SIC - Concepto-14227895

Bogotá D.C 10

Asunto: Radicación: 14-227895- -2-0

Trámite: 113

Evento: Actuación: 440

Folios: 5

Apreciado Señor: Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada con el número señalado en el asunto,en los siguientes términos.

1. Objeto de la consulta Manifiesta en su lo siguiente: "(...) solicito amablemente me informen si se encuentra actualmente habilitado el Registro Nacional de Bases de datos. De igual manera, me informen la fecha de su puesta en funcionamiento".

Nos permitimos suministrarle información relevante en relación con el tema de la consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto.Lo anterior, teniendo en cuenta que mediante un concepto esta Oficina no puede resolver situaciones particulares de los peticionarios.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de datos personales La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta

Superintendencia: a. Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;

b. Adelantarlas investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c. Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de

sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d. Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e. Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f. Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g. Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h. Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.

1. Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley. 2.1 Registro Nacional de Bases de datos El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: "Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

El registro seré administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y seré de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento." Dicho artículo fue reglamentado mediante el Decreto número 886 del 13 de mayo de 2014, el cual, en su artículo segundo determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: "Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012." De acuerdo con lo cual, todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de

2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable o Encargado del Tratamiento son entidades de naturaleza pública o privada y personas naturales o jurídicas, deben ser objeto de inscripción en el Registro. La obligación de inscribir las bases de datos en el Registro está a cargo del Responsable del Tratamiento, según lo dispone el artículo 3 del decreto en comento: "Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento." Por otra parte, en respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 5 del Decreto 886 de 2014 establece: "Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de

Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos;

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;

4. Nombre y finalidad de la base de datos;

5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y

6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h)

del artículo 21." En relación con el plazo con el cual se cuenta para inscribir las bases de datos en el registro en mención el artículo 12 del Decreto 886 de 2014 establece: "Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a partir de su creación." De acuerdo con lo cual, existirán dos plazos para la inscripción de una base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos: • Para las bases de datos que existen al momento de la habilitación del mismo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, será el término de un año desde la fecha de la entrada en funcionamiento del Registro. • Para las bases de datos creadas luego de la entrada en funcionamiento del Registro serán dos (2) meses desde su creación. Finalmente, específicamente respecto del procedimiento a seguir para la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, el mismo será establecido por esta Superintendencia y una vez, se tenga el proyecto de instrucción se publicará en nuestra página web www.sic.gov.co, a través del icono "Normativa" con el fin de recibir los comentarios del público en general para su posterior publicación en el Diario Oficial, por lo cual, le sugerimos estar pendiente de las instrucciones que expida esta Superintendencia. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra

página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos