SIC - Concepto-13184295

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-184295- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 11

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Consulta La peticionaria formula la siguiente consulta: "(...) solicitamos nos informen si la Ley de protección de datos personales aplica para las bases de datos de los estudiantes y egresados de cada uno de los programas que tiene una universidad, toda vez que de no obtener la autorización para ingreso de datos de los mismos, las universidades no tendrían forma de controlar tanto el ingreso como el comportamiento académico y disciplinario de los mismos; o en el caso incluso de egresados, poderles enviar información sobre los servicios educativos que se prestan. Así mismo, consideramos que si se podría predicar la aplicación de la normatividad a la base de datos de aquellos estudiantes que solicitan algún tipo de crédito con la Universidad, pero no se entiende claramente la autorización para el tratamiento ya que la información solicitada solo (sic) es para el manejo interno del crédito. (...)"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de

protección de datos personales:

 Velar por eI cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se Identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar os derechos de !as personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación damos respuesta de manera general a su consulta. 2.1 Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. Las bases de datos se encuentran definidas en los siguientes términos en el literal b del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

"b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;" (1) El dato personal está definido en los siguientes términos en el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (2) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (3) Por su parte el ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la

legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)\"(4) De acuerdo con lo anterior, la Ley 1581 de 2012 resulta aplicable al Tratamiento que de datos personales efectúen tanto personas de naturaleza privada como pública. Sin embargo, la misma no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos (5):  Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico.  Las que tengan por finalidad a seguridad y defensa nacional, control de avado de activos y financiación del terrorismo.  Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.  Las de información periodística y contenidos editoriales.  Las reguladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio  Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. 2.2 Ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008. Con el fin de determinar el ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008 se deben estudiar sus artículos 1 y 2, en este sentido el artículo 1 establece los objetivos de dicha norma: "Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información

establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países." (6) Así mismo, el artículo 2 de la Ley 1266 de 2008 establece en relación con su ámbito de aplicación: "Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada. Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público. Se exceptúan de esta ley las bases de datos que tienen por finalidad producir la Inteligencia de Estado por parte del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, y de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa. Los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio se regirán exclusivamente por las normas y principios consagrados en las normas especiales que las regulan. Igualmente, quedan excluidos de la aplicación de la presente ley aquellos datos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente, esto es, que no se suministran a otras personas jurídicas o naturales." (7) De acuerdo con dichos artículos se puede concluir que la Ley 1266 de 2008 resulta aplicable a la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. La finalidad que tiene el tratamiento de la información regulada por la Ley 1266 de

2008 se encuentra consignada en el artículo 10 de la Ley 1266 de 2008, dicha norma dispone: "PRINCIPIO DE FAVORECIMIENTO A UNA ACTIVIDAD DE INTERÉS PÚBLICO. La actividad de administración de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países está directamente relacionada y favorece una actividad de interés público, como lo es la actividad financiera propiamente, por cuanto ayuda a la democratización del crédito, promueve el desarrollo de la actividad de crédito, la protección de la confianza pública en el sistema financiero y la estabilidad del mismo, y genera otros beneficios para la economía nacional y en especial para la actividad financiera, crediticia, comercial y de servicios del país. PARÁGRAFO 1o. La administración de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, por parte de fuentes, usuarios y operadores deberá realizarse de forma que permita favorecer los fines de expansión y democratización del crédito. Los usuarios de este tipo de información deberán valorar este tipo de información en forma concurrente con otros factores o elementos de juicio que técnicamente inciden en el estudio de riesgo y el análisis crediticio, y no podrán basarse exclusivamente en la información relativa al incumplimiento de obligaciones suministrada por los operadores para adoptar decisiones frente a solicitudes de crédito. La Superintendencia Financiera de Colombia podrá imponer las sanciones previstas en la presente ley a los usuarios de la información que nieguen una solicitud de crédito basados exclusivamente en el reporte de información negativa del solicitante. (...)" (8) De acuerdo con lo cual la Ley ha previsto que el tratamiento de información de

carácter financiero, comercial y de servicios favorezca a la economía y en especial promueva los siguientes fines, la democratización del crédito, desarrollo de la actividad crediticia y la protección de la confianza pública en la estabilidad del sistema financiero. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: "El derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero" (9) En este sentido, de acuerdo con la naturaleza de la información objeto de tratamiento se debe determinar si resulta aplicable la Ley 1581 de 2012 o la Ley 1266 de 2008, y de acuerdo con la norma aplicable se debe realizar su tratamiento. 2.3 Bases de datos personales o domésticas. En el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 se excluyen de la aplicación de dicha norma las bases de datos que se mantengan en un ámbito doméstico o personal, al respecto se debe tener en cuenta lo manifestado por la Corte Constitucional: "El primer contenido normativo del literal a) tiene tres elementos: (i) hace referencia a datos personales, (ii) contenidos en bases de datos (iii) "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico". El último elemento, que es el cuestionado por el interviniente, se refiere al ámbito de la intimidad de las personas naturales; ciertamente, los ámbitos personal y doméstico son las esferas con las que tradicionalmente ha estado ligado el

derecho a la intimidad, el cual, en tanto se relaciona con la posibilidad de autodeterminación como un elemento de la dignidad humana, no puede predicarse de las personas jurídicas. Por tanto, esta excepción busca resolver la tensión entre el derecho a la intimidad y el derecho al habeas data. Así, en tanto los datos mantenidos en estas esferas (i) no están destinados a la circulación ni a la divulgación, y (ii) su tratamiento tampoco puede dar lugar a consecuencias adversas para el titular, tiene sentido que su tratamiento esté exceptuado de algunas disposiciones del proyecto. Por ejemplo, no sería razonable que la protección de los datos personales mantenidos en estos ámbitos (por ejemplo, un directorio telefónico doméstico) estuviera a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio o que quien trata los datos estuviera sometido al régimen sancionatorio que prevé el proyecto. Ahora bien, no puede entenderse que el primer contenido normativo del literal a) se extienda al tratamiento de cualquier dato cuando circule internamente, como pretende ASOBANCARIA. En primer lugar, si bien es cierto una de las razones por las cuales la excepción del literal a) es razonable es porque los datos "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico" no están destinados a circular, de ahí no se sigue que todo dato que no circula o circula internamente deba ser exceptuado, pues para que opere la excepción, por voluntad del legislador, se requiere además que los datos sean mantenidos por una persona natural en su esfera íntima. Ciertamente, se trata de dos hipótesis diferentes, razón por la cual, por ejemplo, en el texto de la Ley 1266, si bien fueron tratadas conjuntamente, fueron unidas por la

conjunción "y", lo que significa que son dos ideas distintas. En segundo lugar, no hay razones para concluir que, en el contexto de una regulación general y mínima del habeas data, el tratamiento de datos que circulan internamente merezca las mismas consecuencias jurídicas del tratamiento de datos "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico"; en otras palabras, no hay argumentos constitucionales que lleven a concluir que las dos hipótesis deben recibir el mismo trato legal. El que los datos no circulen o circulen internamente, no asegura que su tratamiento no pueda tener consecuencias adversas para su titular. Piénsese por ejemplo en las hojas de vida de los empleados de una empresa mantenidas en el ámbito interno; si bien no van a ser divulgadas a terceros, su tratamiento y circulación interna sí puede traer consecuencias negativas para el titular del dato (por ejemplo, en términos sancionatorios o de ascensos), razón por la cual deben estar sujetas a las reglas generales que consagra el proyecto de ley. En este orden de ideas, siempre y cuando se cumplan las condiciones mencionadas previamente y se entienda que, en todo caso, esta hipótesis sí se encuentra sujeta a los principios del artículo 4, para la Sala la excepción prevista en la primera regla del literal a se ajusta a la Carta." (10) Así mismo se debe tener en cuenta la definición del adjetivo "doméstico": "1. adj. Perteneciente o relativo a la casa u hogar." (11) Al respecto el artículo 2 del Decreto 1377 de 2013 establece: "Tratamiento de datos en el ámbito personal o doméstico. De conformidad

con lo dispuesto en el literal a) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, se exceptúan de la aplicación de dicha Ley y del presente Decreto, las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. El ámbito personal o doméstico comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales." (12) De acuerdo con lo anterior se concluye que no se puede dar al concepto de ámbito personal y doméstico una interpretación extensiva que lleve a equipararlo con el concepto de información que circula internamente en una empresa. En este sentido, solamente resultará aplicable dicha excepción para los casos de información usada de manera individual por personas naturales o la que es usada en el ámbito de un hogar. Por lo cual, la información que reposa en las bases de datos de una universidad en relación con sus estudiantes o egresados no encuadran dentro de la excepción prevista en el literal a del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, por lo cual son bases de datos en relación con las cuales se debe dar estricto cumplimiento al régimen contenido en la Ley 1581 de 2012, en especial lo atinente a la autorización, tema que se estudia a continuación. 2.4 Autorización para el tratamiento de información de acuerdo con la Ley 1581 de 2012. En relación con los datos personales de adultos resulta aplicable el régimen general de autorización previa, el cual se estudia a continuación. El principio de libertad, que es pilar fundamental de las normas de protección de datos personales, implica que la actividad de Tratamiento de datos personales solamente se pueda llevar a cabo con la autorización previa del titular de los

mismos. En relación con los requisitos que debe cumplir dicha autorización la Corte Constitucional consideró: "En materia de manejo de información personal, el consentimiento exigido es además, calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado. (...) En relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato. (...) En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, al contrario de lo sostenido por algunos intervinientes, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito. Lo anterior, por varias razones: En primer lugar, la jurisprudencia constitucional ha exigido tal condición y ha dicho que el consentimiento debe ser explícito y concreto a la finalidad específica de la base de datos. (...) En segundo lugar, de una interpretación armónica de todo el articulado se deduce que el legislador estatutario tuvo una intención inequívoca que el consentimiento siempre fuese expreso. (...) En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. (...) De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada,

libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez." (13) Respecto de la autorización el Decreto 1377 de 2013 dispone: "Autorización. El responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. (...) En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de Tratamiento a que se refiere el Capítulo III de este Decreto, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento." (14) Dado que la ley no exige que la autorización dada por los titulares de los datos personales para su tratamiento adopte una forma determinada, por lo cual, siempre y cuando no se trate del tratamiento de datos personales sensibles, podrá adoptar cualquier forma siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos

analizados con antelación. En este sentido, el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 al reglamentar la Ley 1581 de 2013 prevé las distintas formas a través de las cuales se puede obtener la autorización de los titulares de los datos personales para su tratamiento: "Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a la conducta inequívoca." (15) De acuerdo con lo anterior, la autorización para el tratamiento de los datos personales puede ser obtenida a través de los siguientes modos:  Por escrito  De forma oral  Mediante conductas inequívocas del titular, cuando no se trate de datos personales de carácter sensible. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos Aprobó: William Burgos (1) Literal b artículo 3 Ley 1581 de 2012. (2) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (3) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (4) Artículo 2 Ley 1581 de 2012. (5) Ibídem. (6) Artículo 1 Ley 1266 de 2008. (7) Artículo 2 Ley 1266 de 2008. (8) Artículo 10 Ley 1266 de 2008. (9) Corte Constitucional, Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. (10) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (11) Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Vigésima segunda edición, www.rae.es (12) Artículo 2 Decreto 1377 de 2013. (13) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (14) Artículo 5 Decreto 1377 de 2013. (15) Artículo 7 Decreto 1377 de 2013.