SIC - Concepto-12103158

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-103158--1-0

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, remitida por la DIAN por competencia y recibida el 20 de junio de 2012, en los siguientes términos:

1. Objeto de la consulta En el escrito remitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deja pendiente la pregunta 8 en la que se consulta "¿la factura de venta tiene algún tipo de vigencia?".

Al respecto, en primer lugar, nos permitimos precisar que la respuesta se dará teniendo en cuenta únicamente las atribuciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. A pesar de no ser del todo clara su pregunta, a continuación encontrará un desarrollo general acerca de los requisitos legales que debe cumplir un factura, a fin de brindarle mayores elementos de juicio que le ayuden en la toma de una decisión.

2. Facturas Para atender puntualmente el interrogante formulado en su comunicación, le suministramos información relevante en relación con el tema de las facturas y cuáles son los requisitos esenciales que deben cumplir, como sigue: De conformidad con el artículo 615 del Estatuto Tributario Colombiano se dispone que: "Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios

inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y conservar L copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen maquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta"(Resaltado fuera de texto). Por su parte, el artículo 772 Código de Comercio Colombiano, prevé que: "La factura cambiaría de compraventa es un título valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador. “(…)” De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio1, una factura debe reunir los siguientes requisitos, a saber: - La mención del derecho que en el título se incorpora - La firma de quien lo crea - La mención de ser factura cambiaría de compraventa - El número de orden del título 1 MEDINA TORRES Carlos Bernardo. Pruebas en el Derecho Comercial. Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá, D.C.. Página301. "Los requisitos esenciales generales (...) y los esenciales particulares de cada título valor (...) (por ejemplo para la factura cambiaría de compraventa) son formalidades probatorias que hacen que se trate de una prueba solemne, ya que, probablemente hablando, se trata de requisitos formales cuya ausencia no permiten al juez, por mandato legal, admitir la existencia del titulo valor”. - El nombre y domicilio del comprador - La denominación y características que identifiquen las mercancías vendidas y la constancia de su entrega real y material

• El precio unitario y el valor total de las mismas - La expresión en letras y sitios visibles de que se asimila en sus efectos a una letra de cambio.

Adicionalmente, en el artículo 617 del Estatuto Tributario se extendieron los requisitos de una factura: "Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: "a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64) d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. "Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litografieos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá Numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios

necesarios para su verificación y auditoría. “(...) "Parágrafo (sic) Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares. (Adicionado por la Ley 962 de 2005, art. 45)".

3. Aporte de las facturas como prueba En relación con las facultades de esta Entidad, tanto administrativas como jurisdiccionales, es necesario tener en cuenta que a efectos de dar validez a un documento, como lo es la factura, el Código de Procedimiento Civil, en el artículo 253.- Modificado por el D.E. 2282/89, art. 1o, num. 116., dispone que: "Los documentos se aportarán al proceso originales o en copia. Ésta podrá consistir en transcripción o reproducción mecánica del documento".

A su vez, el artículo 268 del Código de Procedimiento Civil, preceptúa: "Las partes deberán aportar el original de los documentos privados, cuando estuviere en su poder "Podrán aportarse en copia: (...) "3. Aquéllos cuyo original no se encuentre en poder de quien los aporta. En este caso, para que la copia preste mérito ejecutivo probatorio será necesario que su autenticidad haya sido certificada por notario o secretario de oficina judicial, o que haya sido reconocida expresamente por la parte contraria o demostrada mediante cotejo".(Resaltado fuera del texto)

De las disposiciones arriba transcritas se establece, que los documentos que el demandante decida aportar como prueba en un trámite, deberán ser presentados en original o en copia, Sin embargo, la Superintendencia de Industria y Comercio ha entendido que si el documento proviene de la misma parte que lo generó o expidió puede ser aportado en copia simple, en atención a lo establecido en el Artículo 252, el cual fue modificado por el D.E. 2282/89, art. 1o, num. 115. Modificado. L. 794/2003, art.26, cuando dispone que: "Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. UEI documento privado es auténtico en los siguientes casos: "1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido. "2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó. "3. Si habiéndose aportado a un proceso y firmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289. "(...) "4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276. "5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

"Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contrato de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por éstas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción. "En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros. "(...)" (Resaltado fuera del texto) En concordancia con la norma antedicha, el artículo 276 del Código de Procedimiento Civil, prevé que: "La parte que aporte al proceso un documento privado, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando la presentarlo alegue su falsedad. "(...)". (Resaltado fuera del texto) En la medida de lo expuesto, para efectos probatorios, una factura no pierde vigencia, sin embargo, su valoración estará supeditada a la discrecionalidad del

juzgador dentro del asunto correspondiente. En cuanto a la vigencia de la factura, si lo pretendido es adelantar acciones judiciales, el término para hacer efectiva la obligación en ella contenida ante las autoridades judiciales, deberá remitirse a lo dispuesto a este respecto en el Código de Comercio. Por último, si su intención es conocer de la vigencia de una factura para efectos de carácter tributario, le sugerimos respetuosamente que insista ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, entidad competente a este respecto. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.qov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: José González

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos