SGC - Manual de contratación SGC

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MANUAL DE CONTRATACIÓN

DEL SERVICIO GEOLÓGICO

COLOMBIANO

VERSIÓN: 3

CÓDIGO: MO-CIN-001

FECHA: 16/Ene/2014

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: Durán & Osorio Abogados Asociados

CARGO: Contratista

FECHA: 16/Ene/2014

FIRMA: NOMBRE: Mónica Pongutá Achury

Santiago Pérez Buitrago Ana María Briceño Campos

CARGO: Abogados Grupo Contratos y Convenios

FECHA: 16/Ene/2014

FIRMA: NOMBRE: Iván Sarmiento Galvis

CARGO: Secretario General

FECHA: 16/Ene/2014

FIRMA:

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .............................................................................................................................................................. 3

3. BASE LEGAL ......................................................................................................................................................... 4

4. FORMA DE ADOPCIÓN Y MODIFICACIÓN .......................................................................................................... 5

5. ASPECTOS GENERALES ..................................................................................................................................... 5 5.1. COMPETENCIAS ...................................................................................................................................................... 5 5.1.1. Competencias previstas en las normas aplicables ....................................................................................... 5 5.1.2. Delegaciones ................................................................................................................................................ 5 5.1.3. Los Comités internos de trabajo ................................................................................................................... 6 5.1.3.1. El Comité de Contratación ..................................................................................................................... 6 5.1.3.2. Los Comités Evaluadores ...................................................................................................................... 8 5.2. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN ............................................................................................................................... 9

5.1.3.1. El Comité de Contratación ..................................................................................................................... 6 5.1.3.2. Los Comités Evaluadores ...................................................................................................................... 8 5.2. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN ............................................................................................................................... 9 5.3. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTOS DE INTERÉS ......................................................... 9

6. ETAPA DE PLANEACION ..................................................................................................................................... 9 6.1. EL PLAN DE ADQUISICIONES ..................................................................................................................................... 9 6.2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ........................................................................................................................ 10 6.2.1. Excepciones al requerimiento de estudios previos ..................................................................................... 10 6.2.2. Elementos mínimos de los estudios y documentos previos ........................................................................ 10 6.2.3. Elementos adicionales según la modalidad de selección ........................................................................... 11 6.2.4. Estudios previos en la contratación de mínima cuantía .............................................................................. 12 6.3. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACIÓN ............................................................................... 13 6.4. VERIFICACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ... 13 6.5. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES ....................................................................................... 14 6.6 EL AVISO DE CONVOCATORIA .................................................................................................................................. 14 6.7 EL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ........................................................................ 14 6.8 EL ANÁLISIS DEL SECTOR ........................................................................................................................................ 14 6.9 EL CRONOGRAMA .................................................................................................................................................. 15

7. ETAPA PRE-CONTRACTUAL: MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS ................................. 15 7.1. LA LICITACIÓN PÚBLICA .......................................................................................................................................... 15

6.9 EL CRONOGRAMA .................................................................................................................................................. 15

7. ETAPA PRE-CONTRACTUAL: MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS ................................. 15 7.1. LA LICITACIÓN PÚBLICA .......................................................................................................................................... 15 7.1.1. Descripción de los trámites para la licitación pública .................................................................................. 15 7.1.2. Licitación pública con ofertas dinámicas mediante subasta inversa ........................................................... 15 7.2. LA SELECCIÓN ABREVIADA ...................................................................................................................................... 16 7.2.1. La selección abreviada para la adquisición o suministro de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes.............................................................................................................................................................. 17 7.2.1.1. Selección abreviada por subasta inversa ............................................................................................. 17 7.2.1.2. Selección abreviada por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios .............................................................................................................................................................. 17 7.2.1.3. Selección abreviada por bolsa de productos ....................................................................................... 18 7.2.1.4 Selección abreviada para la contratación de menor cuantía ................................................................. 18 7.3. EL CONCURSO DE MÉRITOS .................................................................................................................................... 19 7.3.1. El Concurso Abierto .................................................................................................................................... 19 7.3.2. La Precalificación ........................................................................................................................................ 19 7.4. LA CONTRATACIÓN DIRECTA .................................................................................................................................. 19 7.4.1. Urgencia Manifiesta .................................................................................................................................... 20MANUAL

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7.4.2. Contratación de empréstitos ....................................................................................................................... 21 7.4.3. Convenios o contratos interadministrativos ................................................................................................. 21 7.4.4. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas........................................................ 21 7.4.4.1. Reglas especiales según tipos contractuales ...................................................................................... 22 7.4.4.2. Contratos de financiamiento ................................................................................................................ 22 7.4.4.3. Contratos de administración de proyectos ........................................................................................... 23 7.4.4.4. Transferencia tecnológica .................................................................................................................... 23 7.4.5. De la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes .......................................................... 23 7.4.6. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales................................................... 24 7.4.7. De la adquisición y arrendamiento de inmuebles ........................................................................................ 24 7.5. MÍNIMA CUANTÍA ................................................................................................................................................... 24 7.6. DISPOSICIONES COMUNES ...................................................................................................................................... 25 7.6.1. Acuerdos Comerciales y Trato Nacional ..................................................................................................... 25 7.6.2 Incentivos a la Contratación Pública ............................................................................................................ 25 7.6.2.1 Incentivos .............................................................................................................................................. 25 7.6.2.2 Convocatoria limitada ............................................................................................................................ 25 7.6.2.3 Desagregación tecnológica ................................................................................................................... 25

7.6.2.1 Incentivos .............................................................................................................................................. 25 7.6.2.2 Convocatoria limitada ............................................................................................................................ 25 7.6.2.3 Desagregación tecnológica ................................................................................................................... 25 7.6.3. Contratos ejecutados en el exterior ............................................................................................................ 25 7.6.4. Contratos con organismos internacionales o con personas extranjeras de derecho público ...................... 26 7.6.5. Suspensión del proceso de selección ......................................................................................................... 26 7.6.6 Publicidad en el SECOP .............................................................................................................................. 26

8. ETAPA CONTRACTUAL ..................................................................................................................................... 27 8.1. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO .................................................................................................. 27 8.1.1 Cronograma: ................................................................................................................................................ 27 8.1.2 Perfeccionamiento ....................................................................................................................................... 27 8.1.3 Ejecución ..................................................................................................................................................... 27 8.2. GARANTÍAS .......................................................................................................................................................... 28 8.3. ACTA DE INICIO ..................................................................................................................................................... 28 8.4. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................... 28 8.5. MODIFICACIONES AL CONTRATO .............................................................................................................................. 29 8.6. SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................................ 29 8.7. REINICIO DEL CONTRATO ........................................................................................................................................ 30 8.8 CESIÓN DEL CONTRATO .......................................................................................................................................... 30 8.9. PROCEDIMIENTOS DE PAGO .................................................................................................................................... 30 8.10. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS ................................................................................................................... 30

9. ETAPA POST-CONTRACTUAL – LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .................................................................. 31

10. DISPOSICIONES COMUNES ............................................................................................................................ 31 10.1. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD ................................................................................................................................. 31

9. ETAPA POST-CONTRACTUAL – LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .................................................................. 31

10. DISPOSICIONES COMUNES ............................................................................................................................ 31 10.1. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD ................................................................................................................................. 31 10.2. INFORMACIÓN A LA CÁMARA DE COMERCIO ............................................................................................................ 31 10.3. VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL ......................................................................................... 32 10.4 GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ......................................................................................................................... 32

11. LINEAMIENTOS Y GUÍAS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE .................................................................. 32

12. HISTORIAL DE CAMBIOS ................................................................................................................................. 33MANUAL

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1. OBJETIVO

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 201 3, el presente Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano (SGC) tiene por objeto establecer y dar a conocer las reglas que rigen el trámite interno de la Gestión Contractual d el SGC en cumplimiento de sus funciones, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Forman parte del Manual de Contratación los Procedimientos internos que sobre la materia expida el SGC en desarrollo de su Sistema de Gestión de Calidad.

Conforme a los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente -, el Manual de Contratación tiene por objeto garantizar los objetivos del sistema de compras y contratación pública, en particular, una

la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente -, el Manual de Contratación tiene por objeto garantizar los objetivos del sistema de compras y contratación pública, en particular, una gestión contractual ágil y transparente.

2. ALCANCE

El Manual de Contratación comprende:

• La Gestión Contractual de los Procesos de Contratación regidos por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (EGCAP) que desarrolle el SGC como entidad contratante.

• La Gestión Contractual de los Procesos de Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, que se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en todo aquello que no esté expresamente regulado en las normas especiales de ciencia y tecnología, contenidas principalmente en la Ley 29 de 1990, los Decretos Leyes 393, 585 y 591 de 1991 y la Ley 1286 de 2007.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el Manual de Contratación no comprende:

• Los procedimientos relativos a los convenios para la creación y organización de sociedades civiles y comerciales y personas jurídicas sin ánimo de lucro como corporaciones y fundaciones ni los convenios especiales de cooperación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, a los que se refieren los Decretos Leyes 393 y 591 de 1991, los cuales de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 y en el numeral 5° del artículo 7 del Decreto Ley 393 de 1991se rigen por las normas del derecho privado, y son tratados en el Manual para Convenios Especiales de Cooperación en Ciencia, Tecnología e Innovación.

rigen por las normas del derecho privado, y son tratados en el Manual para Convenios Especiales de Cooperación en Ciencia, Tecnología e Innovación.

• Los contratos o convenios que, conforme a los artículos 20 de la Ley 1150 de 2007 y 157 del Decreto 1510 de 2013 ,se sometan a los reglamentos de los fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales financiadores.MANUAL

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3. BASE LEGAL

El SGC, como entidad resultante de la transformación del Instituto Colombiano de Geología y Minería (INGEOMINAS) en el marco del proceso de reorganización del sector Minas y Energía, es un Instituto Científico y Técnico, adscrito al Ministerio de Minas y Energía, y hac e parte del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI), de acuerdo con las disposiciones del Decreto Ley 4131 de 2011.

Atendiendo a su naturaleza, objeto y funciones consagrados en el Decreto Ley 4131 de 2011, el marco general de las contrataciones del SGC está integrado principalmente por las siguientes normas o aquellas que las modifiquen complementen o sustituyan:

• La Constitución Política.

• Los Decretos 2703 y 2704 de 2013.

• El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de

• La Constitución Política.

• Los Decretos 2703 y 2704 de 2013.

• El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510de 2013 y demás normas legales y reglamentarias de contratación pública).

• Normas especiales del sector ciencia y tecnología (Ley 29 de 1990, De creto Ley 393 de 1991, Decreto Ley 591 de 1991, Decreto Ley 585 de 1991, Ley 1286 de 2009 y demás normas aplicables).

• Normas presupuestales del Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto 111 de 1996, Decreto 4730 de 2005 y sus modificaciones, Ley 819 de 2003 y sus reglamentos) y normas especiales del Sistema General de Regalías (Ley 1530 de 2012, Decreto 1949 de 2012 y demás normas reglamentarias).

• Normas de control fiscal, de conformidad con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución

Política.

• La Ley 1474 de 2011.

• El Decreto 19 de 2012 y demás normas sobre trámites, procedimientos y las regulaciones administrativas.

• Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:200 9, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, Norma del Sis tema de Gestión Ambiental ISO 14001, Norma del

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001.

• Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001.

• Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Demás normas aplicables y aquellas que las reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.MANUAL

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4. FORMA DE ADOPCIÓN Y MODIFICACIÓN

El Manual de Contratación se adopta mediante Resolución del Director General del SGC, de conformidad con las facultades que le confiere el numeral 3 del artículo 10 del Decreto 4131 de 2011 y el numeral 11 del artículo 2 del Decreto 2703 de 2013.

El Grupo de Contratos y Convenios tendrá a su cargo la revisión y actualización del Manual de Contratación, para su modificación mediante Resolución del Director General del SGC .

El Manual de Contratación y sus modificaciones deberán ser publicadas en la página w eb del SGC.

Los procedimientos internos y formatos que se expidan en desarrollo del presente Manual de Contratación se adoptarán teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del SGC.

5. ASPECTOS GENERALES

5.1. Competencias

5.1.1. Competencias previstas en las normas aplicables

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo señalado

5. ASPECTOS GENERALES

5.1. Competencias

5.1.1. Competencias previstas en las normas aplicables

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo señalado en los numerales 2 y 11 del artículo 10 del Decreto 4131 de 2011 y en los numerales 10 y 19 del artículo 2 del Decreto 2703 de 2013, el Director General del SGC es el representante legal de la entidad y tiene la competencia para celebrar contratos, ordenar el gasto y ejecutar los actos necesarios para el cumplimiento de su objeto y funciones.

Asimismo, en cuanto al ejercicio de las funciones de conocimiento y cartografía del subsuelo en caso de delegación en el SGC por parte del Ministerio de Minas y Energía, dispone el artículo 78 de la Ley 1530 de 2012, que corresponde al jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, ordenar el gasto sobre las apropiaciones o autorizaciones de vigencias futuras en la respectiva sección presupuestal de los recursos del Sistema General de Regalías correspondientes al conocimiento y car tografía del subsuelo.

Por su parte, la dirección, planeación, coordinación y desarrollo de los procesos de contratación que requiera el SGC, así como la elaboración de los actos administrativos r elacionados con dichos procesos, corresponde a la Secretarí a General, de acuerdo con lo establecido en el numeral 10 del artículo 5 del Decreto 2703 de 2013.

5.1.2. Delegaciones

Conforme a lo establecido en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; los artículos 12 y 25,

Decreto 2703 de 2013.

5.1.2. Delegaciones

Conforme a lo establecido en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; los artículos 12 y 25, numeral 10 de la Ley 80 de 1993; el artículo 110 del Decreto 111 de 1996; los artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 21 de Ley 1150 de 2007, el Director General del SGC podrá delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la activid ad contractual, realizar los procesos de selección, celebrar los contratos y demás facultades de contratación y ordenación del gasto en servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes.MANUAL

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Para la delegación se ten drán en cuenta los aspectos misionales y funciones de cada dependencia , de acuerdo con el Decreto 2703 de 2013, y en el acto que confiere la delegación se indicarán las facultades de contratación y ordenación del gasto delegadas.

En todo caso, l as facultades delegadas deberán ser ejercidas por el delegatario de acuerdo con el acto que confiere la delegación y teniendo en cuenta las normas consagradas en el EGCAP y en las disposiciones legales vigentes.

5.1.3. Los Comités internos de trabajo

En virtud de la facultad prevista en el artículo 14 del Decreto 2703 de 2013 , con el presente M anual se

disposiciones legales vigentes.

5.1.3. Los Comités internos de trabajo

En virtud de la facultad prevista en el artículo 14 del Decreto 2703 de 2013 , con el presente M anual se crean: i) el Comité de Contratación y ii) los Comités Evaluadores, dirigidos a apoyar el desarrollo de los Procesos de contratación.

5.1.3.1. El Comité de Contratación

El Comité de Contratación asesorará y apoyará al Director General y a sus delegatarios en la gestión contractual del SGC, concretamente en:

(i) los procesos de contratación, incluyendo aquella financiada con fondos de los organismos de cooperación, a sistencia o ayudas internacionales independientemente del régimen de contratación que les sea aplicable, que superen la mínima cuantía del SGC, de acuerdo con el presupuesto anual, exceptuando la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión;

(ii) los procesos de contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, con independencia de su cuantía;

(iii) la celebración de convenios especiales de cooperación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, a los que se refieren los Decretos Leyes 393 y 591 de 1991, con independencia de su cuantía;

(iv) las contrataciones relativas a las funciones de asesoría y prestación de servicios técnicos y científicos ofrecidos por el SGC, con independencia de su cuantía;

(v) la venta de productos y servi cios de información, donación, baja y venta de bienes, de conformidad con las normas, principios, procedimientos e instructivos específicos aplicables.

científicos ofrecidos por el SGC, con independencia de su cuantía;

(v) la venta de productos y servi cios de información, donación, baja y venta de bienes, de conformidad con las normas, principios, procedimientos e instructivos específicos aplicables.

Salvo que las condiciones de la contratación hagan necesario y conveniente otra conformación, la cual se hará en todo caso, mediante acto expedido por el Director General, el Comité de Contratación del SGC estará integrado por los siguientes funcionarios:

a) El Secretario General, quien lo presidirá

b) Tres Directores Técnicos del SGC que designe el Director General

c) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

d) El Jefe de la Unidad de Recursos FinancierosMANUAL

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El Comité de Contratación contará con una Secretaría Ejecutiva permanente, la cual estará a cargo del Coordinador del Grupo de Contratos y Convenios del SGC.

Como invitados permanentes con voz pero sin voto, asistirá n el Jefe de la Oficina de Control Interno y el Coordinador del Grupo de Planeación.

Como invitados ocasionales participarán con voz pero sin voto, los funcionarios que tengan a cargo la ponencia de un tema de su competencia durante las sesiones en que dicho tema se exponga al Comité de Contratación.

La ponencia deberá ser elaborada, presentada y sustentada por la persona solicitante del Proceso de

ponencia de un tema de su competencia durante las sesiones en que dicho tema se exponga al Comité de Contratación.

La ponencia deberá ser elaborada, presentada y sustentada por la persona solicitante del Proceso de Selección o a cargo de la supervisión del contrato o convenio , según corresponda . El Comité de Contratación para la toma de la decisión deberá considerar, entre otras circunstancias, el estado actual y la situación de hecho, la necesidad, la forma o alternativa de suplir la necesidad y la recomendación por parte del solicitante.

Para el ejercicio de sus funciones, el Comité de Contratación podrá asesorarse d e expertos internos o externos.

El Comité de Contratación se reunirá ordinariamente por lo menos dos (2) veces al mes y extraordinariamente, cuando sea convocado por el Secretario General o por la Secretaría Ejecutiva, para tratar algún asunto en particul ar. De cada reunión se levantará un acta, la cual será numerada en forma consecutiva y firmada por el Presidente y el Secretario Ejecutivo previa aprobación de todos los miembros del Comité de Contratación presentes en la reunión.

En su ámbito de competencia, el Comité de Contratación:

a) Recomendará el inicio de procesos contractuales.

b) Recomendará la suscripción o no de prórrogas, adici ones, cesi o