SIC - Concepto-13181711

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-181711- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 6

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta La peticionaria formula la siguiente consulta: "(...) En virtud de la ley de Protección de Datos y el Decreto que parcialmente la reglamentó, respetuosamente solicito las siguientes aclaraciones al respecto: 1. ¿Esta ley y su Decreto Reglamentario aplican a Empresas de Servicios Temporales? Lo anterior teniendo en cuenta que estas empresas recaudan hojas de vida de personas naturales para la selección del personal solicitado por la Empresa Usuaria. Así las cosas, la Empresa de Servicios Temporales tendría acceso a los datos personales de los aspirantes que remitan sus hojas de vida y/o que sean preseleccionados para un cargo determinado y/o posteriormente vinculadas por contrato laboral para desempeñarse como trabajadores y misión en otra empresa.

Por otra parte, la Empresa de Servicios Temporales tendría temporalmente una base de datos con las hojas de vida de los aspirantes. 2. ¿Esta ley y su Decreto Reglamentario aplican a los empleadores? Partiendo de las definiciones que trae la ley y el Decreto reglamentario, los empleadores quedarían incluidos en la categoría de "responsables" y

"encargados" del "tratamiento" de los datos personales de sus trabajadores. (...)"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar tos derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones

particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias a continuación damos respuesta de manera general a sus preguntas. 2.1 La protección de datos personales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes términos: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (…)” (1) Dicho derecho ha sido desarrollado principalmente en las leyes 1266 de 2008 – Habeas datay 1581 de 2012 –Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: “el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero” (2) Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: "el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada"(3)

Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (4) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (5) 2.2 Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en

territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)\"(6) En consecuencia, en principio, dicha norma se aplica a los datos personales que estén registrados en cualquier base de datos, sin embargo, no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos (7):  Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico.  Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, control de lavado de activos y financiación del terrorismo.  Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.  Las de información periodística y contenidos editoriales.  Las reguladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio  Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. 2.2.1 Aplicación de la Ley 1581 de 2012 al tratamiento de datos personales realizado por personas y entidades privadas. Según lo establece el citado artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, dicha norma resulta aplicable no solamente a las entidades de naturaleza pública, sino que se aplica a entidades privadas y personas privadas que realicen tratamiento de datos personales. Al respecto la Corte Constitucional consideró: "Para terminar, resalta la Sala la importancia de esta disposición, en tanto reconoce que el tratamiento de los datos personales también puede ser efectuado por personas privadas; de hecho, en el mundo

globalizado, el sector privado lleva a cabo una parte muy considerable del tratamiento de datos, lo que lo dota de un poder informático a gran escala y lo convierte en un potencial vulnerador del derecho al habeas data. De ahí que uno de los grandes retos de la protección de los datos personales es la creación de mecanismos para hacer responsables a los particulares por el tratamiento inadecuado o abusivo de datos personales." (8) De acuerdo con lo anterior se puede concluir que la Ley 1581 de 2012 resulta aplicable al tratamiento que de los datos personales lleven a cabo personas y entidades tanto de naturaleza pública como privada, incluso, según usted consulta, cuando se trate de bases de datos a cargo de los empleadores y que contengan información de sus empleados y bases de datos que contengan información de candidatos para un puesto de trabajo. 2.3 Responsables y encargados del tratamiento. Los encargados y responsables del tratamiento de datos personales se encuentran definidos así: "d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;" (9) En este sentido, es posible que una persona natural o jurídica lleve a cabo actividades que impliquen el tratamiento de datos personales, sin embargo, dicha actividad se efectúe por cuenta del responsable del tratamiento, este sería un encargado del tratamiento y le serían aplicables los deberes previstos en el artículo 18 de la Ley 1581

de 2012. Por su parte los deberes de los responsables del tratamiento están consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1) Artículo 15 Constitución Política de Colombia. (2) Cote Constitucional, Sentencia C-1011 de I 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. (3) Ibídem. (4) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (5) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (6) Artículo 2 Ley 1581 de 2012. (7) Ibídem. (8) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (9) Literales d y e artículo 3 Ley 1581 de 2012.