SIC - Concepto-13180419

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-180419- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 7

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta El peticionario formula la siguiente consulta: "(...) Es posible escanear los documentos relacionados con Autorizaciones y Solicitudes de Consultas - Reclamos, con la finalidad de conservar estos soportes escaneados y proceder a eliminar los soportes físicos? (...)"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por eI cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de a solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar os derechos de las personas en relación con el

Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias a continuación damos respuesta de manera general a su consulta. 2.1 La protección de datos personales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes términos: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (...)" (1) Dicho derecho ha sido desatollado principalmente en las leyes 1266 de 2008 - Habeas

datay 1581 de 2012 -Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: "el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero" (2) Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: "el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada"(3) Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (4) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión

de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (5) De acuerdo a lo anterior, la Ley 1581 de 2012 resultará aplicable a las bases de datos previstas en dicha norma, siempre y cuando se trate de bases de datos que contienen datos de carácter personal, los cuales, según se indicó, corresponden a datos de personas naturales y no de personas jurídicas. En este sentido, cuando se trate de situaciones relacionadas con la información de personas jurídicas no le resultará aplicable la Ley 1581 de 2012, salvo que "la protección se extienda a las personas jurídicas cuando se afecten los derechos de las personas que las conforman", tal como lo estableció la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011. 2.2 El principio de libertad en el tratamiento de datos personales. La autorización dl titular para el Tratamiento de datos personales está prevista en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012: "Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior." (6) Por su parte, el principio de libertad está consagrado en los siguientes términos en el literal c del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

"c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;"(7) Dicho principio, que es pilar fundamental de las normas de protección de datos personales, implica que la actividad de Tratamiento de datos personales solamente se pueda llevar a cabo con la autorización previa del titular de los mismos. En relación con los requisitos que debe cumplir dicha autorización la Corte Constitucional consideró: "De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez." (8) El artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 prevé las distintas formas a través de las cuales se puede obtener la autorización de los titulares de los datos personales para su

tratamiento: "Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a la conducta inequívoca." (9) De acuerdo con lo anterior, la autorización para el tratamiento de los datos personales puede ser obtenida a través de los siguientes modos:  Por escrito  De forma oral  Mediante conductas inequívocas de I titular, cuando no se trate de aquellos datos personales catalogados como sensibles. El literal b del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 consagra el siguiente derecho a favor de los titulares de los datos personales: "b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;" (10) En este mismo sentido el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013 dispone: "Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la

autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos." (11) De acuerdo con dichas normas, con el fin de que los titulares puedan hacer efectivo su derecho a obtener una copia de la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, se hace necesario que los responsables del tratamiento conserven dicha autorización. Así mismo, se debe tener en cuenta que el artículo 16 del Decreto 1377 de 2013 autorizó expresamente el uso de medios electrónicos para la conservación del modelo de Aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información. Por otra parte, los mensajes de datos se encuentran definidos en el literal a del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 en estos términos: "a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;" (12) Así mismo el artículo 5 de la Ley 527 de 1999 establece en relación con los efectos jurídicos de los mensajes de datos: "RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos." (13) Finalmente se debe tener en consideración lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la Ley 527 de 1999 sobre los originales y la integridad de los mensajes de datos: "ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho

con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso." (14) De acuerdo con lo anterior, la exigencia de conservación de la autorización dada por el titular de los datos para su tratamiento, así como los demás documentos que se deban conservar, se podrá cumplir a través de los mensajes de datos, siempre y cuando se observen los requisitos previstos en las citadas normas. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1)Artículo 15 Constitución Política de Colombia. (2)Cote Constitucional, Sentencia C-1011 de I 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. (3)Ibídem. (4)Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (5)Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (6)Artículo 9 Ley 1581 de 2012. (7)Literal c artículo 4 Ley 1581 de 2012. (8)Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (9)Artículo 7 Decreto 1377 de 2013. (10) Literal b artículo 8 Ley 1581 de 2012. (11) Artículo 8 Decreto 1377 de 2013. (12) Literal a artículo 2 Ley 527 de 1999. (13) Artículo 5 Ley 527 de 1999. (14) Artículos 8 y 9 Ley 527 de 1999.