SIC - Concepto-16136493

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-136493- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Estimado(a) Señora: [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de comunicación de fecha 24 de mayo de 2016, en la cual consulta sobre el término de vigencia de los certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio, y señala: “Yo soy la representante legal de una empresa pequeña y personalmente he ido por los cheques los últimos 4 años a (…) y este año tuve que mandar a hacer sello porque si no, no podía reclamar los cheques de la empresa y el (sic) cámara de comercio solo tiene para ellos validez de un mes, con lo cual he tenido que incurrir en gastos adicionales porque si no no me pagan.” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver la inquietud número 2, por cuanto las demás inquietudes las consideramos de competencia de la Superintendencia de Sociedades, entidad a la cual usted ya remitió copia de la presente comunicación.

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE CÁMARAS DE COMERCIO En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011,que a la letra señalan: “17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y

confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo constitucional, legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1. Naturaleza jurídica y función pública registral de las Cámaras de Comercio El artículo 78 del Código de Comercio establece que: “Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes.” En concordancia con la citada norma el artículo 2.2.2.38.1.1. del Decreto 1074 de 2015, dispone: “Las cámaras de comercio son personas jurídicas de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, administradas y gobernadas por los comerciantes matriculados en el respectivo registro mercantil que tengan la calidad de afiliados. Son creadas de oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto

administrativo del Gobierno Nacional y adquieren personería jurídica en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento de los requisitos legales exigidos para el efecto y verificación de su sostenibilidad económica que garantice el cumplimiento eficiente de sus funciones.” (Resaltado fuera del texto) Ahora bien, en relación con la naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio la Corte Constitucional, en sentencia C144 de 1993 precisó que dichas entidades “a las cuales se ha encargado el ejercicio de la función de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, no son entidades públicas, pues no se avienen con ninguna de las especies de esta naturaleza contempladas y reguladas en la Constitución y la Ley. Si bien nominalmente se consideran "instituciones de orden legal", creadas por el Gobierno, lo cierto es que ellas se integran por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. La técnica autorizatoria y la participación que ella reserva a la autoridad pública habida consideración de las funciones que cumplen las cámaras de comercio, no permite concluir por sí solas su naturaleza pública. No se puede dudar sobre su naturaleza corporativa, gremial y privada.” De acuerdo con lo anterior, las cámaras de comercio son entidades sin ánimo de lucro de naturaleza corporativa, gremial y privada que por autorización expresa de la ley, desarrollan funciones públicas. En cuanto a las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social -RUES-, con el fin de brindar al

Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución. 3.2 Registro Mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para administrar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan. El artículo 26 del Código de Comercio, establece: “Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener

copias de los mismos.” La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.” (Resaltado fuera del texto) De lo anterior se desprende que es deber de todo comerciante matricularse en el registro mercantil, registro que tiene por finalidad producir efectos de publicidad y carácter probatorio. 3.3 Finalidad del Registro Mercantil El registro mercantil, como todo registro de carácter público, está instituido precisamente para proteger a los terceros, dando publicidad a los aspectos más relevantes sobre la identificación y la actividad de los comerciantes, y, por lo tanto, la información allí registrada debe corresponder a la realidad. En consecuencia, las inscripciones en el registro mercantil tienen como finalidad darles publicidad frente a terceros y, por tanto, hacerlas oponibles frentes a estos, es decir, darles publicidad mercantil. Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003 (1), señaló: “Naturaleza Jurídica del Registro Mercantil.

3. Dice el artículo 26 del Código de Comercio que el registro mercantil tiene por objeto “llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así

como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.” Agrega que tal registro será público y que “cualquier Persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” Coinciden unánimemente la doctrina y la jurisprudencia en reconocer que el registro mercantil es un instrumento de publicidad para la vida comercial, cuyo objeto es permitir al público el conocimiento ciertos datos relevantes para el tráfico mercantil. Algunos hechos y actividades de esta naturaleza producen efectos no sólo entre la partes, sino también frente a terceros, por lo cual, por razones de seguridad jurídica, es menester que exista un mecanismo para su conocimiento público. Por ello, la ley impone al comerciante la obligación de dar publicidad a tales hechos o actos, así como su propia condición de comerciante. Este interés de terceros, señala acertadamente Garrigues, no es un interés difuso, sino concreto. A diferencia de otros registros que son de naturaleza real, como el registro inmobiliario, el registro mercantil es de naturaleza personal porque lo inscrito es la persona misma en su condición de comerciante y los hechos y actos que a él lo afectan frente a terceros. Usualmente se le reconoce un carácter meramente declarativo, en cuanto es simplemente un mecanismo de publicidad de ciertos hechos o actos relevantes en el tráfico mercantil. Es decir, la inscripción en el registro no es un requisito de aquellos que son necesarios para la existencia o para la validez de los actos jurídicos inscritos,

sino que únicamente los hace conocidos y por lo tanto “oponibles” a los terceros. Así, una vez hecho el correspondiente registro, el acto tendrá efectos no sólo entre quienes participaron en él, sino erga omnes, por lo cual en adelante nadie podrá alegar su desconocimiento. Este es el principio que se conoce como de “publicidad material del registro”, en virtud del cual, una vez inscrito, el acto se supone conocido de todos. Por lo anterior, la doctrina señala que la finalidad inmediata del registro es dar seguridad a las relaciones que implican la responsabilidad jurídica del comerciante.(…)” Sobre el tema, la doctrina (1) ha señalado, “El registro es el acto por el cual la Administración anota en la forma prescrita por el Derecho objetivo, determinados actos o hechos cuya realización se quiere hacer constar en forma auténtica; por ejemplo, inscripción de nacimientos, matrimonios, defunciones, contratos etc. El acto de registro puede hacerse de oficio, a petición de parte o por mandato de autoridad competente. A veces es facultativo, otras obligatorio. Los efectos que derivan de estos actos son variados: por ejemplo, darle fecha cierta, hacerle sufrir efectos respecto de terceros, perfeccionar el acto, asignarle fuerza legal, etc. La certificación es el acto por el cual la Administración afirma la existencia de un acto de un hecho. Se hace constar por escrito, entregándose el documento respectivo al interesado. Puede referirse a actos celebrados entre particulares (generalmente registrados ante la Administración) o a relaciones entre los particulares y la Administración, o exclusivamente a actos de esta última.” (subrayado fuera de texto)

3.4 Certificado de existencia y representación legal Dentro de la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio, se encuentra la prevista en el numeral 3 del artículo 86 del Código de Comercio, “Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código.” Por su parte, el artículo 26 del mismo código, señala “El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. En este orden, es función de las cámaras de comercio certificar sobre los actos y documentos inscritos en el registro mercantil, para lo cual expide los denominados certificados de existencia y representación legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 117 del Código de Comercio que a la letra dice: “Artículo 117. Prueba de la existencia, cláusulas del contrato y representación de la sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.

Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.” La existencia de la sociedad se probará con la certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, o sí la constitución es por documento privado la fecha del mismo y de las reformas si las hubiere; el certificado expresará, además, la constancia de que la sociedad no se haya disuelta. Sobre el particular, es importante señalar que el certificado de existencia y representación legal es un documento expedido por las cámaras de comercio, que cumple funciones probatorias, es decir permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, revisoría fiscal, cláusulas del contrato, vigencia, etc. En tal medida, los datos consignados en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, podrán ser consultados por cualquier persona interesada, para lo cual podrá solicitar a la respectiva cámara de comercio la expedición del respectivo certificado. 3.4.1 Vigencia de los Certificados de Existencia y Representación Legal Ahora bien, en cuanto a este punto, es necesario precisar que la ley no ha señalado un término de vigencia para el certificado de existencia y representación legal que expiden las cámaras de comercio. En relación con este punto, es pertinente advertir que teniendo en cuenta que los actos

y documentos sujetos a inscripción pueden ser modificados en cualquier momento y las cámaras de comercio deben proceder a su registro siempre que se cumplan los requisitos previstos para dicha inscripción, los certificados de existencia y representación legal no tienen una vigencia temporal específica. En consecuencia, mientras no se presenten otros actos y documentos que alteren las inscripciones previas, tales certificados corresponderán exactamente a lo que se encuentre inscrito. De acuerdo con lo anterior, se debe señalar que en caso de que se requiera conocer con plena certeza los actos y documentos inscritos en la cámara de comercio de una sociedad determinada, es necesario obtener certificados de existencia y representación legal recientemente expedidos por la cámara de comercio respectiva.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco del interrogante planteado en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: 4.1 De conformidad con lo señalado, y teniendo en cuenta que en materia registral la función de las cámaras es completamente taxativa, reglada y subordinada a las prescripciones de ley, esto es, sujeta al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa vigente y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, las cámaras deberán proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro. 4.2 Es función de las cámaras de comercio certificar sobre los actos y documentos inscritos en el registro mercantil, para lo cual expide los denominados certificados de existencia y representación legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 117

del Código de Comercio. En tal virtud, la existencia de la sociedad se probará con la certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el documento de constitución, las reformas del contrato si las hubiere y la constancia de que la sociedad no se haya disuelta. 4.3 En cuanto al tema de su consulta, la ley no ha señalado un término de vigencia para el certificado de existencia y representación legal que expiden las cámaras de comercio. Sin embargo, en caso de que se requiera conocer con plena certeza los actos y documentos inscritos en la cámara de comercio respecto de la situación actual de una sociedad determinada, es necesario contar con certificados de existencia y representación legal recientemente expedidos por la cámara de comercio respectiva. En consecuencia, frente a su inquietud, dado que la ley no establece un término de vigencia para tales certificados, esta Oficina considera que el solicitar certificados de existencia y representación legal con vigencia no mayor a 30 días, obedece a políticas internas de las compañías y a la costumbre mercantil, no correspondiéndole a esta Superintendencia pronunciarse sobre la legalidad o no de esta práctica. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 De 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la

responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIÓ SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Roció Soacha

Aprobó: Roció Soacha