SIC - Concepto-15013100

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-013100- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 10

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada con el número del asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la Consulta En su comunicación, pregunta: "Quisiera saber si una SAS que tiene creado estatutariamente una junta directiva, desea realizar una modificación de estatutos consistente en suprimir dicha junta directiva, es necesario que la Asamblea General de Accionistas indique que se revoquen dichos nombramientos) o la Cámara de Comercio debe eliminar oficiosamente el registro de los nombrados, en virtud de la reforma?" Para efectos de reformas estatutarias donde se eliminen representantes legales suplentes o revisores fiscales, cómo se procede? La Asamblea debe revocar dichos nombramientos? o la cámara debe eliminarlos solo por el hecho de aprobar la reform?" A continuación dentro del marco de nuestras competencias encontrará información general sobre la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio, el registro mercantil y el control de legalidad que adelantan las cámaras, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio acerca del tema consultado.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio

En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011.

17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.

Además de lo anterior, corresponde a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las cámaras de comercio; (ii) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (iii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iv) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (v) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES,

(vi) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.

3. Naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio El artículo 78 del Código de Comercio establece que: "Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes." En concordancia con la citada norma el artículo 1 del Decreto reglamentario 898 de 2002 dispone que: "Las Cámaras de Comercio son personas jurídicas, de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, integradas por los comerciantes matriculados en el respectivo registro mercantil. Son creadas de oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto administrativo del Gobierno Nacional y adquieren personería en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento de los requisitos legales exigidos para el efecto." (Resaltado fuera del texto) Ahora bien, en relación con la naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio la Corte Constitucional, en sentencia C144 de 1993 precisó que dichas entidades "a las cuales se ha encargado el ejercicio de la función de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, no son entidades públicas, pues no se avienen con ninguna de las especies de esta naturaleza contempladas y

reguladas en la Constitución y la Ley. Si bien nominalmente se consideran \"instituciones de orden legal\", creadas por el Gobierno, lo cierto es que ellas se integran por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. La técnica autorizatoria y la participación que ella reserva a la autoridad pública habida consideración de las funciones que cumplen las cámaras de comercio, no permite concluir por sí solas su naturaleza pública. No se puede dudar sobre su naturaleza corporativa, gremial y privada." De acuerdo con lo anterior, las cámaras de comercio son entidades sin ánimo de lucro de naturaleza corporativa, gremial y privada que por autorización expresa de la ley, desarrollan funciones públicas.

4. Funciones de las Cámaras de Comercio El artículo 86 del Código de Comercio y el artículo 10 del Decreto 898 de 2002, modificado por el artículo 10 del Decreto 333 de 2012, señalan las funciones que deben cumplir las cámaras en el ejercicio de su actividad, quedando prohibido la realización de cualquier acto u operación que no esté encaminado al exclusivo cumplimiento de sus funciones. 4.1. Función Pública Registral de las Cámaras de Comercio Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto 19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual está conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el Registro Único Empresarial - RUE, el Registro Único de ProponentesRUP, el Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución. 4.2. El registro mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan. El artículo 26 del Código de Comercio, establece: Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y

archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: "Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil." (Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio \"Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles\". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. En efecto, el registro mercantil, como todo registro de carácter público, esta instituido precisamente para proteger a los terceros, dando publicidad a los aspectos más relevantes sobre la identificación y la actividad de los comerciantes, y por lo tanto, la información allí registrada debe corresponder a la realidad. En cuanto al registro, el trámite debe hacerse personalmente por el comerciante, o por tercera persona a

través de poder debidamente otorgado. 4.3 Registro de Reformas Estatutarias - Requisitos Las reformas estatutarias de las sociedades son las modificaciones que se introducen a sus estatutos o al contrato social. Estas reformas pueden ser parciales o totales. 4.3.1 Requisitos La decisión de reformar los estatutos de una sociedad la debe adoptar la junta de socios o la asamblea de accionistas, en reunión con el quórum necesario para tal fin, de la cual se levantará un acta donde se deje constancia de las reformas o modificaciones efectuadas a los estatutos que fueron aprobados por el respectivo órgano social. Esta acta debe cumplir los requisitos formales previstos en el régimen mercantil -art. 186 del Código de Comercioy se elevará a escritura pública y a manera excepcional podrá constar en documento privado, en los casos autorizados por la ley. En efecto, el artículo 186 del Código de Comercio, establece: Art. 189.- Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no

les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. En este orden, el acta de la reforma estatutaria deberá contener como mínimo la siguiente información, la cual será verificada por la cámara de comercio al momento de su registro:  Número del acta.  Fecha y lugar de la reunión de la reunión.  Nombre completo de la sociedad, como figura en el certificado de existencia y representación legal.  Nombre del órgano social que se reúne: ej: asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, etc.  Naturaleza de la reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.  La información correspondiente a la convocatoria para la reunión, que debe ser conforme a los estatutos y la ley; (i) quién realiza la convocatoria, (ii) el medio con el que convoca y (iii) la antelación para la misma.  El quórum de la reunión: nombre las personas presentes para el caso de las juntas de socios y juntas directivas; el número de acciones suscritas presentes para el caso de las asambleas de accionistas  La decisión de reformar los estatutos, indicando claramente los cambios y el número de votos con los que se da aprobación de los mismos.  Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne, en caso de haberse designado una comisión para la aprobación del acta las personas designadas deben firmar en señal de aprobación  Firma del presidente y secretario de la reunión La falta de uno o más de los requisitos del acta, señalados en precedencia es causal para que la Cámara de Comercio, se abstenga de registrar el acta de reforma

estatutaria. En relación con la reforma de estatutos de las SAS el artículo 29 de la Ley 1258 de 2008, señala: "Las reformas estatutarias se aprobarán por la asamblea, con el voto favorable de uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones presentes en la respectiva reunión. La determinación respectiva deberá constar en documento privado inscrito en el Registro Mercantil, a menos que la reforma implique la transferencia de bienes mediante escritura pública, caso en el cual se regirá por dicha formalidad." Sobre el particular la doctrina sostiene: "Con el propósito de mantener simetría entre el régimen de constitución de la sociedad y el de las reformas estatutarias, el artículo 29 de la Ley SAS señala que, una vez aprobados por mayoría en la asamblea de accionistas, estas se reducirán a instrumento privado inscrito en el registro mercantil, a menos que la reforma aplique la transferencia de bienes mediante escritura pública, caso en el cual se regirá dicha formalidad."(1) 4.4 Registro designación o revocación de administradores y Revisores Fiscales El artículo 163 del Código de Comercio establece que: "La designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del contrato, y no estará sujeta sino a simple registro en la cámara de comercio, mediante copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación." (Resaltado fuera del texto) A su vez, el artículo 164 del Código de Comercio establece que: "Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como

representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección. "La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción." Al respecto, es necesario precisar que el artículo 163 del Código de Comercio permite el registro tanto del nombramiento como de la revocación de los representantes legales o revisores fiscales de las sociedades, como es el caso de las SAS, y por virtud del artículo 164, con el nuevo nombramiento procede la cancelación de la inscripción de los anteriores.

5. Control de Legalidad que realizan las cámaras de comercio - Abstención de Registro El control de legalidad que realizan las cámaras de comercio se ejerce únicamente respecto de los actos o documentos sujetos a la formalidad de inscripción. Al respecto, debe tenerse en cuenta que las cámaras de comercio verificarán que los documentos o actos que se alleguen para su registro no reúnan vicios de ineficacia, inexistencia o que por expresa disposición legal no puedan ser inscritos.

En efecto, el numeral 1.4.1. del capítulo primero del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio señala que: "Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará. Así mismo deberán abstenerse de registrar actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto

en el artículo 897 del código de comercio. "Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse de efectuar los registros a que haya lugar, en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicables a la materia y, en ningún caso, podrán solicitar documentos o informaciones adicionales a los señalados en el numeral 1.2.2 del presente título, según corresponda a cada trámite." (Resaltado fuera del texto) Conforme a lo anterior, se puede concluir que las cámaras de comercio han sido investidas de un control de legalidad totalmente taxativo, reglado y subordinado a lo prescrito en la ley, pudiendo abstenerse de efectuar una inscripción solamente por vía de excepción, es decir, cuando la ley las faculte para ello o cuando los actos y/o documentos sujetos a registro adolezcan de ineficacia (2) o inexistencia (3), pues como lo ha planteado el Consejo de Estado, en sentencia del 3 de octubre de 1994, expediente 283: "Proceder al registro de actos jurídicos que adolecen de ineficacia o inexistencia es un contrasentido jurídico, pues se le dan efectos a lo que por ley no puede tenerlo." Debe resaltarse que este control de legalidad no es discrecional, por lo cual si en un momento dado un documento, por ejemplo, reúne los requisitos de forma previstos en la ley, pero presenta otra clase de vicios o irregularidades, que no generan ineficacia o inexistencia, las cámaras de comercio deben proceder a su registro, salvo que la ley expresamente las haya autorizado para abstenerse de efectuar dicho registro en tales casos.

En este orden de ideas, se concluye que solamente cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, la cámara estará facultada para abstenerse de realizar la inscripción respectiva. De otra parte, vale la pena aclarar que la nulidad requiere siempre de declaración judicial, por lo que aún tratándose de actos respecto de los cuales la cámara de comercio advierta una posible nulidad, no podrá negarse el registro de los mismos. El simple conocimiento que tenga la cámara de comercio de la posible existencia de una nulidad que vicia el acto cuya inscripción se le solicita no faculta, en manera alguna, a la cámara de comercio para negarse a realizar su registro, teniendo en cuenta que, tal como se acaba de mencionar, de una parte, la nulidad requiere de declaración judicial, y de la otra, las cámaras de comercio no cuentan con atribuciones legales para calificar la validez de los actos cuya inscripción se les solicita.

6. Conclusión De lo señalado en precedencia, frente a sus inquietudes, teniendo en cuenta que la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio es taxativa y reglada y no les es permitido realizar actuaciones no contempladas en la ley, las cámaras deberán proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro de conformidad con lo estipulado en la ley, y siguiendo las reglas para llevar el registro dispuestas en la Circular Única de esta Superintendencia, en virtud de lo establecido en el artículo 27 del Código de Comercio, en concordancia con el numeral 18 del

artículo 1 del Decreto 4886 de 2011. En tal sentido, no le corresponde a las cámaras de comercio remover de oficio a representantes legales o eliminar oficiosamente del registro mercantil los nombramientos registrados, en virtud de reformas estatutarias que eliminen tales cargos, pues conforme a lo anotado en precedencia, corresponde a las cámaras en desarrollo de su función pública registral, proceder al registro de todos los actos y documentos sujetos a tal formalidad de conformidad con lo estipulado en la ley. En consecuencia, será al máximo órgano social, esto es, la asamblea o la junta directiva, el que le corresponde revocar los respectivos nombramientos y proceder a solicitar registro de esta situación ante la respectiva cámara de comercio. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Vega

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de Referencia: (1) Reyes Villamizar, Francisco, SAS la Sociedad por acciones simplificada, pag. 229, Legis, Segunda Edición, 2010. (2) Código de Comercio, artículo 897: “Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.” (3) Código de Comercio, artículo 898: “Será inexistente el negocio jurídico cuando se haya celebrado sin las solemnidades sustanciales que la ley exija para su formación, en razón del acto o contrato y cuando falte alguno de sus elementos esenciales.”