SGC - Concepto sobre Supervisión e Interventoría de los Contratos Estatales

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PARA: Doctora GLORIA PRIETO RINCÓNSubdirectora Recursos del SubsueloIngeniera MARÍA STELLA JIMÉNEZ BELLOProfesional de la Subdirección de Recursos del SubsueloDE: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICAASUNTO: Concepto jurídico — supervisión e Interventoría de los contratos estatales.

En atención a la solicitud de concepto presentada a esta Oficina Jurídica a través del memorandoNo. 20133300002333 del 11 de enero de 2013, consideramos pertinente, previo a emitir conceptosobre el particular, realizar un estudio de los antecedentes del contrato No. 940 de 2011, así comodel contexto legal aplicable a la consulta planteada a fin de imprimir mayor claridad alpronunciamiento resultante, a saber:1. Antecedentes:El Servicio Geológico Colombiano, ante la necesidad de avanzar en el conocimiento geológico delpaís, ordenó la apertura de la licitación pública No. 17 de 2011 con el objeto de “SELECCIONAR ENIGUALDAD DE OPORTUNIDADES AL PROPONENTE QUE OFREZCA LAS MEJORES CONDICIONESTÉCNICAS Y ECONÓMICAS PARA CONTRATAR EL MUESTREO GEOQUÍMICO DE SEDIMENTOSFINOS ACTIVOS Y LA CARTOGRAFÍA GEOLÓGICA.”Como producto de la evaluación de las propuestas presentadas dentro de la licitación públicaNo.17 de 2011, se celebró el contrato No. 940 de 2011 con la firma Servigecol Ltda., en cuyoobjeto se acordó: “EL CONTRATISTA se compromete a realizar el muestreo geoquímico de |sedimentos finos activos en el Bloque No. 4, en un área que cubre parte del Departamento deVichada.”1.1. Condiciones contractuales:Dentro del contrato No. 940 de 2011, además del objeto antes descrito, se pactaron una serie deobligaciones, dentro de las cuales, por guardar relación con la consulta que ocupa nuestraatención, debemos resaltar las siguientes:

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“CLÁUSULA TERCERA: FORMA DE PAGO: (...) PARAGRAFO PRIMERO: Cada uno de losentregables estarán sujetos al visto bueno por parte del Interventor de haber prestado asatisfacción el objeto del contrato y la presentación de los documentos que soportan el pago alcumplimiento de lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.”“CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: SUPERVISIÓN. (...) PARÁGRAFO: El SERVICIOGEOLÓGICO realizará LA INTERVENTORÍA del presente contrato mediante contratointeradministrativo con la Universidad Nacional de Colombia. La Interventoría contratada deberácumplir con los requerimientos técnicos establecidos y exigidos por el SERVICIO GEOLÓGICO ycon las normas que rigen la contratación pública en Colombia.”“CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: TERMINACIÓN, MODIFICACIÓN E INTERPRETACIÓNUNILATERAL. Al presente contrato se le aplicarán los principios de Interpretación, Modificación yTerminación Unilateral por parte del SERVICIO GEOLÓGICO, de conformidad con lo establecidoen los artículos 14 al 17 de la Ley 80 de 1993.”Sumado a lo anterior, durante la ejecución del contrato sub examine, se suscribieron los acuerdosque se relacionan a continuación:Prórroga No. 1. Amplió el plazo de ejecución hasta el 22 de mayo de 2012.Otrosi Modificatorio No. 1. Modificó la Cláusula Tercera del Contrato, respecto a la amortizacióndel anticipo entregado al contratista.Suspensión No. 1. Suspendió el término de ejecución del contrato hasta el 6 de noviembre de2012

e incluyó compromisos para el contratista que por su naturaleza, no son necesarios incluirpor no guardar relación con el objeto de esta consulta.Prórroga a la suspensión. Prorrogó la suspensión convenida, hasta el 24 de noviembre de 2012.1.2. Contrato Interadministrativo para Interventoría con la Universidad Nacional de Colombia:Posterior a la adjudicación de la licitación pública No. 17 de 2011, el Servicio GeológicoColombiano suscribió el contrato interadministrativo No. 026 de 2011 con la Universidad Nacionalde Colombia, cuyo objeto consistió en: “...LA UNIVERSIDAD se obliga para con el SERVICIOGEOLÓGICOa realizar la Interventoría técnica, administrativa y financiera para la ejecución del contrato delmuestreo geoquímico en áreas de las regiones Andina y Oriente de Colombia.”

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Posteriormente, al ampliar las actividades que debía ejecutar la Universidad Nacional de Colombia,en el numeral 2) de la cláusula séptima “OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD” del contratointeradministrativo No. 026 de 2011, se acordó lo siguiente:“CLÁUSULA SEPTIMA.- OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD. (...) 2) Llevar a cabo lainterventoría técnica, administrativa y financiera para la ejecución del contrato de muestreogeoquímico de sedimentos finos activos en cuatro (4) bloques de las regiones Andina y Orientede Colombia, ubicadas en los departamentos de Antioquia, Boyacá, caldas, Cesar,Cundinamarca, Guainía, Meta, Norte de Santander, Quindío, Risalaralda, Santander, Tolima,Valle del Cauca y Vichada. Ver tabla a continuación:BLOQUES BLOQUE Planchas1 Antioquía caldas, Cundinamarca, Tolima, 131-147-148-168-188-Risaralda, Quindío y Valle del Cauca 205-206-207-2242 Norte de Santander, Santander, cesar y 86-89-88-97-98-99-151-Boyacá 1523 Cundinamarca y Meta 266-267-268-269-270-2714 Vichada 161-162-162Bis-201-220-220Bis-239-239Bis-258-258Bis-277-277Bis

En efecto, en cumplimiento del objeto contenido en el contrato sub examine y sus actividadesespecificas, la Universidad Nacional de Colombia fue contratada para realizar el seguimiento delcontrato de prestación de servicios No. 940 de 2011 (planchas del Bloque 4).El contrato interadministrativo fue suscrito con un término de ejecución inicial de cuatro (4) mesesy quince (15) días. Plazo que con posterioridad fue ampliado hasta el 10 de julio de 2012.2. Definición de Supervisión y de Interventoría:2.1 Supervisión:Recientemente, el Legislador definió en el Inciso 2° del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, lasupervisión como: “... el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que , Adición y prórroga no. 1 al Contrato interadministrativo No. 026 de 2011, firmada el 11 de mayo de 2012.FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:= SERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO MEMORANDOA ARR Fecha: 18-01-2013 20131100003953 Pag. 4 de 7

sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando norequieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratarpersonal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.”(Negrilla y subrayado fuera del texto original)Soportados en la norma en cita, podemos afirmar que la supervisión del contrato consiste en elseguimiento realizado por la misma entidad, por funcionarios de su planta de personal o porpersonal de apoyo contratado para ello, en los eventos en que dicho seguimiento no requiera deconocimientos especializados.2.2. Interventoría:A su turno, el Inciso 3° del artículo 83 Ibidem, define la Interventoría como: “...el seguimientotécnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para talfin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializadoen la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anteriorcuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar elseguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de lainterventoría.” (Negrilla fuera de texto)De conformidad con la definición normativa, la Interventoría es realizada por una persona natural ojurídica contratada para ello, siempre que el objeto del contrato objeto de vigilancia requiera deconocimientos especializados para evaluar que su ejecución es satisfactoria. Vale precisar, lanorma general es que la interventoría se contrate para el seguimiento de las condiciones técnicasdel contrato, pero a modo excepcional,

la interventoría puede contratarse para el seguimientoadministrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del mismo, sólo en el evento en que la entidadlo encuentre justificado y que guarde relación con la naturaleza del contrato principal.3. Consideraciones legales adicionales:Por resultar relevante al estudio del caso planteado, es importante mencionar que el artículo 3 dela Ley 80 de 1993 al enmarcar los fines de la contratación estatal, establece que: “Los servidorespúblicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, lasentidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de Josservicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaborancon ellas en la consecución de dichos fines.

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Losparticulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidadesestatales que, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, comotal, implica obligaciones.” (Negrilla fuera de texto)Precisado el objetivo que se debe fijar toda entidad que suscriba un contrato estatal (art. 3” L.80/93), el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, le confiere a las partes contractuales libertad parasuscribir acuerdos adicionales basados en la autonomía de la voluntad, con el único objetivo delograr el cumplimiento de los fines estatales, siempre que dichos acuerdos no transgredan laConstitución, la Ley o a los principios de la buena administración. Al respecto el artículo 40 idem,prevé:“ARTÍCULO 40. DEL CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL. Las estipulaciones de loscontratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en estaley, correspondan a su esencia y naturaleza.Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de lavoluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales.En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades,condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias yconvenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a losprincipios y finalidades de esta ley y a los de la buena administración.

Finalmente, sobre la facultad que tienen las entidades para celebrar contratos de prestación deservicios o de apoyo a la gestión, el numeral 3° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, al definir estetipo de contratos, le imprime una serie de características que deben tenerse en cuenta para lacelebración de los mismos, veamos:“ARTÍCULO 32. DE LOS CONTRATOS ESTATALES. Son contratos estatales todos los actosjurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presenteestatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejerciciode la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:(..)30. Contrato de Prestación de Servicios.

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Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales paradesarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichasactividades no_ puedan realizarse _con personal de planta o requieran conocimientosespecializados.En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebraránpor el término estrictamente indispensable.” (Negrilla fuera de texto)De la norma en cita podemos colegir entonces que para poder suscribir contratos de prestación deservicios, deben concurrir los siguientes elementos:a. Se celebran para el desarrollo de actividades relacionadas con la administración yfuncionamiento de la entidad,b. Sólo puede acudirse a esta figura cuando la actividad que se desarrollará no puedarealizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados, yc. Se suscribirán por el término estrictamente necesario.4. Caso concreto:Partiendo del contenido legal analizado, esta Oficina Jurídica se permite emitir concepto jurídico enlos siguientes términos:De conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción), la obligaciónde la entidad contratante se circunscribe a vigilar permanentemente la correcta ejecución delobjeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.Ahora bien, para el caso que nos ocupa debemos tener en cuenta que, cuando el seguimientotécnico del objeto del contrato, requiera de conocimientos especializados en dicha materia debidoa la complejidad de las actividades a ejecutar y la calificación de la idoneidad de las mismas, deacuerdo a la definición del Inciso 3” del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011,

nos encontraríamosfrente a la necesidad de contratar la Interventoría de dicho contrato.En cambio, si el objeto del contrato, no requiere conocimientos especializados para su seguimientotécnico, la entidad podrá ejercer la supervisión, bien sea a través de funcionarios de su planta depersonal o vinculando personal de apoyo para ello mediante la figura del contrato de prestación deservicios.FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:COLOMBIANOY SERVICIO GEOLÓGICO MEMORANDOLo td República de Colombia PHIL EE

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En este orden de ideas, corresponde a la asesoría técnica del proceso determinar en cada caso sipor razones de especialidad o de complejidad del objeto se requiere contratar la interventoría delmismo o si por el contrario, el seguimiento puede ser ejecutado por la entidad contratantemediante la supervisión. Sin embargo, frente a la situación del contrato No. 940 de 2011, estaOficina Jurídica advierte que, dado que la contratación de la Universidad Nacional de Colombiacuenta con estudios previos que justifican la necesidad de dicha interventoría, lo que sin dudasugiere la especialidad de la materia y su complejidad, consideramos apropiado garantizar lacontinuidad de la interventoría para la ejecución del contrato No. 940 de 2011.Con lo anterior se ha atendido su consulta precisando que el presente concepto se emite en lostérminos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo, correspondiendo entonces al interesado con los elementos de juicioproporcionados, establecer lo aplicable al caso que motivó la consulta.Atentamente, \AN PLAZAS TOVAR Proyecto:Gilberto Ramos SuarezAbogado de la Oficina Jurídica FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO:| MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOCOLOMBIANO | IOMAitl Dd Repúblicade Colombia Fecha: 11-01-2013 20133300002333 Pag. 1 de 2

Por de: PARA : ADRIANA MARIA PLAZAS TOBAR 53Jefe Oficina Jurídica US tsDE: MARÍA STELLA JIMÉNEZ BELLOSupervisora Contrato Interadministrativo No. 026 de 2011Area de Recursos del SubsueloASUNTO: CONTRATACIÓN INTERVENTORIA EXTERNA - CONTRATO 940 DE 2011

Cordial Saludo,

Cordial Saludo, En razón a que el Contrato de la referencia reinició sus labores a partir del 10 de enero de2013 y a la fecha no contamos; E rentoris externa definida en el Parágrafo de laGlausuta Décima Tercera del Contrato de Prestación de Servicios N 940 de 2011, suscritocon la empresa SERVIGECOL LTDA, manifiesto mi preocupación para:«realizar. el.seguimiento y control a las actividades de campo que está ejecutando actualmente elContratista, debido a que el tiempo restante de ejecución del contrato es de diecinueve(19) días, es decir finalizael 28 de enero de 2013 y el tiempo estimado para los trámitesde contratación de la interventoría externa con la Universidad Nacional de Colombia —UNAL es de dos (2) semanas, situación que hace inviable la ejecución de las actividadesde seguimientoy control en campo por parte de una interventoría externa.De acuerdo a lo anterior, me permito solocitarle se emita concepto con carácter urgentesobre si el contrato puede ser finalizado sin la contratación de una interventoría externadefinida en la minuta del Contrato N° 940 de 2011 y si:se puede considerar que el ServicioGeológico Colombiano - SGC a través de la Supervisión, apoyado de dos (2) contratistascalificados, asuma la responsabilidad del control y seguimiento del proyecto de muestreogeoquímico de sedimentos finos activos en el Bloque 4 — Vichada, hasta el 28 de enero de2013, fecha en que finaliza el contrato.

FIRMA RECIBIDO: FECHA RECIBIDO: TENE. 200Esperanza Ú. 3:43 pMIY | 2 a] , MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOA {HAMMAN AELibertad y Ordon República de Colombia Fecha: 11-01-2013 20133300002333 — Pag. 2 de 2

, MEMORANDOSERVICIO GEOLÓGICOA {HAMMAN AELibertad y Ordon República de Colombia Fecha: 11-01-2013 20133300002333 — Pag. 2 de 2 Si dado el caso,en que el Contratista solicite una Segunda Prorroga al Contrato N° 940 de,. 2011 y sea aprobada por el SGC, se solicita saber: ¿Si la Supervisión requeriría de lacontratación de una interventoría externa durante el tiempo prorrogado?.Agradezco su amable atención y diligente gestión. Cordialmente, ARÍA STELLA JÍMENEZ BELLO Vo. Bo.upervisora de Interventoría Subdirectora Recursos del SubsueloContrato Interadministrativo No. 026 de 2011et DOllla ¿Jimenez fee,

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