SIC - Concepto-13186279

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-186279- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 9

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Consulta La peticionaria formula las siguientes preguntas: 1. "(...) como (sic) debe recolectarse esta información?" 2. "El destinatario de la hoja de vida, la entidad financiera o a aseguradora en cada caso, debe exigir la autorización expresa de los terceros para recibir la información?) 3. "Como (sic) acredita el usuario financiero, aspirante a un puesto de trabajo o tomador del seguro en cada caso que cuenta con los datos personales de sus referencias o de los beneficiarios? Debe anexar algún tipo de autorización cada vez que vaya a utilizar dichos datos?" 4. "Cuál es el procedimiento a seguir por las entidades financieras, por las aseguradoras o por las empresas a las cuales se les otorga información personal de terceras personas? Deben estas solicitar la autorización expresa de los titulares de la información para poder ser contactados?" 5. "Es válida la recolección de estos datos? Un titular de la información podría reclamar frente a la compañía de seguros, la entidad financiera o el empleador por haber recibido estos datos?"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley

1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos;  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar os derechos de !as personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones

particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación damos respuesta de manera general a sus preguntas. 2.1 La protección de datos personales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes términos: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (...)" (1) Dicho derecho ha sido desarrollado principalmente en las leyes 1266 de 2008Habeas datay 1581 de 2012 -Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: "el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero" (2) Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: "el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada" (3)

Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (4) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (5) 2.2 Primera pregunta. El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en

territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)\"(6) De acuerdo con lo cual, en principio, dicha norma se aplica a los datos personales que estén registrados en cualquier base de datos, sin embargo, no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos (7):  Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico.  Las que tengan por finalidad a seguridad y defensa nacional, control de avado de activos y financiación del terrorismo.  Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.  Las de información periodística y contenidos editoriales.  Las reguladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio (8)  Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. En este sentido, la información que se encuentre cobijada dentro del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 debe ser tratada cumpliendo con los deberes y principios consignados en dicha norma. Dentro de la normativa de protección de los datos personales tiene especial relevancia el principio de libertad, por lo cual a continuación se aborda dicha materia. El principio de libertad se encuentra consagrado en los siguientes términos en el literal c del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: "c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales

no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;" (9) De acuerdo con la citada norma, la autorización del titular de los datos personales para su Tratamiento se requerirá siempre que no se encuentre dentro de una de las excepciones consagradas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o cuando no exista una norma o decisión judicial que exima de la obtención de la autorización. En relación con la autorización el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 establece: "Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior."(10) Sin embargo, el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece ciertos casos en los cuales está permitido realizar Tratamiento de datos personales sin contar con la autorización previa de su titular: "Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley." (11) De igual forma debe recordarse que aun cuando no sea necesario contar con la

autorización previa para el Tratamiento, sí resulta aplicable la Ley 1581 de 2012 y, en general, las normas que regulan la protección de datos personales. Es así como, pese a que una entidad o empresa no esté legalmente obligada a obtener autorización, sí debe aplicar los demás principios y deberes previstos para la protección de datos personales. Dentro de los cuales se encuentran, entre otros, adoptar las medidas que garanticen la seguridad, realizar el Tratamiento de acuerdo con las finalidades previstas, así como asegurar el acceso restringido y la confidencialidad de la información. 2.3 Segunda pregunta. En su artículo 13 la Ley 1581 de 2012 establece a quiénes se les pueden suministrar los datos personales que reposan en una base de datos: "Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley." (12) Específicamente en relación con el literal c de dicha norma, esto es, cuando la ley o el titular del dato personal autorizan que los datos personales sean suministrados a terceros, la Corte Constitucional consideró: "Finalmente, en cuanto al ordinal c) que establece la posibilidad de la entrega de la información a "los terceros autorizados por el Titular o por la ley", la Corte también reiterará lo señalado en la Sentencia C-1011 de 2008. Para el

Tribunal, esas autorizaciones podrían "prestarse a equívocos, en el entendido que establecería una cláusula genérica, con base en la cual una ley posterior pudiera permitir la divulgación de información personal a otras personas, sin consideración de las garantías propias del derecho fundamental al hábeas data y de la vigencia de los principios de administración de datos personales. Al respecto, la extensión irrestricta de las posibilidades de divulgación de la información contradiría el principio de circulación restringida, comprendido por el legislador estatutario como la imposición de restricciones a la divulgación de datos en razón de su naturaleza, de la finalidad del banco de datos y de la vigencia de los citados principios." En consecuencia, esa prerrogativa dada al legislador debe entenderse en el entendido que se encuentra supeditada a la vigencia de las prerrogativas que se derivan del derecho al hábeas data y, en especial, a los principios de administración de datos personales." (13) De acuerdo con lo anterior se puede concluir que ante la autorización del titular de sus datos personales en el sentido de que la información sea suministrada a unos determinados terceros y para la ejecución de unos ciertos fines, es posible que se entregue la información a dicho tercero. 2.4. Tercera pregunta. En relación con la autorización el Decreto 1377 de 2013 dispone: "Autorización. El responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. (...)

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de Tratamiento a que se refiere el Capítulo III de este Decreto, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento." (14) Dado que la ley no exige que la autorización dada por los titulares de los datos personales para su tratamiento adopte una forma determinada, podrá adoptar cualquier forma siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012. En este sentido, el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 al reglamentar la Ley 1581 de 2012 prevé las distintas formas a través de las cuales se puede obtener la autorización de los titulares de los datos personales para su tratamiento: "Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante

conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a la conducta inequívoca." (15) De acuerdo con lo anterior, la autorización para el tratamiento de los datos personales puede ser obtenida a través de los siguientes modos:  Por escrito  De forma oral  Mediante conductas inequívocas del titular, siempre y cuando no se trate de datos personales sensibles.En este sentido, dado que la autorización para el tratamiento de los datos personales puede adoptar múltiples formas, es posible que no se cuente en todos los casos con una autorización por escrito. 2.5. Cuarta pregunta. Según se indicó en el numeral 2.3 del presente concepto, existe la posibilidad de que una persona que cuenta con datos personales de ciertas personas suministre dicha información a un tercero, cuando así lo permite la ley o cuando así lo ha autorizado el titular de los datos. En esta medida, el tercero, con fundamento en dicha autorización podría llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. 2.6 Quinta pregunta. Le reiteramos que no es posible para esta Oficina Jurídica pronunciarse por medio de un concepto sobre la legalidad de una conducta. Sin embargo, se debe tener en consideración, según se indicó en el numeral 2.3 de este documento, que la Corte Constitucional ha hecho énfasis en que el tercero al cual le son suministrados los datos personales de una persona por la autorización que el titular diera a la persona para entregarlos al tercero, deben dar cumplimiento a las normas de protección de datos personales y en especial a los principios consignados en la Ley 1581 de 2012.

En este sentido, es posible que el titular de los datos personales ejerza frente al tercero que obtuvo sus datos personales los derechos que se han consagrado a su favor, entre ellos el de consultar la información, revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos personales, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1) Artículo 15 Constitución Política de Colombia. (2) Corte Constitucional, Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba

Triviño. (3) Ibídem. (4) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (5) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (6) Artículo 2 Ley 1581 de 2012. (7) Ibídem. (8) Ver Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño. (9) Literal c artículo 4 Ley 1581 de 2012. (10) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

(11) Artículo 10 Ley 1581 de 2012. (12) Artículo 13 Ley 1581 de 2012. (13) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (14) Artículo 5 Decreto 1377 de 2013. (15) Artículo 7 Decreto 1377 de 2013.