SIC - Concepto-13191528

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-191528- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 8

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta La peticionaria formula las siguientes preguntas: 1. ¿La soiicitud de autorización para el tratamiento de Datos Personales por parte del Responsable y/o Encargado, tambien (sic) deberá enviarse a Personas Jurídicas o sólo a Personas Naturales? (...)" 2. "¿Se requere autorización por patte de los en^eados y ex en^eados de una empresa privada y/o pública para el Tratamiento de sus datos personales?" 3. "En caso de ser positiva la respuesta a la pregunta número dos, ¿Si un ex empleado solicita la supresión de datos personales, el ex empleador podría alegar que dicha solicitud no es procedente, toda vez que debería esperarse 3 o (sic) 4 años, a fin de que prescriban las acciones laborales, por cuanto podría presentarse la existencia de una demanda de carácter laboral?"

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos

personalesAdelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se Identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar os derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación, damos respuesta de manera general a sus preguntas. 2.1 Primera pregunta. El concepto de dato personal incluye exclusivamente a las personas naturales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes

términos: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.(...)" (1) Dicho derecho ha sido desarrollado principalmente en las leyes 1266 de 2008Habeas datay 1581 de 2012 -Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: "el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero" (2) Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: "el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada"(3) Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo

3 de la Ley 1581 de 2012: "Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables" (4) En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: "En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales - son las siguientes: "i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación."" (5) En este sentido, se debe recordar que el concepto de dato personal sólo resulta aplicable a información vinculada a una o varias personas naturales, no jurídicas, tal y como lo ratifica la Corte Constitucional: "Por otra parte, llama la atención de la Sala que la definición del literal c) se restrinja a los datos de las personas naturales. Por tanto, la definición pareciera reñir, en principio, con algunos pronunciamientos de esta Corporación en los que se ha admitido que las personas jurídicas también pueden ser titulares del derecho al habeas data, como la sentencia T-462 de 1997 y C-1011 de 2008. Sin embargo, en sentir de la Sala, no se trata de una restricción que desconozca la doctrina constitucional sobre la protección del habeas data en

cabeza de las personas jurídicas, ni el principio de igualdad. Ciertamente, la garantía del habeas data a las personas jurídicas no es una protección autónoma a dichos entes, sino una protección que surge en virtud de las personas naturales que las conforman. Por tanto, a juicio de la Sala, es legítima la referencia a las personas naturales, lo que no obsta para que, eventualmente, la protección se extienda a las personas jurídicas cuando se afecten los derechos de las personas que la conforman." (6) De acuerdo a lo anterior, la Ley 1581 de 2012 resultará aplicable a las bases de datos previstas en dicha norma, siempre y cuando se trate de bases de datos que contienen datos de carácter personal, los cuales, según se indicó en el numeral anterior corresponden a datos de personas naturales y no de personas jurídicas. En este sentido, cuando se trate de situaciones relacionadas con la publicación de información sobre sociedades no le resultará aplicable la Ley 1581 de 2012, salvo que "la protección se extienda a las personas jurídicas cuando se afecten los derechos de las personas que las conforman", tal como lo dijo la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011. 2.2 Segunda Pregunta. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en

territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)\"(7) En consecuencia, en principio, dicha norma se aplica a los datos personales que estén registrados en cualquier base de datos, sin embargo, no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos (8):  Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico.  Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, control de lavado de activos y financiación del terrorismo.  Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.  Las de información periodística y contenidos editoriales.  Las regladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio  Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. Según lo establece el citado artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, dicha norma resulta aplicable no solamente a las entidades de naturaleza pública, sino que se aplica a entidades privadas y personas privadas que realicen tratamiento de datos personales. Al respecto la Corte Constitucional consideró: "Para terminar, resalta la Sala la importancia de esta disposición, en tanto reconoce que el tratamiento de los datos personales también puede ser efectuado por personas privadas; de hecho, en el mundo globalizado, el sector privado lleva a cabo una parte muy considerable del tratamiento de datos, lo que lo dota de un poder informático a gran escala y lo

convierte en un potencial vulnerador del derecho al habeas data. De ahí que uno de los grandes retos de la protección de los datos personales es la creación de mecanismos para hacer responsables a los particulares por el tratamiento inadecuado o abusivo de datos personales." (9) De acuerdo con lo anterior se puede concluir que la Ley 1581 de 2012 resulta aplicable al tratamiento que de los datos personales lleven a cabo personas y entidades tanto de naturaleza pública como privada, incluso, según usted consulta, cuando se trate de bases de datos a cargo de los empleadores y que contengan información de sus empleados. 2.3 La supresión de datos personales de las bases de datos. El literal e del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 consagra el siguiente derecho a favor de los titulares de datos personales: "Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;" (10) Al respecto, se debe tener en cuenta que dicho artículo fue declarado exequible por la Corte Constitucional bajo el entendido de que sea interpretado de la siguiente forma: "En consecuencia, el literal e) debe ser entendido en el sentido que el Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando: (i) no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En este caso, y en aras de garantizar el debido proceso, siempre y cuando la

Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida base de datos." (11) En este sentido el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 dispone: "Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable o Encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. Si vencido el término legal respectivo, el Responsable y/o el Encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012." (12) De acuerdo con lo cual el titular del dato puede revocar la autorización y pedir la

supresión siempre que lo quiera y no esté legal o contractualmente obligado a permanecer en la base de datos, y también cuando no se haya hecho un uso adecuado del dato. Adicionalmente se debe tener en cuenta que solamente para la segunda de las hipótesis se requiere la declaratoria por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. De acuerdo con lo cual, dentro del ámbito de la Ley 1581 de 2012, cuando en un contrato se ha autorizado el Tratamiento de datos personales y se ha obligado a permanecer en dicha base de datos, no resulta aplicable la figura de la revocatoria de la autorización. Sin embargo, en caso de que el Responsable o el Encargado hayan violado la constitución o la ley al llevar a cabo el Tratamiento, se podrá retirar el dato personal, previo pronunciamiento esta Superintendencia. En atención a su pregunta, de acuerdo con lo dispuesto en el citado literal e del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, ante la solicitud del titular de los datos personales de que su información sea suprimida de una determinada base de datos, existe la posibilidad de que dicha solicitud no sea atendida cuando una norma de carácter legal exija la permanencia de la misma. Así mismo, es posible que no se atienda la solicitud de supresión cuando el titular se ha obligado a través de un contrato a que su información permanecerá en la base de datos por un determinado periodo de tiempo. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos Notas de referencia: (1) Artículo 15 Constitución Política de Colombia. (2) Cote Constitucional, Sentencia C-1011 de I 16 de octubre de 2008 . Magisrrado Ponente: Jaime Córdoba

Triviño. (3) Ibídem. (4) Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012. (5) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (6) Ibídem. (7) Artículo 2 Ley 1581 de 2012. (8) Ibídem. (9) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignado Pretelt Chajub. (10) Literal e artículo 8 Ley 1581 de 2012. (11) Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chajub. (12) Artículo 9 Decreto 1377 de 2013.