SIC - Concepto-18200141

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 18XXX -0000X-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de comunicación de fecha 3 de agosto de 2018, en la cual pregunta: “Agradezco su colaboración en indicarme si una empresa de cualquier sector debe reportar los estados financieros aprobados en la Cámara de Comercio.” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

1. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de

consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver la inquietud número 2, por cuanto las demás inquietudes las consideramos de competencia de la Superintendencia de Sociedades, entidad a la cual usted ya remitió copia de la presente comunicación.

2. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE CÁMARAS DE COMERCIO En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011,que a la letra señalan: “17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1 Función Pública Registral de las Cámaras de Comercio Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto 19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y SocialRUES-, el cual está conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el Registro Único Empresarial – RUE, el Registro Único de Proponentes – RUP, el Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son taxativas, eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución. 3.2 Registro de libros de contabilidad Frente al registro de libros de contabilidad de los comerciantes tenemos que a partir de la

entrada en vigencia del Decreto 19 de 2012, es decir, a partir del 10 de enero de 2012, tales libros no están sujetos a registro, pues el artículo 175 de esta norma modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio: “Artículo 175. "Registro de los libros de comercio. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así: "7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios." Por lo tanto y con base en la taxatividad de sus funciones las cámaras de comercio actualmente deben abstenerse de registrar libros de contabilidad. Sin embargo, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 48 del Código de Comercio, en cuanto a que independientemente que las cámaras de comercio no registren los libros de contabilidad, los comerciantes no pueden sustraerse de su deber de llevar la contabilidad de sus negocios. Entratándose de comerciantes personas naturales cumplirán este deber a través del registro de operaciones diarias. En efecto, el mencionado artículo 48, dispone: “ARTÍCULO 48. CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,

siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”

4. PUBLICIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS 4.1 Depósito de estados financieros El artículo 41 de la Ley 222 de 1995, estableció la obligación por parte de las sociedades de depositar los estados financieros de propósito general en las cámaras de comercio del domicilio social, con el fin de darles publicidad.

En efecto, la mencionada norma, dispone: “ARTICULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años. <Inciso adicionado por el artículo 150 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando los estados financieros se depositen en Ia Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a Ia información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá

conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.” Ahora bien, de acuerdo con el Decreto 2649 de 1993, los Estados Financieros de Propósito General son los siguientes: (i) Balance General, (ii) Estado de Resultados (iii) Estado de cambios en el patrimonio, (iv) Estado de cambios en la situación financiera y (v) Estado de flujos de efectivo. La obligación de depositar los estados financieros de propósito general corresponde en principio a todas las sociedades comerciales, las cuales deben proceder dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados a depositar copia de tales estados financieros, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere. De otra parte, de conformidad con el artículo 150 del Decreto Ley 019 de 2012 y lo señalado por la Superintendencia de Sociedades, se encuentran exceptuados del depósito en las Cámaras de Comercio de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido la información financiera en los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide la referida Entidad para el efecto. La Superintendencia de Sociedades comunicará anualmente a las Cámaras de Comercio del país la relación de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales inspeccionadas, vigiladas y/o controladas por la misma que están

exoneradas del cumplimiento de la obligación de depósito de la información financiera en las respectivas Cámaras de Comercio, por haberlos depositado en la Superintendencia de Sociedades. Sobre el depósito de los estados financieros en las Cámaras de Comercio, la Circular Única de esta Superintendencia en el Título VIII modificado por la Circular 02 de 2016, en el numeral 2.1.10, señala: “2.1.10. Depósito de estados financieros Al momento de presentarse para depósito los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora, fecha de la recepción y número de folios que lo conforman y los incorporarán al expediente del comerciante.” Las Cámaras de comercio recibirán para depósito los estados financieros de propósito general y los incorporarán al expediente del respectivo comerciante.

5. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco del interrogante planteado en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: 6.1 En materia registral la función de las cámaras es completamente taxativa, reglada y subordinada a las prescripciones de ley, esto es, sujeta al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa vigente y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia a través de la Circular Única. En consecuencia, frente a su inquietud, teniendo en cuenta que la función pública registral a

cargo de las Cámaras de Comercio es taxativa y reglada, en virtud de lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 a partir del mes de enero de 2012 las cámaras no deben registrar los libros de contabilidad vgr. estados financieros, tal como se señaló en el numeral 3.2 de esta comunicación. Sin perjuicio de lo anterior, frente a la publicidad de los estados financieros tenga en cuenta lo señalado en el acápite 4 de esta respuesta, en relación con el depósito de los estados financieros en la Superintendencia de Sociedades y solo de manera excepcional en las Cámaras de Comercio, esto en virtud del artículo 150 del Decreto Ley 019 de 2012 que adicionó un inciso al artículo 41 de la Ley 222 de 1995. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ

Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha