SIC - Concepto-13114544

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-114544- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Estimado(a) Señor: [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Oficina con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta El peticionario formula la siguiente consulta: “(…) Debo generar una base de datos en la cual varias personas se van a registrar y enviar sus datos como son: (nombre, apellido, dirección, teléfono fijo y móvil correo electrónico departamento, ciudad, lugar de trabajo, extensión, entre otros no catalogados como sensibles y deseo saber como

(sic) puedo cumplir la ley 1581 de 2012, para registrar la base de datos ante el SIC (Registro Nacional de Bases de Datos) ya que no la localizo ni en la pagina (sic) ni en el call center y qué requisitos debo cumplir. Saben como (sic) puedo ofrecer para garantizar tecnológicamente o requisitos para proteger los datos. Tienen información que me puedan adjuntar diferente a la norma?(…)”

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales: • Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;

• Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. • Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. • Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. • Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. • Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares, como la que usted expone en su comunicación. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, nos permitimos brindarle información sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, el principio de seguridad, las políticas de tratamiento de bases de datos y su registro y los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales. En relación con su solicitud de obtener información adicional a la ley sobre la

materia lo invitamos a consultar el buscador de conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio, al puede acceder a través del siguiente link: http://serviciospub.sic.gov.co/Sic/Servicios/Web/PriConceptos.php. 2.1 La protección de datos personales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes términos: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (…)” (1) Dicho derecho ha sido desarrollado principalmente en las leyes 1266 de 2008 – Habeas datay 1581 de 2012 –Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: “el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero” (2) Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: “el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar

las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada” (3) Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables” (4) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: “En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales –en oposición a los impersonalesson las siguientes: “i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”” (5) 2.2 Registro Nacional de Bases de Datos El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: “Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” (6) Por lo anterior, el Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y los interesados deberán aportar a esta Superintendencia las políticas de tratamiento de la información, las cuales no podrán ser inferiores a los deberes del Responsable y del Encargado del Tratamiento de los datos personales contenidos en los artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 a los cuales se hará referencia en el numeral 2.4 del presente concepto. Se debe tener en cuenta que el citado parágrafo del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señaló que es deber del Gobierno Nacional reglamentar la información mínima que contendrá dicho Registro, así como los términos y condiciones bajo los cuales se inscribirán los Responsables del Tratamiento de datos, la cual a la fecha no ha sido expedida. En este sentido, los proyectos de decretos reglamentarios de la Ley 1581 de 2012

pueden ser consultados en el siguiente link: https://www.mincomercio.gov.co/publicaciones.php?id=3655 o siguiendo esta ruta: • Ingresar a la página web: www.mincomercio.gov.co • Acceder a la opción: Normatividad - proyectos A la fecha se encuentran publicados los siguientes proyectos en relación con la Ley 1581 de 2012: • Proyecto de Decreto por el cual se reglamentan la forma y el contenido en que se debe presentar la información a niños, niñas y adolescentes, prevista en el artículo 28 de la Ley 1480 de 2011”. • Proyecto de decreto “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. • Proyecto que reglamenta de forma general la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. 2.3 Principio de seguridad. El literal g del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 consagra el principio de seguridad en el Tratamiento de datos personales en los siguientes términos: “g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.” (7) En relación con dicho principio la Corte Constitucional consideró: “2.3.1.1.1. Principio de seguridad: Al amparo de este principio, la información

sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De este principio se deriva entonces la responsabilidad que recae en el administrador del dato. El afianzamiento del principio de responsabilidad ha sido una de las preocupaciones actuales de la comunidad internacional, en razón del efecto “diluvio de datos”, a través del cual día a día la masa de datos personales existente, objeto de tratamiento y de ulterior transferencias, no cesa de aumentar. Los avances tecnológicos han producido un crecimiento de los sistemas de información, ya no se encuentran sólo sencillas bases de datos, sino que surgen nuevos fenómenos como las redes sociales, el comercio a través de la red, la prestación de servicios, entre muchos otros. Ello también aumenta los riegos de filtración de datos, que hacen necesarias la adopción de medidas eficaces para su conservación. Por otro lado, el mal manejo de la información puede tener graves efectos negativos, no sólo en términos económicos, sino también en los ámbitos personales y de buen nombre. En estos términos, el Responsable o Encargado del Tratamiento debe tomar las medidas acordes con el sistema de información correspondiente. Así, por ejemplo, en materia de redes sociales, empieza a presentarse una preocupación de establecer medidas de protección reforzadas, en razón al manejo de datos reservados. En el año 2009, el Grupo de Trabajo Sobre Protección de Datos de la Unión Europea señaló que en los Servicios de Redes Sociales” o “SRS debe protegerse la información del perfil en el

usuario mediante el establecimiento de “parámetros por defecto respetuosos de la intimidad y gratuitos que limiten el acceso a los contactos elegidos”. Existe entonces un deber tanto de los Responsables como los Encargados de establecer controles de seguridad, de acuerdo con el tipo de base de datos que se trate, que permita garantizar los estándares de protección consagrados en esta Ley Estatutaria.” (8) De acuerdo con lo anterior, es un deber tanto de los Responsables como Encargados del Tratamiento de los datos personales el establecer medidas con el fin de garantizar la seguridad de las bases de datos, y en especial que: • No sea adulterada la información contenida en las bases de datos. • No se pierda la información de las bases de datos. • No se pueda hacer uso, consultar o acceder sin autorización o de manera fraudulenta a las bases de datos. Dado que la normativa no determina de manera específica qué medidas se deben adoptar para garantizar el principio de seguridad en el tratamiento de las bases de datos, corresponde a los Responsables y Encargados del tratamiento implementar aquellas que resulten idóneas para la obtención de tal fin. Es de resaltar que dicha materia será objeto de regulación por parte del Gobierno Nacional, y en caso de ser necesario, objeto de instrucciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.4 Políticas de tratamiento de bases de datos y su registro. De acuerdo con el literal k del artículo 17 y el literal f del artículo 18 ambos de la Ley 1581 de 2012, uno de los deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales es la adopción de un manual interno en el cual se fijen sus políticas y procedimientos. Por su parte el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente:

“Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” (9) Por lo cual las políticas de Tratamiento de datos no podrán ser inferiores a los deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y las mismas deben ser aportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con la reglamentación que sobre el Registro Nacional de Bases de Datos expida el Gobierno Nacional. Las obligaciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 deben ser cumplidas a partir de su entrada en vigencia, la cual, de acuerdo con el artículo 30 de dicha norma fue el 18 de octubre de 2012, fecha en la cual fue promulgada. Sin embargo, el artículo 28 de la Ley 1581 de 2012 estableció un régimen de

transición con el fin de que las personas naturales y jurídicas que desarrollaban dichas actividades con antelación a su entrada en vigencia, para que en un término de 6 meses realicen las adecuaciones tendientes a su cumplimiento, plazo que ya expiró. Dado que las políticas de tratamiento de datos deben ajustarse a los deberes de los Encargados y Responsables del Tratamiento de datos personales a continuación se estudian dichos deberes. 2.5 Deberes de los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales. Se debe tener en cuenta los conceptos de Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, los cuales están consignados en los literales d y e del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: “d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;” (10) 2.5.1 Deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales. En su artículo 17 la Ley 1581 de 2012 consagra los deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales: “Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del

derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se

encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios y garantías constitucionales y legales. Esto procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la Ley 1581 de 2012.” (11) Es de resaltar que el incumplimiento de los deberes a cargo de los Responsables del Tratamiento de datos personales constituye una infracción que podrá ser sancionada por la Superintendencia de Industria y Comercio, previa investigación por parte de la Delegatura de Protección de Datos Personales. En relación con los Responsables del tratamiento de los datos personales la Corte Constitucional manifestó: “(…) Los responsables del tratamiento tienen mayores compromisos y deberes frente al titular del dato, pues son los llamados a garantizar en primer lugar el derecho fundamental al habeas data, así como las condiciones de seguridad para impedir cualquier tratamiento ilícito del dato. La calidad de responsable igualmente impone un haz de responsabilidades, específicamente en lo que se refiere a la seguridad y a la

confidencialidad de los datos sujetos a tratamiento. (…)” (12) 2.5.2 Deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales. Por su parte el artículo 18 la Ley 1581 de 2012 consagra los deberes de los Encargados del Tratamiento de datos personales: “Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos las leyenda \"reclamo en trámite\" en la forma en que se regula en la presente ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda \"información en discusión judicial\" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la

Superintendencia de Industria y Comercio. Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.” (13) De la misma manera que ocurre con los Responsables del Tratamiento de los datos personales, los Encargados del Tratamiento de los datos personales pueden ser investigados y sancionados por el incumplimiento de dichos deberes. Adicionalmente, y según lo dispone el citado parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 cuando concurran en una misma persona las calidades de Encargado y Responsable, deberá cumplir con los deberes previstos para ambos.

3. Conclusiones 3.1 El Registro Nacional de Bases de Datos entrará en funcionamiento una vez sea expedida la reglamentación sobre la materia, y se determinen específicamente los términos y condiciones bajo los cuales se inscribirán los Responsables del Tratamiento de datos. 3.2 Dado que la normativa no determina de manera específica qué medidas se deben adoptar para garantizar el principio de seguridad en el tratamiento de las bases de datos, corresponde a los Responsables y Encargados del tratamiento

implementar aquellas que resulten idóneas para la obtención de tal fin. Dicha materia será objeto de regulación por parte del Gobierno Nacional, y en caso de ser necesario, objeto de instrucciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. 3.3 Los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales deben adoptar un manual interno en el cual se fijen sus políticas y procedimientos, los cuales no pueden ser inferiores a los deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales contenidos en los artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y deben ser aportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co.

Notas de referencia: (1) Artículo 15 Constitución Política de Colombia. (2) Corte Constitucional, Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado

Ponente: Jaime Córdoba Triviño. (3) Ibídem. (4) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012.

(5) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (6) Artículo 25 Ley 1581 de 2012. (7) Literal g del artículo 4 Ley 1581 de 2012. (8) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (9) Artículo 25 Ley 1581 de 2012.

(10) Literales d y e artículo 3 Ley 1581 de 2012. (11) Artículo 17 Ley 1581 de 2012. (12) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (13) Artículo 18 Ley 1581 de 2012. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos