SIC - Concepto-13185656

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-185656 -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 6

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta La peticionaria formula las siguientes preguntas: 1. "De la información relacionada a continuación, comedidamente le agradezco me informe si alguna tiene el carácter de privada o sobre si ella existe alguna reserva "legal", que impida su divulgación o el conocimiento de cualquier ciudadano.  Nombres completos de los servidores públicos y contratistas que prestan sus servicios en una entidad de la administración Pública.  Correos electrónicos institucionales de los servidores públicos y contratistas que prestan sus servicios en una entidad de la administración pública.  Cargos o dependencias en las que dentro de la entidad correspondiente, prestan sus servicios los servidores públicos y contratistas.  Tipo de actividad que desarrollan los servidores públicos y contratistas en una determinada entidad, sean estas jurídica, administrativa, técnica, asistencial, etc." 2. "En caso de llegar a existir algún tipo de reserva legal o restricción sobre esta información, le agradezco me informe en que normativa se encuentra. (...)"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley

1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación, damos respuesta a su consulta. 2.1 Primera pregunta. Datos públicos. Los datos públicos son definidos en los siguientes términos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013: "Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de

las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva."(1) En relación con la información que reposa en una entidad pública se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011-: "Informaciones y documentos reservados. Sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial:

1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial.

2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

3. Los amparados por el secreto profesional.

4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información.

5. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación. (2)

De acuerdo con dicha norma, la información sobre la calidad de servidor público, la dirección de correo electrónico institucional de los servidores públicos, así como los cargos que desempeñan y sus funciones, dado que no se enmarca dentro de la información a la cual se le ha dado el carácter de reservado, será información pública. Las excepciones para la obligación de contar con una autorización previa para el tratamiento de los datos personales que provenga de su titular son de carácter taxativo y no pueden ser objeto de una interpretación extensiva, y se encuentran consagradas en los siguientes términos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: "Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley." (3) Por lo cual, para el tratamiento de dato catalogados como datos personales de carácter público no se hace necesario contar con la autorización del titular del mismo, sin embargo, se debe tener en cuenta que pese a que no se requiera autorización sí se debe dar cumplimiento a las demás disposiciones de la Ley 1581 de 2012, entre ellas, los deberes y principios para el tratamiento de datos personales. Dentro de los deberes y principios que se deben aplicar es de especial relevancia el

principio de finalidad el cual está consagrado en los siguientes términos en el literal b del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (4) El principio de finalidad exige que el fin perseguido al hacer el tratamiento de datos personales sea legítimo en relación con la Constitución y la ley, al respecto la Corte Constitucional ha precisado: "Por una parte, los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito. En ese sentido, la finalidad no sólo debe ser legítima, sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. (...) Así mismo, los datos personales deben ser procesados sólo en la forma que la persona afectada puede razonablemente prever. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, debe obtenerse el consentimiento previo del titular. Por otro lado, de acuerdo la jurisprudencia constitucional y los estándares internacionales relacionados previamente, se observa que el principio de finalidad implica también: (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas. En razón de lo anterior, el literal b) debe ser entendido en dos aspectos. Primero, bajo el principio de necesidad se entiende que los datos deberán ser conservados en una forma que permita la identificación de los interesados

durante un periodo no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos. Es decir, el periodo de conservación de los datos personales no debe exceder del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado. (...) Segundo, los datos personales registrados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos de que se trate, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo de la base de datos. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos." (5) En consecuencia, el tratamiento de los datos personales no solamente debe perseguir un fin legítimo, sino que los datos deben ser los estrictamente necesarios para la obtención de dicha finalidad y el periodo de conservación de los mismos no puede ser más del necesario para el fin perseguido. 2.2 Segunda pregunta. Información reservada relacionada con servidores públicos. Tal y como está previsto en el numeral 4 del citado artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la siguiente información de los servidores públicos tiene carácter reservado: "4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por

los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información." (6) Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1) Numeral 2 artículo 3 Decreto 1377 de 2013. (2) Artículo 24 Ley 1437 de 2011. (3) Literal b artículo 4 Ley 1581 de 2012. (4) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (5) Artículo 6 Ley 1581 de 2012. (6) Numeral 4 artículo 24 Ley 1437 de 2011.