SIC - Concepto-13190557

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-190577- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 7

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta La peticionaria formula las siguientes preguntas: 1. "Si las empresas del sector privado que manejan datos personales de: trabajadores, propietarios de vehículos afiliados a una empresa de Transporte colectivo de pasajeros, estudiantes de colegios particulares, pacientes de IPS están incluidos en la referida obligación teniendo en cuenta que la información de datos personales se maneja exclusivamente al interior de las entidades señaladas y frente a las autoridades administrativas relacionadas con su actividad e igualmente en el evento de solicitud de información específica de las personas a las que se ha hecho mención por parte de autoridades judiciales." 2. "Cuáles empresas del sector privado de la producción están vinculadas a efectuar la reglamentación estipulada en la normatividad antes indicada."

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como

resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación, damos respuesta de manera general a sus preguntas, las cuales, por estar estrechamente relacionadas serán abordadas conjuntamente. 2.1 Ámbito de la aplicación de la Ley 1581 de 2012. Las bases de datos se encuentran definidas en los siguientes términos en el literal b del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "b) Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

Tratamiento;" (1) El dato personal está definido en los siguientes términos en el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (2) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (3) Por su parte el ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)"(4)

De acuerdo con lo anterior, la Ley 1581 de 2012 resulta aplicable al Tratamiento que de datos personales efectúen tanto personas de naturaleza privada como pública. Sin embargo, la misma no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos (5):  Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico.  Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, control de lavado de activos y financiación del terrorismo.  Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia. Las de información periodística y contenidos editoriales.  Las reguladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio  Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. 2.2 Bases de datos personales o domésticas. En el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 se excluyen de la aplicación de dicha norma las bases de datos que se mantengan en un ámbito doméstico o personal, al respecto se debe tener en cuenta lo manifestado por la Corte Constitucional: "El primer contenido normativo del literal a) tiene tres elementos: (i) hace referencia a datos personales, (ii) contenidos en bases de datos (iii) "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico". El último elemento, que es el cuestionado por el interviniente, se refiere al ámbito de la intimidad de las personas naturales; ciertamente, los ámbitos personal y doméstico son las esferas con las que tradicionalmente ha estado ligado el derecho a la intimidad, el cual, en tanto se relaciona con la posibilidad de

autodeterminación como un elemento de la dignidad humana, no puede predicarse de las personas jurídicas. Por tanto, esta excepción busca resolver la tensión entre el derecho a la intimidad y el derecho al habeas data. Así, en tanto los datos mantenidos en estas esferas (i) no están destinados a la circulación ni a la divulgación, y (ii) su tratamiento tampoco puede dar lugar a consecuencias adversas para el titular, tiene sentido que su tratamiento esté exceptuado de algunas disposiciones del proyecto. Por ejemplo, no sería razonable que la protección de los datos personales mantenidos en estos ámbitos (por ejemplo, un directorio telefónico doméstico) estuviera a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio o que quien trata los datos estuviera sometido al régimen sancionatorio que prevé el proyecto. Ahora bien, no puede entenderse que el primer contenido normativo del literal a) se extienda al tratamiento de cualquier dato cuando circule internamente, como pretende ASOBANCARIA. En primer lugar, si bien es cierto una de las razones por las cuales la excepción del literal a) es razonable es porque los datos "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico" no están destinados a circular, de ahí no se sigue que todo dato que no circula o circula internamente deba ser exceptuado, pues para que opere la excepción, por voluntad del legislador, se requiere además que los datos sean mantenidos por una persona natural en su esfera íntima. Ciertamente, se trata de dos hipótesis diferentes, razón por la cual, por ejemplo, en el texto de la Ley 1266, si bien fueron tratadas conjuntamente, fueron unidas por la conjunción "y", lo

que significa que son dos ideas distintas. En segundo lugar, no hay razones para concluir que, en el contexto de una regulación general y mínima del habeas data, el tratamiento de datos que circulan internamente merezca las mismas consecuencias jurídicas del tratamiento de datos "mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico"; en otras palabras, no hay argumentos constitucionales que lleven a concluir que las dos hipótesis deben recibir el mismo trato legal. El que los datos no circulen o circulen internamente, no asegura que su tratamiento no pueda tener consecuencias adversas para su titular. Piénsese por ejemplo en las hojas de vida de los empleados de una empresa mantenidas en el ámbito interno; si bien no van a ser divulgadas a terceros, su tratamiento y circulación interna sí puede traer consecuencias negativas para el titular del dato (por ejemplo, en términos sancionatorios o de ascensos), razón por la cual deben estar sujetas a las reglas generales que consagra el proyecto de ley. En este orden de ideas, siempre y cuando se cumplan las condiciones mencionadas previamente y se entienda que, en todo caso, esta hipótesis sí se encuentra sujeta a los principios del artículo 4, para la Sala la excepción prevista en la primera regla del literal a) se ajusta a la Carta." (6) Así mismo se debe tener en cuenta la definición del adjetivo "doméstico": "1. adj. Perteneciente o relativo a la casa u hogar." (7) Al respecto el artículo 2 del Decreto 1377 de 2013 establece: "Tratamiento de datos en el ámbito personal o doméstico. De conformidad con

lo dispuesto en el literal a) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, se exceptúan de la aplicación de dicha Ley y del presente Decreto, las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. El ámbito personal o doméstico comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales." (8) De acuerdo con lo anterior se concluye que no se puede dar al concepto de ámbito personal y doméstico una interpretación extensiva que lleve a equipararlo con el concepto de información que circula internamente en una empresa. En este sentido, solamente resultará aplicable dicha excepción para los casos de información usada de manera individual por personas naturales o la que es usada en el ámbito de un hogar. Por lo cual, la información que reposa en las bases de datos de una empresa en relación con sus empleados o la que reposa en un colegio en relación con sus estudiantes, así como la que manejan instituciones prestadoras de salud de sus pacientes, no encuadran dentro de la excepción prevista en el literal a del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, por lo cual son bases de datos en relación con las cuales se debe dar estricto cumplimiento al régimen contenido en la Ley 1581 de 2012, así como implementar las Políticas de Tratamiento y el Aviso de Privacidad al que hace referencia el Decreto 1377 de 2013. 2.3 Personas a quienes se les puede suministrar la información que reposa en las bases de datos. En su artículo 13 la Ley 1581 de 2012 establece a quiénes se les pueden suministrar los datos personales que reposan en una base de datos:

"Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. "(9) Específicamente en relación con el literal b de dicha norma, esto es, la entrega de información a entidades públicas o administrativas, la Corte Constitucional consideró: "Frente al segundo escenario permitido por el legislador, esto es la entrega de información a las entidades públicas y en virtud de una orden judicial, se harán las mismas observaciones que al estudiar el artículo 10, sobre los casos exceptuados de autorización. Por lo tanto, el ordinal b) debe entenderse que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. Por lo tanto, debe encontrarse demostrado (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información." (10) De acuerdo con lo anterior se puede concluir que ante la solicitud que hiciere una autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones o ante la orden judicial, es posible suministrar información que constituya datos personales. Sin embargo, la autoridad que solicitó la información debe cumplir con las obligaciones de protección

de los datos personales y específicamente cumplir con los principios de circulación restringida, finalidad y utilidad. Por lo cual, para estos casos se debe haber demostrado:  Un vínculo cualificado entre la información que se está solicitando y las funciones que desarrolla la entidad que la solicita.  Las entidades cumplen con los deberes y obligaciones impuestos por las normas de protección de datos personales a los usuarios de la información. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1) Literal b artículo 3 Ley 1581 de 2012. (2) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (3) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (4) Artículo 2 Ley 1581 de 2012. (5) Ibídem. (6) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. (7) Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Vigésima segunda edición, www.rae.es (8) Artículo 2 Decreto 1377 de 2013. (9) Artículo 13 Ley 1581 de 2012. (10) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.