SGC - Concepto sobre Solicitud de Acceso y Consulta de Documentos Públicos a Particulares

. - SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO MEMORANDO |PELE Fecha: 29-03-2012 20121100057563 Pag. 1 de 3

PARA : MONICA MARQUEZ RUIZContratista de la Oficina Asesora de PlaneaciónDE JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICAREF. Correo electrónico de fecha 21 de marzo de 2012

Acuso recibo del correo de la referencia, en el cual usted solicita concepto de esta Oficina, referente “si es posibleentregar los estudios de cargas realizados entre los años 2007 y 2010 al señor Edward Franco..”Esta Oficina acoge lo manifestado en el concepto No 20124000040941 del 14 de marzo de 2012, en el sentido de que elartículo 12 de la Ley 57 de 1985 establece que todas las personas tienen derecho a consultar los documentos quereposen en las oficinas públicas y a que se le expdidan copias de los mismos, salvo que tengan el carácter de reservadoo hagan relación a la defensa o seguridad nacional.La Corte Constitucional ha señalado que tanto el derecho a la información como el de acceso a documentos públicosconstituyen una de las formas de concreción del principio de publicidad que rige cualquier Estado de Derecho. Sobre elparticular, en Sentencia C-872 de 2003 sostuvo:

“[EJI principio de publicidad se ha estructurado como un elemento trascendental del Estado Social de Derecho y delos regímenes democráticos, ya que mediante el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, y delas razones de hecho y de derecho que les sirven de fundamento, se garantiza la imparcialidad y la transparencia delas decisiones adoptadas por las autoridades, alejándose de cualquier actuación oculta o arbitraria contraria a losprincipios, mandatos y reglas que gobiernan la función pública (Cita en el original: De allí que J. Bentham sostuvieseque: a publicidad es el alma de la justicia” y que, en la actualidad, exista la marcada tendencia a la plena oralidadde los juicios penales como medio indispensable para garantizar la efectividad de los derechos fundamentales de losinculpados alrededor de los conceptos de contradicción, eficiencia y celeridad.).” O Asi mismo la Corte Constitucional indicó:“Existe en la actualidad una doctrina constitucional sólida sobre la naturaleza, contenido, alcance y limitaciones del derechode acceso a los documentos públicos, cuyos elementos centrales pueden sintetizarse de la siguiente forma:“8.2.1. La facultad de todo ciudadano de acceder a los documentos públicos está protegida en nuestro sistemajurídico como un derecho fundamental autónomo, aunque a la vez estrechamente vinculado al ejercicio de otros 1 Corte Constitucional Sentencia C-872 de 2003 AFIRMA RECIBIDO: Her ly 6 FECHA RECIBIDO: 2 /04 /ZO?Hora. 1003SERVICIO GEOLÓGICO +COLOMBIANO MEMORANDO"EL A AAA

Fecha: 29-03-2012 20121100057563 Pag. 2 de 3 derechos tales como el de petición (art. 23 C.P) y el derecho a participar en la conformación, ejercicio y control delpoder político (art. 40 C.P).8.2.2. El principio de publicidad de los documentos oficiales recaba además su fundamento en el modelo dedemocracia participativa establecido en la constitución. (...)8.2.3. En relación con el contenido de este derecho se ha establecido que, por tratarse de una condición necesariapara el control ciudadano de la actividad estatal y, con ello, contribuir al desarrollo de una democracia participativa, elartículo 74 de la Carta debe ser interpretado en sentido amplio, para albergar un principio general de publicidad de lainformación estatal, que faculta a toda persona para la consulta in situ y la reproducción de todos los documentospúblicos, con excepción de los excluidos por mandato de la ley. (.) | O

(.) | O “8.2.4.1. Sólo pueden ser estipuladas por ley. En relación con la reserva de ley. para imponer restricciones alderecho de acceso a los documentos públicos, la Corte ha señalado que, si bien el artículo 74 autoriza que seestablezcan excepciones a este derecho por medio de la ley, no especifica un tipo especial de ley. En consecuencia,aunque no se requiera de ley estatutaria, fales limitaciones deben estar contempladas en una ley ordinaria o, en sucaso, en un decreto con fuerza de ley, como los expedidos en virtud de la delegación de competencias que puedeefectuar el Congreso con fundamento en el artículo 150, numeral 10, de la Constitución.[8.2.4.2. Tales excepciones deben sujetarse a los principios de razonabilidad y proporcionalidad, e igualmente estarrelacionadas con la protección de derechos fundamentales, como es el caso de la intimidad, o de valoresconstitucionalmente protegidos, como sucede con la seguridad y la defensa nacional.8.2.4.3, Deben ser temporales, en la medida en que la ley debe fijar un plazo después del cual los documentospasan al dominio público.” ?De lo antes señalado se cocluye que toda persona tiene derecho a acceder a los documentos públicos, excepto aquellosque tienen el carácter de reservado.Asi las cosas, los estudios de cargas laborales al no tener un carácter reservado, es susceptible de ser consultado e 0inclusive de suministrase copia de los mismos.No obstante lo anterior, compartimos lo manifestado por la Coordinación Grupo Administración y Economía Pública delDepartamento Administrativo de la Función Función Pública, cuando indicó: A2Corte Constitucional sentencia T-580 de 2010FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:. SERVICIO GEOLÓGICOY COLOMBIANO MEMORANDOA O

Fecha: 29-03-2012 20121100057563 Pag. 3 de 3 “De acuerdo con lo anterior en concepto de esta Dirección, si los documentos solicitados no fueronsoporte para la toma de decisiones, es decir, no sirvieron de base para la modificación de la planta depersonal, sino solamente como un ejercicio interno, no estaría la institución obligada a entregarcopia de los documentos. ”(Negrilla fuera de twexto)El presente concepto se emite bajo el apremio de lo señalado en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo ycorresponde al interesado con los elementos de juicio proporcionados establecer lo aplicable al caso que motivo ta MARÍA ANGELICA LOPEZ BOADAJefe Oficina Asesora Juridicasalm A ntampnte, | FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: malopez@correo.ingeominas.gov.co - 21/03/2012 05:23:58 pm -0500 - iso-8859-1 - Ope... Page 1 of 1 . »e.: " ENTRADA(2I6396) 0000 159 KBFegresar! [NuevoliR4 13/6396 >Fecha: Wed, 21 Mar 2012 12:12:31 -0500 4% Todos los encabezadosRemitente: Mónica Marquez <mmarquez@ingeominas.gov.co> E, OyDestinatario: Maria Angélica Lopez <malopez@ingeominas.gov.co>CC (copia): Nancy del Pilar Ruiz <nruiz@ingeominas.gov.co> ; ;Asunto: Concepto sobre entrega de documentos Todos los archivos adjuntosBuenos diasDe manera atenta solicito concepto de la Oficina Asesora Juridicasobre si es posible entregar los estudios de cargas realizados entrelos años 2007 y 2010 al señor Edward Franco, con base en la respuestadel DAFP que adjunto.cordialmente,Mónica Márquez RuizOficina Asesora de PlaneaciónExt. 2025

Servicio Geologico Colombiano (http://www.ingeominas.gov.co)Archivo adjunto 1: respuesta DAFP.TIF (157 KB) Eliminar Disco Web 0-+ aTipo: image/tiffCodificación: base64 Descargar4 13/6396 »Mapa de caracteres iso-8859-1 GUARDADOS | Mover | Copiar } O Open WebMail version 2.51 ¿Ayuda? https://correo.ingeominas.gov.co/cgi-bin/openwebmail/0penwebmail-read.pl?sessionid=... 21/03/2012PROCESOSJUDICIALESDEACUERDOCONLAACCIÓNJUDICIAL-235=ezJCoxope 1% 1% @ACCIÓNPOPULAR-690%_0%0%ldNULIDADYRESTABLECIMIENTODELDERECHO-35lACCIÓNCONTRACTUAL-26$4ACCIÓNDEGRUPO-8&EJECUTIVA-23PROC.CONCORDATARIO€)%REPETICIÓN-1 NMREPARACIÓNDIRECTA-40WMPENAL-347@CUMPLIMIENTO-11LABORAL-6iASUNTOMINERO-17sáORDINARIOLABORAL-1a“pass Do+2400 04094Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No.: 20124000040941Fecha: 14/03/2012 03:05:19 p.m. Bogotá, D.C., we ia

taco isaDoctora Cae 1708NANCY DEL PILAR RUIZ COLLAZOS E PEE DAFPOEPAATAMENTOADMINISERJefe Oficina Asesora de PlaneaciónServicio Geológico ColombianoDiagonal 53 No. 34 - 53Bogotá, D.C.

Referencia: Entrega de copias de estudios de cargas de trabajo a unciudadano.Radicado interno: 20112-206-004347-2Estimada doctora Nancy.Me refiero a su comunicación del 17 de febrero de 2012, radicado en este Departamento el 22de febrero del presente año, mediante el cual consulta si es posible la entrega a un ciudadanode copias de los estudios de cargas realizados en INGEOMINAS entre los años 2007 y 2010,estudios que en su momento no generaron un cambio en la estructura o planta de personal dela entidad.

La posibilidad de consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y de obtenercopia de los mismos es un derecho reglamentado en la ley como un ejercicio del derecho depetición (artículo 23 de la Constitución Nacional). El derecho de acceso a los documentos fueelevado a rango constitucional en 1991 cuando el artículo 74 de la nueva Carta consagró que,“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos queestablezca la ley”.El artículo 12 de la Ley 57 de 1985 establece que todas las personas tienen derecho a consultarlos documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos,salvo que tengan el carácter de reservado o hagan relación a la defensa o seguridad nacional;asi mismo, el artículo 21 de esta ley señala que ‘(...) la administración solo podrá negar laconsulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos medianteprovidencia motivada que señale el carácter reservado, indicando las disposiciones legalespertinentes.” Para el evento en que la administración, aduciendo razones de reserva, niegue laconsulta o la expedición de copia de documentos, el mismo artículo 21 prevé que el peticionariopuede insistir en su pretensión, caso en el cual le corresponde al Tribunal Administrativo, conjurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir si accede o no a lasolicitud presentada. Carrera6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia # Teléfono; 334 4080 e Fax: 341 0515e Linea graluita 018000 917 770Internet: yew. dafp.cov.co + Email: webmaster@defp.gov.co As,Syy f % Y

SerDepartamento Administrativo e,de la Función Pública ProsperidadRepública de Colombia Según las normas constitucionales y legales tienen el carácter de reservados, entre otros, lossiguientes documentos:1. 10.11.12.13.14,15.16.17. 18. 19.

Los relacionados con las instrucciones impartidas por el gobierno a los ministrosdiplomáticos, o con negociaciones que tengan el carácter de reservado (Art. 78, C.N).Las cartas y papeles privados (Art. 38, C.N).Las actas de las sesiones del consejo de ministros (L. 63/23, Art. 9°).Las diligencias contenidas en el sumario (Art. 356, C.P).Las declaraciones de renta y patrimonio (D.E. 1651/61, Art. 2°).Las actas de las sesiones del Consejo de Estado y de los tribunales administrativos hastapor el término de cuatro años. Los conceptos del Consejo de Estado, cuando actúe comocuerpo consultivo del Gobierno Nacional, también serán reservados por igual lapso, pero elGobierno Nacional podrá darlos a conocer o autorizar su publicación, cuando lo estimeconveniente..Por el mismo término (CCA, Art. 110), quedando a salvo la libertad del gobierno para darlosa conocer o. autorizar su publicación, los conceptos que fuera de los siete casos previstos enla Constitución, emita el Consejo de Estado cuando actúa como cuerpo consultivo (CCA ,Art.110).Los informes de inspectores y agentes de la Superintendencia bancaria (L. 45/23, Art. 40).Reserva de la instrucción o del sumario (Art. 330, C.P.)Las diligencias de las investigaciones previas (Art. 323, C.P)El derecho a la intimidad (Art. 15, C.N).Identificación de los agentes secretos.Identificación de los testigos. -invenciones o descubrimientos científicos, comerciales o industriales (Código Penal, yartículo 548

del C. de Co.).Las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales (Decreto 1045 de1978, Art. 51).Juicios sobre filiación (Articulo 11, ley 45 de 1936).Los expedientes de los procesos contenciosos de divorcio y de separación de cuerpos. Lareserva durará 20 años contados a partir de la terminación del proceso. Sin embargo, lasprovidencias de la Corte Suprema de Justicia y de los Tribunales Superiores de DistritoJudicial, podrán publicarse omitiendo los nombres de las partes, sus apoderados, lostestigos, y cualquiera otra circunstancia que viole la reserva establecida (Par. 6°, artículo 9°,Ley 25 de 1992). oEn los hechos delictivos en los que aparezca involucrado un menor como autor, participe otestigo de los mismos, no se le podrá entrevistar, ni dar su nombre, ni divulgar datos que loidentifiquen o puedan conducir a su identificación (Artículo 301, Decreto 2737 de 1989 —Código del Menor-).Reserva bancaria e informes de visita de la Superintendencia Bancaria (Artículo 40, Ley 45de 1923).De otra parte, el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, establece que "las autoridadesexpedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copias de lasactuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente laspatentes, procedimientos y privilegios".

Carrera6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia e Teléfono: 334 4090 e Fax. 341 0515 e Linea gratuita 018000 917 770Internet yrunw.dafp.gov.co e Email: webmaster @dafn.cov.co2 Departamento Administrativoyy de la Función Pública2 Republica de Colombia De acuerdo con lo anterior, en concepto de esta Dirección, si los documentos solicitados nofueron soporte para la toma de decisiones, es decir, no sirvieron de base para la modificaciónde la planta de personal, sino solamente como un ejercicio interno, no estaría la instituciónobligada a entregar copia de los documentos.Cordialmente, JAIME ORLANDO DELGADO GORDILLOCoordinador Grupo Adrhinistración y Economía PúblicaDirección Desarrollo Organizacional Jaime Orlando Delgado GordilloDDO/400/2012-206-005792-2 Carrera 6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia e Taléfono: 334 4080 e Fax: 341 0515 e Linea gratuita 018000 917 770internet: wadalo.gov.co e Email: webmasterfidafp.qoy,coSA eba4Ju3epeyoe4|:SONSIBOYepOJSUUNN > 9 O