SIC - Concepto Jurídico 5932 de 2025

Superintendencia de Industria y Comercio Bogotá, D.C. febrero de 2025

Asunto: Radicación: 25-905

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 9

Reciba un cordial saludo De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se sustenta la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCI O a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la consulta trasladada ante esta Entidad en la cual señala: “Dear Superintendence of Industry and Commerce, | hope this email finds you well. | am writing to seek clarification regarding the requirement to register in the National Register of Databases (RNBD) under Colombian Law 1581 and Decree 090 of 2018. If a company processes personal data of Colombian users as part of our operations, but are not VAT-registered in Colombia and currently do not have assets in Colombia exceeding 100,000 Tax Value Units, | would like to confirm the following: 1. For the asset threshold of 100,000 Tax Value Units

(TVU) (approximately COP 3.8 billion), should this value be calculated based on only the assets within Colombia, or the total global assets of a company? 2. Are there any other criteria, apart from the asset threshold that would require a company to register its databases in the RNBD? Thank you for your time and assistance. Please let me know if you require further information to address this inquiry. Best regards.”

a company? 2. Are there any other criteria, apart from the asset threshold that would require a company to register its databases in the RNBD? Thank you for your time and assistance. Please let me know if you require further information to address this inquiry. Best regards.” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes

canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165Dirección: carrera 13 427-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00www.sic.gov.co - e-mail: contactenos Osic.gov.coSuperintendencia de Industria y Comercio Asesora Juridica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de caracter particular, debido a que una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la CORTE CONSTITUCIONAL ha establecido en la Sentencia C542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparán a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las

vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan resolver su consulta de la siguiente manera:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012 en su artículo 21, señala entre otras, las siguientes funciones a cargo de esta Superintendencia: e Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; e Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de habeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; e Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos; e Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento a las disposiciones previstas en la ley; e Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

para la adecuación de las operaciones de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento a las disposiciones previstas en la ley; e Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes I q y Nuestro aporte es fundamental canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165 - al ssar menos penal otra Direcci rrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00 - mos con el medio ambiente Www. sic.gov.co - e-mail: contactenos sic.gov.co —Superintendencia de Industria y Comercio

4. CONSIDERACIONES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA En primer lugar, es importante recordar que, esta Oficina no es competente para referirse a las particularidades de casos concretos. En efecto, los conceptos que expide esta Oficina se limitan a dar pautas de acción respecto de las materias a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, más no están encaminados a dirimir cuestiones particulares. 4.1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS Hecha la precisión anterior, es preciso indicar que el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) se encuentra definido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012

en los siguientes términos: “ARTÍCULO 25. DEFINICIÓN. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. ()" En los términos anteriores, el Registro Nacional de Bases de Datos es un directorio público a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el cual se registran las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y que es de libre consulta para los ciudadanos. El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 se encuentra reglamentado en el Decreto 1074 de 2015, en cuyo artículo 2.2.2.26.1.2 se dispone lo siguiente: “ARTÍCULO 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: est te es fund: ntal, canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165 - Y manco papel contriblDirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00 - mos con el medio ambiente

www. sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.coSeñor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes o NueSuperintendencia de Industria y Comercio a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT). b) Personas jurídicas de naturaleza pública". (Subrayado fuera de texto) Dichos criterios son reiterados en el numeral 2.1 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio en los siguientes términos: “2.1. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD Los Responsables del tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública deben inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBDla siguiente información, además de la establecida mediante el Capítulo 26 del Decreto Unico 1074 de 2015 (...)” (Subrayado fuera de texto) A efectos de dar claridad, esta Oficina Asesora Jurídica en concepto del 26 de junio de 2024, señaló que dentro del término sociedades al cual hace referencia la norma, se entiende todo tipo de sociedades comerciales, tales como limitadas, anónimas, por acciones simplificadas, en comandita, comandita simple, colectivas, unipersonales, entre otras1. Por consiguiente, las personas obligadas a registrar sus bases de datos en el RNBD son las que cumplan con los siguientes requisitos: Tipo de person. Criterio Sociedades comerciales Haber registrado en el año

colectivas, unipersonales, entre otras1. Por consiguiente, las personas obligadas a registrar sus bases de datos en el RNBD son las que cumplan con los siguientes requisitos: Tipo de person. Criterio Sociedades comerciales Haber registrado en el año inmediatamente anterior activos totales superiores a las 100.000 UVT. Entidad sin Ánimo de lucro-ESAL Haber registrado en el año inmediatamente anterior activos totales superiores a las 100.000 UVT. Entidades públicas Todas las entidades de naturaleza pública con independencia de los activos, deben registrar las bases de datos en el RNBD La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio en el concepto del 12 de septiembre de 2022, aclaró que a efectos de determinar los activos totales, se deberá tomar la cifra registrada al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. 1 Superintendencia de Industria y Comercio. Oficina Asesora Jurídica. Concepto del 26 de junio de 2024 con radicado 24-211348. Disponible en el siguiente enlace: https://buscadorconceptos.sic.gov.co/#/search/detail/5848 Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165

Dirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00

Www. sic.gov.co - e-mail: contactenos sic.gov.coSuperintendencia de Industria y Comercio De esta manera, se puede concluir que si el Responsable del Tratamiento es

Www. sic.gov.co - e-mail: contactenos sic.gov.coSuperintendencia de Industria y Comercio De esta manera, se puede concluir que si el Responsable del Tratamiento es una sociedad comercial o es una entidad sin ánimo de lucro que en el año inmediatamente anterior haya registrado activos totales superiores a las 100.000 UVT, deberá inscribir en el RNBD las bases de datos que tenga a su cargo.

Al hilo de lo expuesto, es preciso mencionar que la unidad de valor tributarioUVT corresponde al valor dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones tributarias. Por ello y a efectos de determinar si una sociedad cumple o no con el criterio de tener activos totales superiores a las 100.000 UVT, es necesario acudir a lo dispuesto por el artículo 868 del Estatuto Tributario y a la resolución expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cada año, donde se actualiza el valor de la UVT aplicable para el año gravable. 4.1. Efecto del tratamiento de datos personales de los ciudadanos y residentes ubicados en territorio colombiano La Ley 1581 de 2012 establece que el tratamiento de datos personales se rige por la normativa colombiana cuando se realice en territorio nacional o cuando afecte a personas residentes o domiciliadas en Colombia. En este contexto, cualquier persona o empresa, nacional o extranjera, que procese datos de ciudadanos o residentes en Colombia debe cumplir con la normativa de protección de datos personales del país, sin importar su ubicación física. Este criterio fue ratificado en la Resolución 60478 de 2021, donde la Superintendencia de Industria y Comercio determinó que Google LLC

protección de datos personales del país, sin importar su ubicación física. Este criterio fue ratificado en la Resolución 60478 de 2021, donde la Superintendencia de Industria y Comercio determinó que Google LLC debía cumplir con la Ley 1581 de 2012 debido a que recolecta y trata datos personales de personas ubicadas en Colombia. La SIC argumentó que el principio de territorialidad se extiende a cualquier empresa que obtenga, almacene o procese datos personales de personas residentes en el país, sin que sea relevante si el tratamiento ocurre en servidores fuera de Colombia. En consecuencia, cualquier entidad extranjera que trate datos personales de ciudadanos o residentes en Colombia debe:

1. Solicitar autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos.

2. Cumplir con los principios de protección de datos establecidos en la Ley 1581 de 2012.

3. Implementar medidas de seguridad adecuadas para garantizar la confidencialidad y legalidad del tratamiento.

4. Registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) si aplica.

Nuestro aporte es fundamental, al usar menos papel contribuimos con el medio ambiente canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165

Dirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00

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Industria y Comercio

5. Garantizar los derechos de los titulares de los datos, incluyendo el

Www. sic.gov.co - e-mail: contactenos sic.gov.co — Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes oSuperintendencia de

Industria y Comercio

5. Garantizar los derechos de los titulares de los datos, incluyendo el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.

La decisión de la SIC en el caso de Google LLC refuerza el principio de que la legislación colombiana de protección de datos personales no solo se aplica a empresas con presencia física en el país, sino también a aquellas que recolectan y procesan información de personas residentes en Colombia, incluso si operan desde el extranjero. 4.1 INFORMACIÓN QUE SE DEBE REGISTRAR EN EL RNED El artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto 1074 de 2015 por su parte, indica que el Responsable del Tratamiento debe inscribir en el RNBD de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a tratamiento. Siguiendo los preceptos desarrollados, el artículo 2.2.2.26.2.1 del Decreto 1074 de 2015, indica que la información mínima que debe registrarse en el RNBD por cada base de datos es la siguiente: (i) datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable (ii) datos de identificación, ubicación y contacto del Encargado del Tratamiento si lo hay (iii) canales para que los titulares ejerzan sus derechos (iv) nombre y finalidad de la base de datos (v) si el tratamiento es manual o automatizado y (vi) política de tratamiento de la información. Adicionalmente, se debe tener presente que el artículo 2.2.2.26.2.2 del Decreto 1074 de 2015 indica que si el Responsable del Tratamiento de las bases de datos

tratamiento de la información. Adicionalmente, se debe tener presente que el artículo 2.2.2.26.2.2 del Decreto 1074 de 2015 indica que si el Responsable del Tratamiento de las bases de datos es una persona jurídica, deberá indicar también su denominación o razón social su número de identificación tributaria NIT y sus datos de ubicación y contracto. Complementando los requisitos de información previamente desarrollados, el numeral 2.1 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio indica que también se debe registrar la siguiente información: (i) clasificación de los datos personales almacenados en la base de datos (ii) medidas de seguridad de la información (iii) procedencia de los datos personales (iv) transferencia internacional de datos personales (v) transmisión internacional de datos personales y (vi) reporte de novedades donde conste la información de los reclamos presentados por los titulares y los incidentes de seguridad.2 2 El Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Disponible en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/normatividad/092022/T%C3%ADtulo%20V%20Versi %C3%B3n%2029-09-2022.pdf Nuestro aporte es fundamental, menos papel contribuimos con el medio ambiente canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165Dirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes o www. sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.co —e Superintendencia de

Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes o www. sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.co —e Superintendencia de Industria y Comercio 4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS-RNBD El numeral 2.2 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio desarrolla el procedimiento para la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. Dicho numeral indica en su inciso primero lo siguiente: “Los Responsables del Tratamiento de datos personales, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales o superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública, deberán inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD” publicado en el sitio Web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co. La inscripción se realizará en línea en el portal Web de esta entidad1 .” De esta manera, para realizar la inscripción de las bases de datos en el RNBD, se deberá hacer conforme a las instrucciones impartidas por esta Autoridad en el Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos-RNBD el cual puede ser consultado en el siguiente enlace: https://rnbd.sic.gov.co/sisiAyuda/. Para realizar el registro, se debe acceder al siguiente enlace https://rnbd.sic.gov.co/sisi/login y dar clic en la opción regístrese:

puede ser consultado en el siguiente enlace: https://rnbd.sic.gov.co/sisiAyuda/. Para realizar el registro, se debe acceder al siguiente enlace https://rnbd.sic.gov.co/sisi/login y dar clic en la opción regístrese: Bara o moroso al RNBD so requiero do un usuario convesana o ingreso del cosioo Capicha. 5 cua ouedo ser meditado por el ueuano con tasa ambar: Al dur al Capteha me debe tener es poca o En caso de cue el naveomdor e ar sen Chemo, es nocosaro malaria Erromo al ae Posteriormente, se deberán seguir las instrucciones del aplicativo, llenando los datos que se soliciten: Nuestro aporte es fundamental, al usar menos papel contribuimos con el medio ambiente canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165Dirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00 - WWW.Sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.co — Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes oSuperintendencia de Industria y Comercio correo Electrónico Responsable del T mo Tipo de Persona Ingrese número de la matrícula Seleccione la ciudad de Mercantil de comercio Envíe la consulta una vez haya = digitado todos los datos solicitados Una vez que el usuario guarda su registro, el sistema le enviará al correo electrónico registrado la clave provisional de ingreso al RNBD, la cual deberá cambiar cuando ingrese por primera vez al sistema. La contraseña deberá estar conformada por mayúsculas, minúsculas, letras, números y caracteres especiales (como por ejemplo: punto (.), punto y coma (;), porcentaje (%),

ingrese por primera vez al sistema. La contraseña deberá estar conformada por mayúsculas, minúsculas, letras, números y caracteres especiales (como por ejemplo: punto (.), punto y coma (;), porcentaje (%), pregunta (?), barra diagonal (/), más (+), asterisco (), entre otros) combinados. A su vez, la inscripción al Registro Nacional de Bases de Datos se podrá realizar en el siguiente enlace: https://www.sic.gov.co/registro-nacional-de-bases-dedatos donde también se podrá encontrar información orientadora sobre el uso del portal, preguntas frecuentes y consultar el propio Registro Nacional de Bases de Datos: Tal y como se mencionó previamente, para ampliar la información suministrada, puede consultar el Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de DatosRNBD, el cual está disponible en el siguiente enlace: https://mbd.sic.gov.co/sisiAyuda/ Se reitera esta Oficina no es competente para referirse a las particularidades de casos concretos. En efecto, los conceptos que expide esta Oficina se limitan a dar pautas de acción respecto de las materias a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, más no están encaminados a dirimir cuestiones particulares En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link

En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link www.encuestar.com.co/index.php/2100?lan sQ% Nuestro aporte es fundamental, al usar menos papel contribuimos con el medio ambiente canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165Dirección: carrera 13 #27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00 - WWW.Sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.co — Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes o@ Superintendencia de Industria y Comercio Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, los puede consultar en nuestra página web https:/ / buscadorconceptos ov.co/#/search Atentamente, Firmado digitalmente por DIEGO ORLANDO ROVERO goma avena Fecha: 20250211 1653:31 0500

DIEGO ROMERO RIVERA |

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

Elaboró: Daniela Mesa

Revisó: Daniela Mesa

Aprobó: Daniel Martínez

DIEGO ROMERO RIVERA |

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

Elaboró: Daniela Mesa

Revisó: Daniela Mesa

Aprobó: Daniel Martínez

Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes e. N . Nuestr te d: tal, canales: Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165 - al ssar menos penal otra carrera 13 27-00 piso 3, Bogotá D.C., Colombia - Teléfono: 601 587 00 00 - www. sic.gov.co - e-mail: contactenos@sic.gov.co mos con el medio ambiente