SIC - Circular Externa 1 de 2016

Para: Asunto:

1. Objeto CIRCULAR EXTERNA No. ; O O fr Bogotá o.e. O 8 NOV ?íl16

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PERSONAS

NATURALES, ENTIDADES DE NATURALEZA PÚBLICA DISTINTAS DEL

SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA Y PERSONAS JURÍDICAS

NATURALEZA PRIVADA QUE NO ESTÁN INSCRITAS EN LAS CÁMA&,\

COMERCIO

Modificar el Capítulo Segundo del Título Superintendencia de Industria y Comercio Impartir instrucciones a los Responsables del Tratamiento de da entidades de naturaleza pública distintas de las sociedad • • de naturaleza privada que no están inscritas en 'ª$ • • •• inscripción de sus bases de datos en el Regl • •• .·.••.

2. Fundamento legalEl artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 creó el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD-, el cual define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país y dispuso que sea administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 reglamentó el artículo 25 de la Ley 1581 de2ó12 estableció la información mínima que debe contener el Registro, así como los términos y coridicibn de inscripción. En particular, en el artículo 2.2.2.26.2.1, el citado decreto señaló que " Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales,< establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adiciona/a lf/

Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales,< establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adiciona/a lf/ prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 dé 2Q12 h) del artículo 21". Así mismo, en el artículo 2.2.2.26.3.2 dispuso que "(l)a §upªrr • • Industria y Comercio establecerá el procedimiento de inscripción en el Regi$ffoN de Datos que deberán cumplir los Responsables del Tratamiento, previavar de acuerdo con lo que para el efecto establezca esa entidad". Por lo expuesto, se hace necesario establecer la inforrn Nacional de Bases de Datos - RNBD - y el Responsables del Tratamiento de datos per pública distintas de las sociedades .qfi e que no están inscritas en las qá • Superintendencia de lndusttiay materia de protección qéH¡j Los Responsa_l)le,s susbasfi$d pfipífüldi2Jo 1. a) Información almacenada en la base de datos. Es la clasificación de los datos almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de a1.,u,::;,1.1,.,, con la naturaleza de los mismos. b) Medidas de seguridad de la información. Corresponde a los controles implementados pq el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos qµe fi$ registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RN8D. • preguntas no constituyen de ninguna manera instrucciones acerca de las 111eclicl seguridad que deben implementar los Responsables del Tratamiento de datospfirs ••••

registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RN8D. • preguntas no constituyen de ninguna manera instrucciones acerca de las 111eclicl seguridad que deben implementar los Responsables del Tratamiento de datospfirs •••• c) Procedencia de los datos personales. La procedencia de los datos sefefi ••• ••• son recolectados del Titular de la información o suministrados portéfüe( con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exgn • •• • ·• lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. d) Transferencia internacional de datos persc:>tl Transferencia internacional de datos pe[$dn como Responsable del Tratamientg,(é • • operación está cobijada por..unc1,d la Protección de Datos Rer causal de excepción enl e)o O l (i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los- , reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado füil[Jii)f Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero - juníp yU julio - diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifgfid por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El . rfip' • deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titul¡¡rM/ • el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento. • • •••••• :-- ··; (ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos dfi fijµ • pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de uriá bas administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Enc:argª

:-- ··; (ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos dfi fijµ • pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de uriá bas administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Enc:argª reportarse al RNBD dentro de los quince (15) días hábiles si9lif • • • que se detecten y sean puestos en conocimiento de la pf:lrf • • atenderlos. • • •••• •• •••• La información relacionada con las medidas de segu • • Titulares y los incidentes reportados por los Respqj •• •• consulta pública. 2.6 .· .. · .. · .. · .. · .. ·.-·.· Los Res ·•·•···''La información inscrita en el RNBD estará sujeta a verificación de esta Superintendencia. En el 2017 se habilitará la inscripción en el RNBD de las bases de datos de los responsables tratamiento con domicilio fuera de Colombia, previa publicación de las instrucciones que n,.,,,.,:.,,v •• efecto impartirá esta Superintendencia. 2.7 Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases ae :Un RNBD La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a (i) Dentro de los primeros diez (1 O) días hábiles de cada mes, a partir de base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la ntrnrmJ:11nin1n>i (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo. Son cambios sustanciales los que se relacionen con Iª Vi·. del Tratamiento, los canales de atención al TitYI • almacenados en cada base de datos, las me •• Política de Tratamiento de la lnfor • • <; •

Son cambios sustanciales los que se relacionen con Iª Vi·. del Tratamiento, los canales de atención al TitYI • almacenados en cada base de datos, las me •• Política de Tratamiento de la lnfor • • <; • personales. Adicionalmente, dfintrtpdfi¡·••·•;•,··· cada año, a .pfirtiftij '! informacióndéiíos •• nµ6)étfift;:f ,, • ••••• fijl)fifsi