 de 2005 respecto ala publicidad de los actos del estado señaló: "Ver C-053 de 1995, T-420 de 1998, C-957 de 1999 y C-317 de 2003 Firma de recibido Fecha de recibidoJ 209% inn nidQ años $ Comunicación InternaOjo ss TODOS PORUNE NUEVO PAÍSNA Fecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 2 de 7 “El Estado de derecho se funda, entre otros principios, en el de la publicidad, el cual supone elconocimiento de los actos de los órganos y autoridades estatales, en consecuencia, implica para ellosdesplegar una actividad efectiva para alcanzar dicho propósito; dado que, la certeza y seguridad jurídicasexigen que las personas puedan conocer, no sólo de la existencia y vigencia de los mandatos dictados pordichos órganos y autoridades estatales, sino, en especial, del contenido de las decisiones por ellosadoptadas, para lo cual, la publicación se instituye en presupuesto básico de su vigencia y oponibilidad,mediante los instrumentos creados con tal fin. Es más, el referido principio constituye un fin esencial del Estado social de derecho, por cuanto permiteenterar a la comunidad y mantenerla informada sobre los hechos que ocurren a su alrededor, así como delos fundamentos que motivan las decisiones adoptadas por las autoridades Esta situación, contribuye a facilitar la participación ciudadana de todos en las decisiones que los afectany en la vida económica, política y cultural de la nación (C.P, art. 20.), para efectos de formar “unciudadano activo, deliberante, autónomoy crítico”, que pueda ejercer un debido control de la actividaddel Estado.

En este orden de ideas, la Carta Política establece la publicidad como principio rector de las actuacionesadministrativas, para lo cual, de conformidad con lo preceptuado en su artículo 209, obliga a laadministración a poner en conocimiento de sus destinatarios los actos administrativos, con el fin, no sólode que éstos se enteren de su contenido y los observen, sino que, además, permita impuanarlos a travésde los correspondientes recursos y acciones”. En esta medida, el principio de publicidad, entendido como el conocimiento de los hechos, se refiere a quelas actuaciones de la administración -en general-, puedan ser conocidas por cualquier persona, aún máscuando se trota de actos de la administración que los afectan directamente. Se exceptúan de la reglageneral aquellos casos en donde las disposiciones legales no permiten la publicidad de los mismos, comopor ejemplo, cuando el acto está sometido a la reserva legal. Así lo establece el artículo 74 de la CartaPolítica, al disponer que “todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvolos casos que establezca la ley”. Entre dichas excepciones, se cuentan “las negociaciones de carácterreservado” (C.P, art. 136, num. 2o.). Por consiguiente, al imponer una norma, como ocurre en el caso sub examine, que los actosadministrativos en ella señalados sólo entran a regir después de la fecha de su publicación, simplementehace efectivo el mandato constitucional contenido en el artículo 209, según el cual la función 2 ¢.053 de 1995, MP. Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz.3 Sentencia T-420 de 1998, MP. Dr. Antonio Barrera Carbonell.

Firma de recibido Fecha de recibidoComunicación Interna TODOS POR UNe NUEVO PAÍSLUFecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 3 de 7 administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, enel principio de publicidad.” (Subrayado fuera del texto)En el mismo sentido en sentencia C-317 de 2003 la Corte reitera que “El principio de publicidad persigue que,efectivamente, y sin restricción alguna, los actos jurídicos que exteriorizan la función pública administrativa seanconocidos por los administrados (...)”. Para lo cual los órganos y las autoridades estatales deben “(..)desplegoruna actividad efectiva para alcanzar dicho propósito; dado que, la certeza y seguridad jurídicas exigen que las personaspuedan conocer, no sólo de la existencia y vigencia de los mandatos dictados por dichos órganos y autoridadesestatales, sino, en especial, del contenido de las decisiones por ellos adoptadas, para lo cual, la publicación se instituyeen presupuesto básico de su vigencia y oponibilidad, mediante los instrumentos creados con tal fin”. (Subrayado fueradel texto) De conformidad con lo anterior, se puede concluir que el principio de publicidad es uno de los pilares delprocedimiento administrativo y de la eficacia de los actos allí proferidos, por cuanto a través de este segarantiza y permite el ejercicio de los derechos de defensa y contradicción de la persona frente a laadministración, e implica el deber por parte de las diferentes autoridades de llevar a cabo todas lasactividades necesarias para su cumplimiento, lo cual se evidencia no sólo con el mero conocimiento de laexistencia del acto sino de su contenido.

" Notificación Sobre el particular, establece los artículo 66 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo que: “ARTÍCULO 66. DEBER DE NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER PARTICULARY CONCRETO. Los actos administrativos de carácter particular deberén ser cotificados en dos términosestoblecidos en las dísgo:ones siguientes. ARTÍCULO 67. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Los deciodminist En lo dligencio de notíficación se entregaré al interesade copia integra, auténtica y gratuita del acto Hive se nouificaran personalmente al interesado, a su representante o apoderado, a a lanente cutorizada porel interesado para notificarse. administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, lasautoridades ante guienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.El incumplimiento de cuaiquiera de estos requisitos involidard la notíficación, 4 Sentencia C-957/99, M.P. Alvaro Tafur Galvis. Firma de recibido Fecha de recibidoComunicación Internaav TODOSPOR UNE NUEVO PAÍSDAFecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 4 de 7

La notificación personal pora dar cumplimiento e todas los diligencias previstas en el inciso anteriortambién podrá efectuarse mediante una cuaiquiera de las siguientes modalidades:

1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de estamanera,La administracién podrá estoblecer este tipo de notificación pare determinacios actosadministrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En lareglamentación de la convocatoria impartirá a fos interesados fas instrucciones pertinentes, yestablecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con accesoai medio electrónico.2. En estrados, Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente enestrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia deque dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contaránlos términos paro la interposición de recursos.” (Subrayado fuera del texto) Adicionalmente, el artículo 56 del CPACA, en relación con la notificación electrónica señala que “Lasautoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptadoeste medio de notificación. (..) La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administradoacceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración”

Por otra parte, la Ley 527 de 1997, mediante la cual se “define y reglamenta el acceso y uso de los mensajesde datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sedictan otras disposiciones”, establece en relación con el recibo de los mensajes de datos dos posibilidades, laprimera para el caso en que se acuerda el acuse de recibo y en consecuencia este sólo se entiende cuandose recepcione el mismo, y la segunda cuando se solicita o acuerda el acuse de recibo más no se estableceuna forma o método para efectuarlo, caso en el cual se podrá acusar recibo mediante toda comunicación deldestinatario o todo acto del destinatario que baste para indicar que se ha recibido el mensaje.Ahora bien, respecto al concepto de notificación el Consejo de Estado en sentencia del 16 de febrero de2012, radicado 0830-10, Consejero Ponente VICTOR HERNANDO ALVARADO ARDILA, recopiló lospronunciamientos expedidos al! respecto indicando: “Ahora bien, la notificación es el acto de hacer saber o dar a conocer determinada decisión, lo cualsignifica que “se han comunicado a las partes y terceros autorizados para intervenir en el proceso, las Firma de recibido Fecha de recibidoEE Comunicación InternaES . a TODOS POR UNi (0) oe, NUEVO PAISULMA A

Fecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 5 de 7 providencias judiciales que dentro de él se profieren a La notificación es un trámite procesal que materializa el principio de la publicidad, en virtud del cual, lasdecisiones proferidas por el Juez o, en este caso, por el titular de la acción disciplinaria”; deben sercomunicadas a las partes o a sus apoderados para que, conocidas por éstos, puedan hacer uso de losderechos que la Ley consagra para impugnarlas, aclararlas o, simplemente, para que, enteradas de sucontenido, se dispongan a cumplir lo que en ellas se ordena”.

A Juicio de la Corte Constitucional, “las notificaciones judiciales y administrativas, constituyen un actomaterial de comunicación, a través de las cuales se pone en conocimiento de las partes o de tercerosinteresados las decisiones que se profieran dentro de un proceso o trámite judicial o administrativo, demanera que se puedan garantizar los principios de publicidad y contradicción y, sobre todo, cumplen lafunción de prevenir que se pueda afectar a alguna persona con una decisión sin haber sido oída, conviolación del principio constitucional al debido proceso, consagrado en el artículo 29 de la Carta”?”.

De la misma forma, en sentencia T-165 de 2001 (Magistrado Ponente José Gregorio Hernández), la CorteConstitucional conceptuó que “La notificación es el acto material de comunicación por medio del cual se ponen enconocimiento de las partes o terceros interesados los actos de particulares o las decisiones proferidas por la autoridadpública. La notificación tiene como finalidad garantizar el conocimiento de la existencia de un proceso o actuaciónadministrativa y de su desarrollo, de manera que se garanticen los principios de publicidad, de contradicción y, enespecial, de que se prevenga que alguien pueda ser condenado sin ser oído. Las notificaciones permiten quematerialmente sea posible que los interesados hagan valer sus derechos, bien sea oponiéndose a los actos de lacontraparte o impugnando las decisiones de la autoridad, dentro del término que la ley disponga para su ejecutoria.Sólo a partir del conocimiento por las partes o terceros de las decisiones definitivas emanadas de la autoridad,comienza a contabilizarse el término para su ejecutoria”. (Subrayado fuera del texto) Al respecto debemos precisar que al analizar los conceptos enunciados se puede establecer que lanotificación es una herramienta mediante la cual se hace efectivo el principio de publicidad, la cual tienecomo finalidad permitir al particular conocer la decisión de la administración y ejercer sus derechos frente aal acto administrativo. > LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio. “Procedimiento Civil General” Tomo 1. Editores Dupré, décima edición. Bogotá D.C. 2009. Página697.6 Artículos 2 y 3 de la Ley 734 de 2002."Ibídem.$ Corte Constitucional, sentencia C892 de 1999. Magistrado Ponente, Alfredo Beltrán Sierra.

Firma de recibido Fecha de recibido _Son'saR Q años 6 Comunicación InternaScien ee TODOS POR Ln"ACE AS Fecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 6 de 7 En el presente caso, la notificación de los actos administrativos que resuelven o ponen fin al procedimientoadministrativo de autorización para el empleo de fuentes radiactivas, debe ser personal de conformidad conlo dispuesto en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo. Lo anterior considerando que lo que se busca es que el particular que pueda resultarafectado por la decisión conozca la misma en la diligencia de notificación personal en donde se efectúe laentrega del acto administrativo y se deje constancia de ello por parte de la entidad. Dicha formalidad es de igual forma aplicable cuando se trate de hacer la notificación personal de lasdecisiones que pongan término a una actuación administrativa por medios electrónicos (si el particularautorizó este tipo de notificación), dado que la notificación electrónica contempla la obligación de laadministración de certificar que el particular acceda al acto administrativo, esto es que conozca la decisiónpara lo cual deberá dejar la respectiva constancia, lo cual entraña el mismo requisito contemplado en elinciso segundo del artículo 67 del CPACA. De esta manera y conforme lo establece el artículo 27 del Código Civil, “cuando el sentido de la ley sea claro, nose desotenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu”, debemos concluir que efectivamente laexigencia de que la administración certifique el acceso al acto administrativo, para el caso de la notificaciónpersonal implica necesariamente la confirmación de recepción del acto administrativo, no tanto de ladisposición del mensaje de datos en la bandeja de entrada del correo electrónico del particular, dado que loque se busca es garantizar el conocimiento efectivo de la decisión por parte de quien pudiera resultarafectada por esta, en confirmación del principio de publicidad.

Dentro del informe presentado por la empresa Servicios Postales Nacionales se concluye que “no existe unaobligación expresa para los clientes de Lleida de certificar la apertura o lectura del correo electrónico quecontiene la comunicación oficial”?, para lo cual indican que de la literalidad del artículo 56 del CPACA noqueda claro qué se entiende por el termino acceder, y afirmando que debe entenderse por acceso como la“puesta a disposición de la comunicación (acto administrativo) en la bandeja de entrada (...) deladministrado”, sustentando su informe en el manejo que diferentes entidades le han dado a este tipo denotificación como lo son la Superintendencia de Industria y Comercio, el Instituto Nacional de Salud y laSuperintendencia de Puertos y Transportes. No obstante el informe presentado, esta oficina respetuosamente se aparta de las consideracionespresentadas teniendo en cuenta que para esta dependencia resulta claro que el requisito exigido por elartículo 56 del CPACA implica la certificación por parte de la entidad de que el particular tuvo conocimiento "Ver párrafo segundo página 1 del informe.

Firma de recibido Fecha de recibidoFae 3 o=) @ años 9 Comunicación internaio e ie TODOS POR UNwins “ NUEVO PAÍSLI Fecha: 18-04-2016 20161100016503 Página. 7 de 7 del acto administrativo, lo cual no puede entenderse con el envío o la certificación de recepción del mensajede datos en el buzón electrónico del particular, dado que en virtud del principio de publicidad y lasdisposiciones relacionadas con la notificación personal de los actos administrativos de contenido particularque pongan fin a una actuación, necesariamente requiere comprobar el conocimiento del actoadministrativo'”. Al respecto véase como en la diligencia de notificación personal se entrega copia autenticadel acto administrativo y se deja constancia de la fecha y hora en que se hace la entrega, situación que no seentendería comprendida con la simple verificación de entrada al correo electrónico del particular, dado quefo que se busca es el conocimiento personal del acto administrativo. Ahora bien, a efectos de procurar el cumplimiento de lo prescrito por la normatividad enunciada en materiade notificación electrónica, debe tenerse en cuenta por parte del Grupo de Licenciamiento y Control que losactos administrativos de carácter particular que pongan fin a la actuación sean notificados personalmentepor vía electrónica, disponiendo para ello en la página web un acceso al acto administrativo objeto denotificación, en donde se garantice al usuario el acceso al acto, y se certifique la fecha y la hora en que ésteacceso se efectúe. Si esto no fuere posible se sugiere que dentro de la solicitud presentada por el usuario, en el aparterelacionado con la autorización para la notificación por correo electrónico se manifieste la obligación de lainstalación que autoriza de confirmar el recibo de los mensajes de datos enviados por el SGC, deconformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1997.

El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 1% de la Ley 1755 de 2015, correspondiendoentonces al interesado con los elementos de juicio proporcionados, establecer lo aplicable al caso quemotivó la consulta. Atértamen \ x |DAVID FELIPE FRANCO SANTAMARIAProyecto: Yuli Paola Torres Pardo ' Si bien no ha sido un tema desarrollado a nivel jurisprudencia, la Corte Constitucional en sentencia C-317 de 2003tangencialmente enuncia dos momentos o sistemas de la notificación así: “En relación con la notificación de actos exis-ten dos sistemas básicos, a saber: i) el de recepción del acto; ii) el de su conocimiento efectivo, cuando está de por medioel derecho de defensa del destinatario” Firma de recibido Fecha de recibido