SIC - Circular 15 de 2018

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ASUNTO:

CIRCULAR INTERNA No 1 1 5 NOV 2018 1 O 1 5

DESPACHO SUPERINTENDENTE, SUPERINTENDENTES

DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES

SUPERVISORES DE CONTRATOS Y CONTRATISTAS

SECRETARIA GENERAL

CIERRE PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL 2018.

DELEGADOS, DE GRUPO, Con ocasión del cierre presupuesta! y contractual de la vigencia actual 2018 y la suscripción de contratos para la próxima vigencia fiscal 2019, les agradezco observar estrictamente las siguientes disposiciones a fin de alcanzar un efectivo, armónico y ajustado fin del ejercicio fiscal de conformidad con las normas legales vigentes.

1. Ejecución contractual 2018

En la medida que avance la ejecución del contrato, los contratistas previo visto bueno de los supervisores, deberán radicar los informes de ejecución contractual en el centro documental, la solicitud de pago con todos los soportes exigidos, es decir, el informe de ejecución por parte del contratista y del supervisor, certificado de cumplimiento a satisfacción, pago de seguridad social integral y demás trámites administrativos y financieros a que haya lugar, esto debe ser antes de la terminación de la presente vigencia. Igualmente, el contratista y el supervisor de cada contrato deberán presentar el acta de recibo final y/o informe final de ejecución el día del vencimiento del plazo o posterior, lo anterior en cumplimiento a las obligaciones contractuales. Para este fin, está disponible el Formato: GA01-F1 O, en la INTRASIC link: https://sigi.sic.gov.co/SIGl/portal/index.php

y/o informe final de ejecución el día del vencimiento del plazo o posterior, lo anterior en cumplimiento a las obligaciones contractuales. Para este fin, está disponible el Formato: GA01-F1 O, en la INTRASIC link: https://sigi.sic.gov.co/SIGl/portal/index.php Respecto de los contratos finalizados a la fecha de publicación de la presente circular, los contratistas previo visto bueno del supervisor, deberán radicar los informes con el lleno de los requisitos a más tardar el día lunes 19 de noviembre de 2018.

2. Cierre Contractual 2018

Para el cierre de la presente vigencia, el Grupo de Contratos recibirá solicitudes de nuevos contratos de prestación de servicios hasta el lunes 19 de noviembre de 2018, los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, sólo se adelantarán con posterioridad a esta fecha en los casos que exista oficio de aprobación de vigencia futura expedido por el Ministerio de Hacienda, previa verificación de los términos o plazos de contratación según la modalidad. Las solicitudes de modificación de contratos vigentes, dentro de las que se encuentran adiciones y prórrogas y los procesos de mínima cuantía, éstas se recibirán hasta el 19 de noviembre de 2018. Se:fmr ciudadano, parahm:er wgulmíento a su ro!ídtud, la entidad !u ofreoz. los sigulentes <:anaW5, www.sic.go'.'xO •· Ta>!ékn-o een Bogotá, 5920400 H linee gratulta a niw:-! na-dona!, 01-80009-10!65 NueM.m aprm:e &r f1.wdamsmtaL

si user rns>nos papé <:ontrlb\.,imos <:on d m,:dio ;.-rnbl€ntfi.Industria y Comercio s tfre· R i'nTEiú lE NtilA O 1 5 1 5 NOV 2018 En cuanto las solicitudes de modificación de contratos que correspondan a prórrogas y adiciones a los contratos respecto de los cuales se haya tramitado vigencias futuras para contratos en ejecución, estas se recibirán a más tardar el 7 de diciembre de 2018, con el respectivo oficio de autorización de vigencias futuras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3. Pago obligaciones en la vigencia actual 2018

Las personas naturales contratistas que presten sus servicios personales en la SIC, y esperen su pago a más tardar el 31 de diciembre próximo según lo señale su contrato, deberán radicar la solicitud de pago en el centro documental a más tardar hasta el día martes 18 de diciembre del presente año con el lleno de todos los requisitos. Aquellas cuentas radicadas con posterioridad al 18 de Diciembre de 2018 y a más tardar hasta el miércoles 26 de diciembre, o las que siendo radicadas en fecha anterior no cumplan con los requisitos exigidos, quedarán constituidas como cuentas por pagar y su pago se efectuará dentro de los dos primeros meses de la próxima vigencia fiscal, previa aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En todo caso, la fecha máxima de radicación de las cuentas que se constituirán como cuentas por pagar es el día miércoles 26 de diciembre de 2018 con el lleno de todos los requisitos.

radicación de las cuentas que se constituirán como cuentas por pagar es el día miércoles 26 de diciembre de 2018 con el lleno de todos los requisitos. Los servicios que presten las personas jurídicas y/o las facturas que estas presenten entre el 21 y el 26 de diciembre de 2018 acorde con el vencimiento del plazo contractual, quedarán constituidas como cuentas por pagar y serán abonadas en cuenta (pagadas) dentro de dos primeros meses del año 2019. Todas las facturas y/o solicitudes de pago que vayan a ser pagadas en la vigencia actual, o que queden en cuentas por pagar, es decir cuyos bienes y/o servicios se reciban hasta el 26 de diciembre, deberán tener como fecha máxima de expedición el 26 de diciembre de 2018, igualmente la certificación e informes del supervisor y contratista. Los compromisos que no se presenten para obligar ante la Dirección Financiera al 26 de diciembre, necesariamente pasan a la reserva presupuesta! y en este caso, el supervisor debe acogerse a lo establecido en el numeral 5º de la presente circular. De acuerdo con las normas vigentes, no hay periodo de transición entre el 1 y el 20 de enero de 2019, es decir, a partir de la información registrada en el SIIF al cierre de la vigencia, se constituirá el rezago presupuestal1 ; en otras palabras, no hay oportunidad de registrar obligaciones de pago después del 31 de diciembre de 2018. 1El rezago presupuesta! se entiende como las Cuentas por Pagar y las Reservas Presupuestales. Las Cuentas por Pagar corresponden al valor de los bienes y servicios recibidos a satisfacción a 31 de diciembre que quedaron pendientes de pago.

1El rezago presupuesta! se entiende como las Cuentas por Pagar y las Reservas Presupuestales. Las Cuentas por Pagar corresponden al valor de los bienes y servicios recibidos a satisfacción a 31 de diciembre que quedaron pendientes de pago. Las Reservas Presupuestales, obedecen a aquellos compromisos cuya entrega de los bienes o servicios no se cumple a 31 de diciembre por razones de fuerza mayor o caso fortuito y en cuyo caso, los contratos deben ser prorrogados para su ejecución en la vigencia 2019. Saiínt dudada no, para hai:erwguimknto a w so!idtud. b cnüdad !e-ofrece los sígWent&scanaha, www.slc.gov.i::o ., reg,for,o En Bogotá,. 5920400 fi Unces gratuita B nivel nacrona!s 018000910155 Nuestro aporte &K fündems-ntnl al us;,r menoo papd contribuimos con el rned1o ambl.eot.eO 1 5 1 5 NOV 2018 Industria y Comercio su PERI NTEN 1úú.fc'1·A 3.1 Pago de aportes a salud, pensiones y ARL Para el trámite del último pago de los contratos personas naturales, los supervisores y contratistas deberán verificar el cumplimiento del pago de los aportes al Sistema de. Seguridad Social General "SSSG", en cuantía equivalente al 40% del valor total del contrato, en caso, de no cumplir con este tope, la cuenta se constituirá como una cuenta por pagar hasta tanto adjunte el soporte de pago al "SSSG" de conformidad con la Resolución 1273 del 23 de julio de 2018 (pago mes vencido de los aportes).

4. Reserva presupuesta! 2017 - 2018

"SSSG" de conformidad con la Resolución 1273 del 23 de julio de 2018 (pago mes vencido de los aportes).

4. Reserva presupuesta! 2017 - 2018

Todos los compromisos presupuestales del año 2017 que pasaron a la reserva presupuesta! 2018, deben ser obligados y pagados a más tardar el día viernes 30 de noviembre de 2018. Para tal efecto, los supervisores deberán presentar las solicitudes de pago ante la Dirección Financiera a más tardar el miércoles 22 de noviembre. En caso de no realizarse el pago en estas fechas, deberá tramitarse el pago con cargo a pasivos exigibles vigencias expiradas, el cual de acuerdo con las normas vigentes conlleva responsabilidad del supervisor dando lugar a investigaciones de carácter disciplinario y administrativo.

5. Reserva presupuesta! 2018 - 2019

De conformidad con las disposiciones legales vigentes y en particular el artículo 1 º del Decreto 1957 de 2007, "los compromisos presupuesta/es legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago. Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte del CONFIS o quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras". Sin embargo y por estrictas razones de fuerza mayor y/o caso fortuito, se podrán constituir como reserva presupuesta! aquellos compromisos que no se alcancen a obligar a 31 de diciembre, siempre

de vigencias futuras". Sin embargo y por estrictas razones de fuerza mayor y/o caso fortuito, se podrán constituir como reserva presupuesta! aquellos compromisos que no se alcancen a obligar a 31 de diciembre, siempre y cuando, la constitución de la reserva, sea aprobada por la Ordenadora del Gasto previa petición y justificación escrita que se radique ante la Secretaría General acompañada de los soportes del caso a más tardar el martes 18 de diciembre de 2018 por parte del supervisor del contrato. La petición radicada debe incluir la solicitud de prórroga contractual en los formatos establecidos para tal fin. Ningún compromiso correspondiente a contratos con autorización de vigencia futura 2018, podrá constituirse como reserva presupuesta!. Los supervisores de los contratos deberán garantizar y certificar la entrega de bienes y/o servicios dentro de la presente vigencia fiscal respetando el plazo de ejecución contractual, sin embargo, deben tener presente tal como lo señala la Circular Interna 01 O del 9 de julio de 2018, que el último plazo para 1 Se,ñar dudada no,. para hacer seguimiento a su sofü:ítu<:t !a entidad re ofroce !os síguien1:e,s,::anale5, www.sl-e.gov-.co - Te.Jéfono 1.,r, Bogotá, $920:.00 " Uniea grat-uRa a niwl nfi?onaL 01S0009!015S CD Jit.M)Stro ap,:¡ne &s fandam,mt,i.

a! wmr m&n0$pa¡:::...B! o:>ntriOOi•nos -Ctm fi¡ medio ambl-et'\ttl 1 Dlfft:dón.· era. '!3-# 27 .. -00 pisos t 3,/4_ 5, 6. 7 V 10, &:,g<,t.3 D.C.- Cokmb>;, " Téciono, ($71} 5870000 fi e-mail: corttact.¡¡oos@s!cgov,o:: i ·=.Industria v Comercio s·u·P E R'i'NTen of is( CfA O f 5 1 5 NOV 2018 radicar las cuentas de tal forma que queden obligadas y consecuentemente en las cuentas por pagar, es el miércoles 26 de diciembre.

6. Cajas menores La legalización definitiva de las cajas menores, deberá hacerse a más tardar el día miércoles 19 de diciembre, y el reintegro de los remanentes de caja menor debe ser consignado hasta el viernes 21 de diciembre de 2018.

7. Ingresos de bienes devolutivos Hasta el martes 18 de diciembre de 2018, el Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Recursos Físicos recibirá en el almacén los bienes devolutivos y de consumo que vayan a ser pagados a 31 de diciembre de 2018. Las solicitudes de ingreso al almacén presentadas con posterioridad a esa fecha, quedarán constituidas como cuentas por pagar siempre y cuando la factura que soporta el ingreso tenga fecha límite de expedición el 26 de diciembre de 2018.

8. Legalización de viáticos La legalización de viáticos y gastos de viaje deberá tramitarse ante la Dirección Financiera a más tardar

tenga fecha límite de expedición el 26 de diciembre de 2018.

8. Legalización de viáticos La legalización de viáticos y gastos de viaje deberá tramitarse ante la Dirección Financiera a más tardar el viernes 21 de diciembre de 2018, razón por la cual se aprobarán comisiones para llevarse a cabo hasta el miércoles 19 de diciembre de 2018.

9. Novedades de nómina A más tardar hasta el día martes 23 de noviembre de 2018, se recibirán en el Grupo de Talento Humano, las novedades de personal que afecten la liquidación de la prima de navidad. Es el caso, de las deducciones por concepto de libranzas.

Las novedades que afecten la liquidación y pago de la nómina del mes de diciembre, tal como es el caso de vacaciones, encargos, retiros y posesiones, serán recibidas en el Grupo de Talento Humano hasta el lunes 3 de diciembre de 2018.

10. Celebración y legalización de contratos - estudios previos para la contratación del año

2019. El Grupo de Trabajo de Contratación recibirá hasta el día viernes 14 de diciembre de 2018, los estudios y documentos previos para iniciar la contratación directa del año 2019, con el lleno de todos los requisitos establecidos en la lista de chequeo que aparece en la INTRASIC de la Entidad. Estas contrataciones deberán estar previamente incluidas en el plan anual de adquisiciones de la próxima vigencia fiscal, antes de la celebración del contrato. Para las demás modalidades de selección, las dependencias solicitantes deberán ajustarse a los requisitos y plazos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2018.

vigencia fiscal, antes de la celebración del contrato. Para las demás modalidades de selección, las dependencias solicitantes deberán ajustarse a los requisitos y plazos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2018. señor ciudadano, para hacer mgulmíento a su so!idtu<l, la entidad !e-ofmco los sígufontes ,:;males, www.sfcgo11.i::o .. Taléfono En B<;go\á, 5920400 » Uriiaa gratUita ¡¡¡ mvel na-clone!, QlHOOOSlOlvS-O t 5 ln-dustri.a y Comercio s ú iE'i;friiiTE N DE ·ri c 'i'A 1 5 NOV 2018 El apoyo de todas las áreas es de suma importancia para que la entidad pueda hacer un cierre efectivo de la presente vigencia fiscal, por tanto, cada dependencia deberá destinar el personal suficiente y necesario para cumplir los trámites contractuales durante los turnos de descanso de fin de año. Se aclara que las fechas aqui consignadas son susceptibles de ajuste por cuanto al día de hoy el Ministerio de Hacienda y Crédito Público no ha expedido la circular de cierre fiscal. En caso de presentarse dudas o requerir alguna información adicional pueden consultar a Ricardo Castillo Beltrán - Director Financiero y/o Leonardo Ortiz Mendieta - Director Administrativo y/o Edwin Arbey Romero - Coordinador del Grupo de Contratación y/o Paola Corona - Profesional de la Secretaría General a través de los siguientes correos electrónicos: rcastillob@sic.gov.co, lortiz@sic.gov.co, eromero@sic.gov.co, pcorona@sic.gov.co fifir.:AR:fi fifio.f S eneral fiQ__ Elaboro. • ardo Castillo Beltrán - Martha Helena Nieto Zorro.

eromero@sic.gov.co, pcorona@sic.gov.co fifir.:AR:fi fifio.f S eneral fiQ__ Elaboro. • ardo Castillo Beltrán - Martha Helena Nieto Zorro.

Revisó: Leonardo Ortiz Mendieta - Edwin Arbey Romero.

Aprobó: Angélica María Acuña Porras. 1 Señor du . daclano, para hacer oogtÚMÍIH"lto a $U so!k:ítud, !;i. witídad In ofrece kw s;íguíentns canaWS,

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