SIC - Concepto-17008677

Bogotá D.C., 10 Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]

Asunto: Radicación: 178677

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 8

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir respuesta a su consulta radicada con el número 16-241857, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de comunicación de fecha 12 de enero de 2017, en la cual consulta sobre el diligenciamiento del libro de accionistas de una sociedad anónima, en donde uno de sus accionistas fue absorbido por un socio, preguntando: “1. Es suficiente actualizar únicamente la razón social del accionista antigüo por el accionista nuevo en la inscripción del libro, pues al tratarse de una fusión por absorción la sociedad absorbente recibe los bienes de la absorbida en las mismas calidades que tenía esta última, además la absorbente subsume todos los derechos y obligaciones de la absorbida.” “2. Es necesario realizar la cancelación del registro del antiguo accionista y proceder con la apertura de un nuevo registro para el nuevo accionista?”

Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE CÁMARAS DE COMERCIO En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011,que a la letra señalan: “17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus

federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1 Registro Mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan.

El artículo 26 del Código de Comercio, establece: “Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos

respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.” (Resaltado fuera del texto) De lo anterior se desprende que es deber de todo comerciante matricularse en el registro mercantil, registro que tiene por finalidad producir efectos de publicidad y carácter probatorio. 3.2 Finalidad del Registro Mercantil El registro mercantil, como todo registro de carácter público, está instituido precisamente para proteger a los terceros, dando publicidad a los aspectos más relevantes sobre la identificación y la actividad de los comerciantes, y, por lo tanto, la información allí registrada debe corresponder a la realidad. En consecuencia, las inscripciones en el registro mercantil tienen como finalidad darles publicidad frente a terceros y, por tanto, hacerlas oponibles frentes a estos, es decir, darles publicidad mercantil. Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003 (1), señaló:

“Naturaleza Jurídica del Registro Mercantil. Dice el artículo 26 del Código de Comercio que el registro mercantil tiene por objeto “llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.” Agrega que tal registro será público y que “cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” Coinciden unánimemente la doctrina y la jurisprudencia en reconocer que el registro mercantil es un instrumento de publicidad para la vida comercial, cuyo objeto es permitir al público el conocimiento ciertos datos relevantes para el tráfico mercantil. Algunos hechos y actividades de esta naturaleza producen efectos no sólo entre la partes, sino también frente a terceros, por lo cual, por razones de seguridad jurídica, es menester que exista un mecanismo para su conocimiento público. Por ello, la ley impone al comerciante la obligación de dar publicidad a tales hechos o actos, así como su propia condición de comerciante. Este interés de terceros, señala acertadamente Garrigues, no es un interés difuso, sino concreto. A diferencia de otros registros que son de naturaleza real, como el registro inmobiliario, el registro mercantil es de naturaleza personal porque lo inscrito es la persona misma en su condición de comerciante y los hechos y actos que a él lo afectan frente a terceros. Usualmente se le reconoce un carácter meramente declarativo, en cuanto es simplemente un mecanismo de publicidad de ciertos

hechos o actos relevantes en el tráfico mercantil. Es decir, la inscripción en el registro no es un requisito de aquellos que son necesarios para la existencia o para la validez de los actos jurídicos inscritos, sino que únicamente los hace conocidos y por lo tanto “oponibles” a los terceros. Así, una vez hecho el correspondiente registro, el acto tendrá efectos no sólo entre quienes participaron en él, sino erga omnes, por lo cual en adelante nadie podrá alegar su desconocimiento. Este es el principio que se conoce como de “publicidad material del registro”, en virtud del cual, una vez inscrito, el acto se supone conocido de todos. Por lo anterior, la doctrina señala que la finalidad inmediata del registro es dar seguridad a las relaciones que implican la responsabilidad jurídica del comerciante.(…)” Sobre el tema, la doctrina (1) ha señalado, “El registro es el acto por el cual la Administración anota en la forma prescrita por el Derecho objetivo, determinados actos o hechos cuya realización se quiere hacer constar en forma auténtica; por ejemplo, inscripción de nacimientos, matrimonios, defunciones, contratos etc. El acto de registro puede hacerse de oficio, a petición de parte o por mandato de autoridad competente. A veces es facultativo, otras obligatorio. Los efectos que derivan de estos actos son variados: por ejemplo, darle fecha cierta, hacerle sufrir efectos respecto de terceros, perfeccionar el acto, asignarle fuerza legal, etc. La certificación es el acto por el cual la Administración afirma la existencia de un acto de un hecho. Se hace constar por escrito, entregándose el documento

respectivo al interesado. Puede referirse a actos celebrados entre particulares (generalmente registrados ante la Administración) o a relaciones entre los particulares y la Administración, o exclusivamente a actos de esta última.” (subrayado fuera de texto) 3.3 Certificado de existencia y representación legal Dentro de la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio, se encuentra la prevista en el numeral 3 del artículo 86 del Código de Comercio, “Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código.” Por su parte, el artículo 26 del mismo código, señala: “El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” En este orden, es función de las cámaras de comercio certificar sobre los actos y documentos inscritos en el registro mercantil, para lo cual expide los denominados certificados de existencia y representación legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 117 del Código de Comercio que a la letra dice: “Artículo 117. Prueba de la existencia, cláusulas del contrato y representación de la sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y

de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta. Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.” Sobre el particular, es importante señalar que el certificado de existencia y representación legal es un documento expedido por las cámaras de comercio, que cumple funciones probatorias, es decir permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, revisoría fiscal, cláusulas del contrato, vigencia, etc. En tal medida, los datos consignados en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, podrán ser consultados por cualquier persona interesada, para lo cual podrá solicitar a la respectiva cámara de comercio la expedición del respectivo certificado. Conforme a las normas señaladas, la forma idónea para probar la representación legal de las personas jurídicas inscritas en el Registro Mercantil es mediante certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio, el cual debe reflejar la situación actual de la persona jurídica conforme a los documentos que han sido inscritos. En este sentido deben constar las inscripciones relativas a la representación legal incluidas las impugnaciones que afecten tal situación.

4. Control de Legalidad Es importante señalar que el control de legalidad que realizan las cámaras de

comercio se ejerce únicamente respecto de los actos o documentos sujetos a la formalidad de inscripción. Al respecto debe tenerse en cuenta que las cámaras de comercio verificarán que los documentos o actos que se alleguen para su registro no reúnan vicios de ineficacia, inexistencia o que por expresa disposición legal no puedan ser inscritos. Conforme a lo anterior, se puede concluir que las cámaras de comercio han sido investidas de un control de legalidad totalmente taxativo, reglado y subordinado a lo prescrito en la ley, resaltándose que este control de legalidad no es discrecional, por lo cual si en un momento dado un documento, por ejemplo, reúne los requisitos de forma previstos en la ley, pero presenta otra clase de vicios o irregularidades, que no generan ineficacia o inexistencia, las cámaras de comercio deben proceder a su registro, salvo que la ley expresamente las haya autorizado para abstenerse de efectuar dicho registro en tales casos. En este orden de ideas, se concluye que solamente cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, la cámara estará facultada para abstenerse de realizar la inscripción respectiva. De otra parte, vale la pena aclarar que la nulidad requiere siempre de declaración judicial, por lo que aún tratándose de actos respecto de los cuales la cámara de comercio advierta una posible nulidad, no podrá negarse el registro de los mismos. En tal sentido, las cámaras de comercio no cuentan con atribuciones legales para calificar la validez de los actos cuya inscripción se les solicita, puesto que como se

acaba de mencionar, la nulidad requiere de declaración judicial. Establecido lo anterior, por vía de ejemplo, le informamos que en materia de actas contentivas de actos de nombramiento, las cámaras de comercio deberán ejercer el control de legalidad respecto del acto que se inscribe, esto es, el acto de nombramiento y, por lo tanto, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 163 del Código de Comercio, conforme al cual: “La designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del contrato, y no estará sujeta sino a simple registro en la cámara de comercio, mediante copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación. “Las cámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la designación o revocación cuando no se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato”. (Subrayado fuera del texto) En este sentido, en ejercicio del control de legalidad las cámaras de comercio deberán verificar:  Órgano que se reúne  Lugar de la reunión  Fecha y hora de la Reunión  Nombre de la sociedad  Convocatoria  Quórum deliberatorio  Conformación órgano que se nombra, o cargo que se nombra  Aprobación y autenticidad del acta  Constancia de aceptación del nombramiento. Ahora bien, de conformidad con lo establecido en el artículo 189 del Código de

Comercio:

“Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.” “La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” En virtud de lo anterior, resulta claro que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan las formalidades previstas en la ley, y que hayan sido autorizadas por el secretario del órgano respectivo o por algún representante legal de la sociedad. Es decir, que las actas tienen pleno valor probatorio, siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin, firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión y autorizadas como antes se mencionó. Así las cosas, se advierte que mientras no se demuestre su falsedad o sean impugnadas, las actas constituyen plena prueba de los hechos allí consignados. Conforme a lo señalado, se presumen auténticas las actas que deban registrarse ante las cámaras de

comercio, mientras no se compruebe lo contrario por autoridad competente –la justicia ordinariano correspondiéndole a las cámaras tal atribución. Respecto de la impugnación de actas de asambleas o juntas directivas de socios, el artículo 191 del Código de Comercio, dispone: “ARTÍCULO 191. IMPUGNACIÓN DE DECISIONES DE LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS. Los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar las decisiones de la asamblea o de la junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. La impugnación sólo podrá ser intentada dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean adoptadas las decisiones, a menos que se trate de acuerdos o actos de la asamblea que deban ser inscritos en el registro mercantil, caso en el cual los dos meses se contarán a partir de la fecha de la inscripción.” La mencionada disposición prevé que los administradores, revisores fiscales y los socios disidentes o ausentes podrán impugnar las decisiones adoptadas en asamblea o junta de socios que no se ajusten a la ley y los estatutos, señalando como término de impugnación dos (2) meses contados a partir de la fecha de la reunión en la cual se adoptó la decisión, salvo que se trate de actos sujetos a registro, vgr. el nombramiento de representantes legales, casos en el cual los dos (2) meses se contabilizan a través de la fecha de inscripción.

5. Recursos ante las cámaras de comercio

Contra los actos administrativos proferidos por las cámaras de comercio proceden los recursos de reposición, apelación y queja. La Superintendencia de Industria y Comercio sólo es competente para conocer los recursos de apelación y queja. En este sentido, en el evento en que los interesados no estén de acuerdo con las decisiones adoptadas por las cámaras respecto de los actos de inscripción, deberán interponer los recursos de reposición y apelación. En cuanto a los recursos que proceden contra los actos administrativos, su oportunidad, presentación y término, la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-, señala en los artículos 74 a 79, tales condiciones o requisitos para su interposición, previendo el artículo 79, que los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo. “Artículo 79. Trámite de los recursos y pruebas. Los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo. (…)” Al respecto, la doctrina1 ha señalado: “Los recursos se conceden en efecto suspensivo, de modo que el acto administrativo no queda ejecutoriado ni puede ejecutarse o cumplirse en contra de la voluntad del afectado mientras estos no hayan sido resueltos.” (…) En consecuencia, para efectos de la presentación de los recursos contra los actos de registro o inscripción de las Cámaras de Comercio, se debe estar a lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011, artículos 74 a 80, como se señaló en precedencia. En tal virtud, los recursos contra los actos de inscripción en las cámaras de comercio se conceden en el efecto suspensivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo

79 de la Ley 1437 de 2011, y en tal medida, la decisión adoptada a través del acto recurrido será suspendida hasta tanto se resuelva el respectivo recurso y quede en firme.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco del interrogante planteado en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: 4.1 En materia registral la función de las cámaras es completamente taxativa, reglada y subordinada a las prescripciones de ley, esto es, sujeta al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa vigente y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, debiendo las cámaras proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro. 4.2 El registro mercantil, conforme lo dispone el artículo 26 del Código de Comercio, sirve para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad. 4.3 En tal virtud, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio y el inciso segundo del artículo 195 del mismo código, se inscribirán en el registro mercantil los libros de registro de accionistas. Frente a sus inquietudes, es necesario precisar que la normativa vigente sobre la materia no establece formalidades para llevar este libro de accionistas. No obstante, consideramos que en el Libro de Registro de Accionistas, como lo ha señalado la

doctrina de la Superintendencia de Sociedades, se registran los nombres de las personas que conforman el capital social de una compañía, así como los diferentes 1 Herrera Robles, Aleksey, “Aspectos Generales del Derecho Administrativo Colombiano”, págs. 449 y 450, Grupo Editorial Ibañez, 3 edición revisada y aumentada, 2012. movimientos que se realizan con las acciones pertenecientes a cada uno de los asociados. No obstante, dando aplicación a lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1993, la información mínima que debe contener un libro de accionistas es aquella que determine la propiedad y el movimiento de las acciones, así como las restricciones que operan sobre ellas, para lo cual deberá contener información como: (i) nombre de los accionistas, (ii) número de acciones, (iii) lugar y fecha de inscripción de las acciones, (iv) movimientos de las acciones como: traspasos, enajenaciones, prendas, embargos, cesiones, absorciones, etc. En tal sentido, en nuestra opinión la información registrada en este libro deberá corresponder a la realidad actual de la sociedad, y en consecuencia, contener la información actualizada de los socios, vgr. los nombres y/o razón social de los accionistas que tienen acciones en la sociedad y las operaciones o movimientos que sobre las mismas se realicen. Por último, es importante señalar que no corresponde a esta Superintendencia la vigilancia y control de las sociedades, siendo un tema de competencia de la Superintendencia de Sociedades por ser la entidad que vigila y controla a las sociedades comerciales del país, como las sociedades anónimas, por lo que le sugerimos consultar este tema a la mencionada Entidad ubicada en la Avenida El

Dorado 51 - 80 de Bogotá o a través de página web www.supersociedades.gov.co. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha